Odoo in der Steuerberatungskanzlei: Mandate und Honorar

Wer Mandate führt, braucht drei Dinge an einem Ort: den Mandanten mit seinen Pflichtangaben, die Zeit, die in seiner Sache anfällt, und die Rechnung daraus. Odoo 20.0 beschreibt für jeden Teil eine App. Den Mandantenbezug und die Geldwäscheangaben bringt das Branchenpaket accounting_firm; Fristen und Formvorgaben kommen aus dem Geldwäschegesetz und der Steuerberatervergütungsverordnung und bleiben Handarbeit.

Worauf es ankommt

Kontakt, Projekt, Zeiterfassung und Rechnung sind Standard-Apps: Die Zeiterfassung setzt einen Mitarbeiterdatensatz voraus, und die Rechnung entsteht aus einem Dienstleistungsprodukt mit Abrechnungspolitik. Was eine Kanzlei darüber hinaus braucht, liefert das Branchenpaket accounting_firm. Nach seiner Modulseite im Odoo Apps Store, Version 20.0, verlangt es Odoo Enterprise und läuft auf Odoo Online, Odoo.sh und On-Premise. Es bringt Wissensartikel als Anleitungen, voreingestellte Apps und Einstellungen sowie optional Demo-Daten mit; die Buchhaltung ist nicht vorinstalliert, und eine Länderlokalisierung deckt es nicht ab — l10n_de, l10n_at oder l10n_ch installieren Sie zusätzlich. Was ein Branchenpaket allgemein ist, steht unter Odoo-Branchenpakete.

Zu den Apps, die das Paket mitinstalliert, nennt die Modulseite unter anderem Buchhaltung, Datenbanken, Dokumente, Projekt, Sign, Studio, Rechnungsstellung und Kontakte. Die Abgrenzung zur Community-Fassung steht unter Community oder Enterprise.

Der Mandant sitzt am Kontakt. Das Paket ergänzt dort nach der Modulseite zwei eigene Tabs: einen für Identitätsdokumente, die am Personenkontakt abgelegt und wieder hervorgeholt werden, und einen für die Geldwäschepflichten. Dazu kommen Mandatsangaben samt Wiederholung am Kontaktformular, sobald ein Projekt verknüpft ist, sowie ein Schnellzugriff auf Handelsregister für unterstützte Länder; genannt sind Belgien und Frankreich.

Die Zeit erfassen Mitarbeitende auf Projektaufgaben. Die Dokumentation 20.0 nennt zwei Voraussetzungen: Der Benutzer ist als Mitarbeiter geführt, und am Projekt ist im Abschnitt Zeitmanagement die Zeiterfassung aktiviert (Zeiterfassung auf Projekte).

Das Honorar entsteht aus einem Dienstleistungsprodukt mit der Abrechnungspolitik Basierend auf Zeiterfassungen und der Option Projekt & Aufgabe im Feld Bei Auftrag erstellen; die Stunden erscheinen dann am Auftrag in der Spalte Geliefert (Abrechnung nach bestellter oder gelieferter Menge).

Für die Erfassung selbst schalten Sie unter Buchhaltung ‣ Konfiguration ‣ Einstellungen den Modus für Buchhaltungskanzleien ein. Dann sind die Dokumentsequenzen bearbeitbar, das Feld Gesamt (inkl. Steuern) erscheint, Ausgangs- und Eingangsrechnungsdatum sind vorausgefüllt, und für Kunden- und Lieferantenrechnungen gibt es eine Schnellcodierung.

Drei Mandantenmodelle im Vergleich

Die gewählte Zeile entscheidet, wo Sie später trennen, abrechnen und löschen.

Modell	Trennung	Abrechnung	Aufzeichnungen und Dokumente
Mandant als Kontakt in einer Firma	Benutzergruppen und Datensatzregeln; in der Dokumente-App der Zugriff je Ordner	eine Firma, eine Buchhaltung, eine Steuernummer	je Mandant ein Ordner in der Dokumente-App (Enterprise); kein eigenes Archiv auf Datenbankebene
Eigenes Unternehmen je Mandant in einer Datenbank	Angebote, Kunden- und Lieferantenrechnungen nur im angemeldeten Unternehmen; Kontakte und Produkte zunächst geteilt	je Unternehmen eigene Buchhaltung und eigene Steuernummer; Belege bleiben in diesem Unternehmen	Ordner und Ordnerrechte wie oben; ein Unternehmen archivieren Sie, es bleibt in der Datenbank
Eigene Datenbank je Mandant	Trennung auf Datenbankebene; Zugriff über die Benutzerkonten dieser Datenbank	eigene Buchhaltung und eigene Einstellungen je Datenbank, eigener Tarif	eigenes Back-up je Datenbank; Datenbankmanager, Duplikatsgrenze und Löschen beschreibt die Dokumentation für Odoo Online, für Odoo.sh und On-Premise nennt sie dazu nichts

