Einsatzplanung in Odoo: Schichten und Ressourcen

Was Sie vorab brauchen

• Eine Odoo-20.0-Datenbank mit gültigem Enterprise-Abo. Die App Planung führt die Editionsseite von Odoo S.A. nur in der Spalte Enterprise; in Community fehlt sie. Enterprise läuft laut Preisseite als Odoo Online, auf Odoo.sh oder als eigene Installation.
• Die App Mitarbeiter, die mit Planung standardmäßig installiert wird. Arbeitsstunden und Rollen pflegen Sie am Mitarbeiterdatensatz.
• Optional die App Projekt für den Projektbezug einer Schicht und die App Verkauf, wenn Einsätze aus Verkaufsaufträgen entstehen sollen.
• Ein Benutzer mit administrativem Zugriff auf Planung (Administrator Planning) für die Einrichtung. Beim Öffnen der App sehen alle Benutzer ihren eigenen Zeitplan; die Ansichten nach Ressource, Rolle, Projekt und Verkaufsauftrag (By Resource, By Role, By Project, By Sales Order), Berichte und Konfigurationsmenüs brauchen diesen Zugriff. Veröffentlichte Schichten sind laut Dokumentation dagegen für alle Benutzer sichtbar (Planning ‣ Planning ‣ All Planning), unveröffentlichte nur mit diesem Zugriff (siehe Benutzer anlegen und Zugriffsgruppen).

Die deutschen Bezeichnungen folgen der deutschen Fassung der Odoo-Dokumentation 20.0, die teilweise unübersetzt ist; dort nennt der Artikel die englische Bezeichnung. In Ihrer Datenbank können die Beschriftungen abweichen.

Ein Beispiel: Rollen und offene Schichten

Erfundenes Beispiel mit frei gewählten Namen und Zeiten. Ein Betrieb führt drei Rollen: Theke, Küche und Service. Für ein Wochenende sind vier Schichten angelegt.

Tag	Rolle	Zeit	Ressource	Zustand in Odoo 20.0
Samstag	Theke	10:00–16:00	A. Berger	geplant, nicht veröffentlicht
Samstag	Theke	16:00–22:00	leer	offene Schicht
Samstag	Küche	11:00–21:00	M. Kaya	veröffentlicht
Sonntag	Service	11:00–17:00	leer	offene Schicht

Zwei der vier Schichten haben keine Ressource. Genau das ist in Odoo eine offene Schicht: Das Feld Ressourcen bleibt leer, alle übrigen Angaben wie Rolle und Zeit stehen fest. Die beiden offenen Schichten sind der Arbeitsvorrat für Automatisch planen, das nur Ressourcen mit der passenden Rolle einsetzt (Schritt 6).

Schritt für Schritt: von der Rolle zur veröffentlichten Schicht

Schritt 1: Rollen anlegen

Öffnen Sie Planung ‣ Konfiguration ‣ Rollen und wählen Sie Neu. Tragen Sie einen Namen ein, zum Beispiel Theke, und wählen Sie die Ressourcen, die diese Rolle übernehmen. Ressourcen sind entweder Mitarbeiter oder Material. Ist die App Verkauf installiert, erscheint zusätzlich das Feld Dienstleistungen, in dem Sie festlegen, welche Rollen eine verkaufte Dienstleistung braucht.

Schritt 2: Mitarbeiter und Material einrichten

Gehen Sie zu Planung ‣ Konfiguration ‣ Mitarbeiter und öffnen Sie die Person; die Angaben stehen im Reiter Arbeitsinformationen. Zwei Abschnitte wirken auf die Planung:

• Arbeitsplan mit dem Feld Arbeitsstunden: Grundlage für die Zugewiesene Zeit einer Schicht. Bleibt das Feld leer, gilt die Person als flexibel arbeitend.
• Planung: die Rollen der Person und, wenn gewünscht, eine Standardrolle.

Material ist eine Ressource ohne Mitarbeiterdatensatz, etwa eine geteilte Maschine. Ihr lassen sich wie einer Person Rollen und Arbeitszeit zuweisen.