Der Datensatzweg ist der billigste in der Verwaltung und der schwächste in der Trennung. Datensatzregeln legen Administratoren im Entwicklermodus je Benutzergruppe an: Sie bestehen aus einer Domäne, die Datensätze filtert, und verfeinern die Zugriffsrechte der Gruppe. Für eine Trennung je Mandant gibt es zwei Einrichtungen: eine Gruppe je Mandant mit einer Domäne auf ein Feld am Datensatz, oder eine Domäne, die auf den angemeldeten Benutzer abstellt — die Dokumentation zeigt dafür einen Ausdruck mit user. Eine eigene Gruppe für jeden Mandanten ist keine Voraussetzung. In der Dokumente-App geht es ohne Domäne: Der allgemeine Zugriff je Ordner lässt sich für interne Benutzer auf Betrachter, Bearbeiter oder Keine setzen. Auf Odoo Online sind benutzerdefinierte Module und Module aus dem Apps Store ausgeschlossen; dort bleibt Studio für Felder und Automatisierungen, und Studio im Standard-Plan löst den Tarif Custom aus.

Das eigene Unternehmen stützt sich auf eine dokumentierte Eigenschaft: Datensätze, die einem Unternehmen zugeordnet sind, sieht nur, wer in diesem Unternehmen angemeldet ist; die Dokumentation nennt dafür Angebote, Kunden- und Lieferantenrechnungen. Produkte und Kontakte sind dagegen standardmäßig geteilt: Sie setzen am Datensatz das Feld Unternehmen, sonst bleibt er in allen Unternehmen sichtbar. Für ein Unternehmen beschreibt die Dokumentation das Archivieren über Aktionen und Archivieren; die Datensätze bleiben dabei in der Datenbank. Mehrere Unternehmen in einer Datenbank mit Standard-Plan lösen nach der Dokumentation ein Upselling auf den Custom-Plan aus; für den Plan Eine App gratis gilt das nicht, und die Preisseite nennt das Hinzufügen von Unternehmen als Auslöser des Wechsels. Unternehmensübergreifende Transaktionen gelten für verbundene Unternehmen derselben Datenbank (mehrere Unternehmen in einer Datenbank).

Die eigene Datenbank trennt auf Datenbankebene. Ihre Verwaltung beschreibt die Dokumentation für Odoo Online: ein Datenbankmanager mit Tarifwechsel, Umbenennen, Duplizieren und Back-up-Download, höchstens fünf Duplikaten je Datenbank, die nach 15 Tagen verfallen, einem täglichen Back-up nach der SLA für Odoo-Cloud-Hosting und einem Löschen, das alle Daten sofort entfernt und nicht rückgängig zu machen ist. Für Odoo.sh und On-Premise sagt diese Seite nichts über Duplikate, Back-ups und Löschung; dort gelten die Bedingungen Ihres Hostings. Mehrere Datenbanken bedeuten getrennte Zahlen: Für eine Gesamtauswertung führen Sie die Daten außerhalb zusammen.

Wie die Zeit ins Honorar kommt

In Deutschland rechnet die StBVV, nicht die App. § 13 StBVV sieht 16,50 bis 41 Euro je angefangene Viertelstunde vor, wenn die Verordnung die Zeitgebühr anordnet oder wenn keine genügenden Anhaltspunkte für eine Schätzung des Gegenstandswerts vorliegen; für Tätigkeiten nach § 23 StBVV gilt die zweite Alternative nicht. Innerhalb des Rahmens bestimmen Sie den Satz nach billigem Ermessen, vor allem nach Umfang und Schwierigkeit sowie den Einkommens- und Vermögensverhältnissen des Auftraggebers (§ 11 StBVV).

Für die laufende Buchführung einschließlich des Kontierens der Belege gilt dagegen eine Monatsgebühr: zwei bis zwölf Zehntel einer vollen Gebühr nach Tabelle C der Anlage 3 (§ 33 Abs. 1 StBVV). Die Zeitgebühr trifft die Hilfeleistung bei sonstigen Tätigkeiten im Zusammenhang mit der Buchführung (§ 33 Abs. 7 StBVV). Absatz 8 zieht eine Grenze für die Rechnungspositionen: Mit der Gebühr nach den Absätzen 1, 3 und 4 sind die Gebühren für die Umsatzsteuervoranmeldung nach § 24 Abs. 1 Nr. 7 StBVV abgegolten.

Ein Beispiel für eine Hilfeleistung nach § 33 Abs. 7 StBVV: 2 Stunden 25 Minuten sind zehn angefangene Viertelstunden. Die Beispielrechnung unterstellt den Rahmen und lässt Auslagen, Vorschüsse und Umsatzsteuer nach § 15 StBVV weg.

Rechnung	Wert
erfasste Zeit	2 Std. 25 Min.
angefangene Viertelstunden	10
am unteren Rand (10 × 16,50 Euro)	165,00 Euro
am oberen Rand (10 × 41 Euro)	410,00 Euro

Zwei Formvorgaben treffen die Rechnung. Nach § 9 Abs. 1 StBVV dürfen Sie die Vergütung nur auf Grund einer dem Auftraggeber mitgeteilten Berechnung in Textform fordern; § 9 Abs. 2 verlangt darin die Beträge der einzelnen Gebühren, die Auslagen, die Vorschüsse, eine kurze Bezeichnung des jeweiligen Gebührentatbestands, die angewandten Vorschriften und bei Wertgebühren den Gegenstandswert.

1. 1
   Kontakt und Pflichtangaben anlegen§ 11 Abs. 4 GwG; Ausweisdokument im Tab Identitätsdokumente
2. 2
   Projekt verknüpfenMandatsangaben und Wiederholung am Kontaktformular
3. 3
   Zeit auf Aufgaben erfassenBenutzer als Mitarbeiter geführt, Zeiterfassung am Projekt aktiviert
4. 4
   Rechnung aus dem Auftrag erstellenAbrechnungspolitik Basierend auf Zeiterfassungen, Spalte Geliefert
5. 5
   Berechnung nach § 9 StBVV prüfenGebührentatbestand und angewandte Vorschrift in der Position

Schematischer Ablauf; Runden auf Viertelstunden und der Rahmen nach § 13 StBVV bleiben außerhalb der Apps.

Quelle: Eigene Darstellung nach der Modulseite accounting_firm und der Odoo-Dokumentation 20.0

Geldwäsche: was das Paket abdeckt und was fehlt

In Deutschland sind Steuerberater Verpflichtete nach § 2 Abs. 1 Nr. 12 GwG, soweit sie in Ausübung ihres Berufs handeln. Daraus folgt die Identifizierung des Vertragspartners als allgemeine Sorgfaltspflicht (§ 10 Abs. 1 Nr. 1 GwG), zu erfüllen bei Begründung der Geschäftsbeziehung (§ 10 Abs. 3 Satz 1 Nr. 1 GwG) und vor deren Begründung oder vor Durchführung der Transaktion (§ 11 Abs. 1 GwG). Erhoben werden bei einer natürlichen Person Vorname und Nachname, Geburtsort, Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit und eine Wohnanschrift, bei einer juristischen Person oder Personengesellschaft Firma, Name oder Bezeichnung, Rechtsform, Registernummer, Anschrift des Sitzes oder der Hauptniederlassung und die Namen der Mitglieder des Vertretungsorgans (§ 11 Abs. 4 GwG).

Das Paket deckt davon einen Teil ab. Nach der Modulseite speichert der Tab Identitätsdokumente die Dokumente am Personenkontakt, und ein zweiter Tab führt die Geldwäschepflichten am Kontakt. Felder für Geburtsort, Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit, Rechtsform, Registernummer oder Vertretungsorgane nennt die Modulseite nicht; diese Angaben legen Sie mit Studio als eigene Felder an oder führen sie im Scan. Und ein Tab ersetzt keine Risikoanalyse: § 5 Abs. 1 und 2 GwG verlangen, die Risiken zu ermitteln, zu bewerten, zu dokumentieren und die Analyse regelmäßig zu überprüfen; das bleibt ein Dokument neben der Datenbank.