Schritt 3: Schichtvorlage anlegen

Für wiederkehrende Einsätze legen Sie Schichtvorlagen an. Gehen Sie zu Planung ‣ Konfiguration ‣ Schichtvorlagen und wählen Sie Neu; tragen Sie Start- und Endzeit sowie die Dauer (englisch Span) ein und weisen Sie eine Rolle zu. Ist die App Projekt installiert, können Sie zusätzlich ein Projekt wählen. Eine Vorlage entsteht auch aus einer fertigen Schicht: Neu im Zeitplan, Angaben ausfüllen, dann Als Vorlage speichern (Save Template).

Schritt 4: Schicht anlegen

Öffnen Sie einen Zeitplan und wählen Sie Neu. Vorhandene Vorlagen erscheinen oben im Fenster und füllen das Formular vor. Tragen Sie ein:

• Ressourcen: Mitarbeiter oder Material. Bleibt das Feld leer, gilt die Schicht als offene Schicht.
• Datum: Datum und Uhrzeit. Das ist das einzige Pflichtfeld.
• Wiederholen: über die Schaltfläche zum Wiederholen (Repeat) mit dem Feld Wiederholen alle. Wiederholungen übernehmen alle Felder außer dem Datum und sind geplant, aber nicht veröffentlicht.
• Rolle: die Rolle, die die zugewiesenen Ressourcen ausführen. Sie steuert, welche Vorlagen angeboten werden, und ist für Automatisch planen entscheidend.
• Projekt und Aufgabe, Verkaufsauftrag, Kunde sowie Arbeitsblatt: je nach Einstellung und installierten Apps.

Die Zugewiesene Zeit errechnet Odoo aus Datum, Uhrzeit und dem Arbeitsplan der Ressource. Mit Speichern legen Sie die Schicht an; Veröffentlichen legt sie an, veröffentlicht sie sofort und benachrichtigt die zugewiesene Person per E-Mail.

Schritt 5: Schichten aus Verkaufsaufträgen erzeugen

Ist die App Verkauf installiert, entstehen Schichten aus Aufträgen. Setzen Sie am Produkt die Produktart auf Dienstleistung, aktivieren Sie das Kästchen Plan Services und wählen Sie die passende Rolle. Nach dem Bestätigen öffnen Sie über die Schaltfläche To Plan den Zeitplan, klicken den passenden Tag bei der Ressource, wählen aus den offenen Schichten für diese Rolle eine aus und veröffentlichen sie. Zur Auswahl stehen nur Ressourcen, deren Rolle zur Rolle am Produkt passt. Die geplanten Schichten zeigt der Auftrag über die Schaltfläche Planned.

Schritt 6: Offene Schichten automatisch zuteilen

Die Schaltfläche Automatisch planen (Auto Plan) weist offene Schichten zu und kann Schichten zu Verkaufsaufträgen oder Projektaufgaben anlegen und vergeben. Sie berücksichtigt laut Dokumentation 20.0:

Faktor	Wirkung
Rollen	nur Ressourcen mit passender Rolle; für Mitarbeiter ohne Rolle ist die Funktion gesperrt
Standardrolle	hat Vorrang vor den übrigen Rollen einer Ressource
Konflikte	eine Ressource erhält nie zwei Schichten zur gleichen Zeit
Abwesenheiten und Feiertage	in dieser Zeit teilt Odoo keine Schicht zu
Arbeitsstunden	für Personen mit flexiblen Arbeitsstunden gesperrt
Verträge	keine Schicht außerhalb des Vertragszeitraums, solange ein aktiver Vertrag besteht

Prüfen Sie das Ergebnis im Zeitplan, bevor Sie veröffentlichen; ob eine Schicht besetzt wurde, erkennen Sie am Feld Ressourcen.

Schritt 7: Schichten veröffentlichen

Veröffentlichen macht den Plan für alle Benutzer sichtbar (Menüpunkt All Planning, Planning ‣ Planning ‣ All Planning) und benachrichtigt die zugewiesenen Mitarbeitenden per E-Mail. Einzeln veröffentlichen Sie über Veröffentlichen im Schichtformular, gesammelt über Veröffentlichen im Zeitplan. Im Dialog können Sie den Zeitraum anpassen, offene Schichten ein- oder ausschließen und einzelne Personen aus der Liste nehmen; bestätigt wird mit Publish & Send. Fehlt eine Arbeits-E-Mail-Adresse, fragt Odoo sie im Dialog ab; ohne Eintrag wird der Plan dieses Mitarbeiters nicht veröffentlicht. Mitarbeitende mit Benutzerkonto landen in der Ansicht My Planning, ohne Benutzerkonto in einem eigenen Planungsportal.

Schritt 8: Tausch und Freigabe steuern

Zwei Funktionen erlauben Änderungen durch die Mitarbeitenden und schließen einander aus. Der Tausch ist standardmäßig möglich und lässt sich nicht abschalten: Die Person bittet über Ask to switch um Tausch, die Schicht bleibt ihr zugewiesen und wird anderen mit derselben Rolle angeboten. Aktivieren Sie unter Planung ‣ Konfiguration ‣ Einstellungen das Kästchen zum Freigeben von Schichten (Allow Unassignment) und die Zahl der erlaubten Tage davor, ersetzt die Freigabe den Tausch: Die Person gibt die Schicht ab, sie wird wieder offen. Beide gelten nicht für vergangene Schichten.

So prüfen Sie das Ergebnis

• Lesen Sie die Farben des Gantt-Zeitplans: volle Farbe heißt geplant und veröffentlicht, diagonale Streifen heißen geplant aber unveröffentlicht, ausgegrauter Hintergrund heißt Abwesenheit, ein Fortschrittsbalken heißt laufende Schicht mit Zeiterfassung.
• Prüfen Sie je Mitarbeiter die Rollen. Beim Anlegen einer Schicht werden nur Vorlagen der eigenen Rollen angeboten; nach dem Veröffentlichen werden der Person nur offene Schichten für ihre Rollen gemeldet. Ohne Rollen entfallen diese Einschränkungen, dann ist jedoch Automatisch planen gesperrt.
• Kontrollieren Sie nach Automatisch planen, dass jede Schicht eine Ressource hat und niemand doppelt steht.
• Vergleichen Sie die Zugewiesene Zeit mit dem Arbeitsplan. Ohne gepflegten Arbeitsplan fehlt die Bezugsgröße, und der Prozentwert bleibt ohne Aussage.

Wenn etwas nicht klappt

Symptom	Ursache nach Dokumentation 20.0	Lösung
Automatisch planen lässt eine Schicht offen	keine Ressource erfüllt Rolle, Arbeitsstunden und Vertragszeitraum zugleich	Rollen, Arbeitsstunden und Vertragszeitraum der Ressourcen prüfen
Eine Schicht erscheint nur mit diagonalen Streifen	sie ist gespeichert, aber nicht veröffentlicht	Schicht einzeln oder gesammelt veröffentlichen
Eine Person erhält keine E-Mail zum Plan	Arbeits-E-Mail-Adresse fehlt im Profil oder der Plan wurde nicht veröffentlicht	Arbeits-E-Mail im Dialog nachtragen und erneut senden; Schicht veröffentlichen
Für eine Schicht werden wenige Vorlagen angeboten	der Person ist nur ein Teil der Rollen zugewiesen, sodass Vorlagen der übrigen Rollen fehlen	Rollen im Reiter Arbeitsinformationen prüfen; ohne Rollen gibt es keine Einschränkung
Automatisch planen ist für eine Person gesperrt	Person hat keine Rolle oder arbeitet mit flexiblen Arbeitsstunden	Rolle zuweisen beziehungsweise Arbeitsstunden hinterlegen
Material erhält keine Schicht	automatisches Planen weist offene Schichten nur Ressourcen mit passender Rolle zu	dem Material die passende Rolle zuweisen

Wann Sie Hilfe holen sollten

Prüfen Sie vor dem Veröffentlichen, ob die geplanten Zeiten die in Ihrem Land zulässigen Arbeitszeiten einhalten; die Regeln dazu behandelt dieser Artikel nicht. Für Deutschland siehe Arbeitszeiterfassung in Odoo, für Österreich und die Schweiz Arbeitszeitaufzeichnung Österreich und Schweiz und Arbeitszeiterfassung Schweiz. Sollen aus Schichten Arbeits- oder Lohneinträge entstehen, hängt das an der Vertragskonfiguration des Mitarbeiters; klären Sie das mit Ihrer Lohnbuchhaltung oder Ihrem Odoo-Partner. Für den Projektbezug siehe Projekt in Odoo einrichten und Zeiterfassung auf Projekte buchen; Abwesenheiten und Außendienst behandeln Urlaub und Abwesenheiten verwalten und Außendienst mit Odoo. Ob die Enterprise-App für Ihren Betrieb sinnvoll ist, ordnet Odoo Community oder Enterprise ein.