Aufzubewahren sind die Aufzeichnungen fünf Jahre, soweit nicht andere gesetzliche Bestimmungen eine längere Frist vorsehen, und spätestens nach zehn Jahren zu vernichten; die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Geschäftsbeziehung endet, sonst mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Angabe festgestellt worden ist (§ 8 Abs. 4 GwG). Wer die Sorgfaltspflichten nach § 10 Abs. 1 Nr. 1 bis 4 GwG nicht erfüllen kann, darf die Geschäftsbeziehung nicht begründen und keine Transaktion durchführen (§ 10 Abs. 9 Satz 1 GwG); Satz 3 nimmt für Verpflichtete nach Nummer 10 und 12 Tätigkeiten der Rechtsberatung und Prozessvertretung aus, es sei denn, der Verpflichtete weiß um eine bewusste Nutzung zur Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung.

Was außerhalb der Apps bleibt

Die Verschwiegenheit entscheidet das Mandantenmodell mit. § 57 Abs. 1 StBerG bezieht sie auf alles, was in Ausübung des Berufs bekannt geworden ist, und § 203 Abs. 1 Nr. 3 StGB stellt die unbefugte Offenbarung unter Strafe. Halten Sie deshalb vor der Wahl fest, wer welche Daten sehen darf, und setzen Sie es als Datensatzregel, als Unternehmenszuordnung oder als Ordnerfreigabe in der Dokumente-App um.

Die Fristen der Mandantenunterlagen reichen darüber hinaus: in Deutschland zehn, acht oder sechs Jahre nach § 147 Abs. 3 Satz 1 AO, in Österreich sieben Jahre nach § 132 Abs. 1 BAO, in der Schweiz zehn Jahre ab Ablauf des Geschäftsjahres nach Art. 958f Abs. 1 OR. Diese Fristen bestimmen, wann ein Ordner oder eine Datenbank verschwinden darf. Was Sie in den Papierkorb verschieben, löscht die Dokumente-App nach 30 Tagen endgültig, sofern Sie die Löschverzögerung nicht ändern.

Für die Honorarform gilt § 4 StBVV: Eine Vergütungsvereinbarung braucht die Textform, muss von anderen Vereinbarungen mit Ausnahme der Auftragserteilung deutlich abgesetzt sein und darf nicht in der Vollmacht enthalten sein; über die Möglichkeit einer höheren oder niedrigeren als der gesetzlichen Vergütung müssen Sie in Textform hinweisen (§ 4 Abs. 3 StBVV). Die Unterschrift holt die Sign-App als einfache elektronische Signatur ein; Sign gehört zur Enterprise-Fassung, und ob die Form genügt, klären Sie vor dem Einsatz (E-Signatur in Odoo).

Typische Fehler

• Der Mandant ist nur ein Kontakt. Ohne die Angaben nach § 11 Abs. 4 GwG am Kontakt fehlt die Identifizierung; die Modulseite beschreibt dafür Dokumente und Geldwäscheangaben, keine Felder für Geburtsort und Staatsangehörigkeit.
• Die USt-Voranmeldung steht als eigene Position. Ist die Buchführung nach § 33 Abs. 1, 3 oder 4 StBVV abgerechnet, ist die Gebühr dafür nach § 33 Abs. 8 abgegolten.
• Die Stunden werden glatt abgerechnet. Die Zeitgebühr rechnet in angefangenen Viertelstunden; aus 2 Std. 25 Min. werden zehn Einheiten, nicht 2,42. Die laufende Buchführung trägt dagegen eine Monatsgebühr nach § 33 Abs. 1 StBVV.
• Alle Kanzleikräfte sehen alle Mandate. Der Zugriff ist Einrichtung: Datensatzregeln je Benutzergruppe mit einer Domäne je Mandant oder je angemeldetem Benutzer, Ordnerfreigaben je Ordner.

So gehen Sie vor

1. Entscheiden Sie das Mandantenmodell, bevor Sie Daten anlegen.
2. Installieren Sie die Lokalisierung für Ihr Land; das Branchenpaket bringt sie nicht mit.
3. Legen Sie je Abrechnungsweg ein Dienstleistungsprodukt an und prüfen Sie Abrechnungspolitik, Einheit und Bei Auftrag erstellen.
4. Tragen Sie die Pflichtangaben nach § 11 Abs. 4 GwG am Kontakt nach und legen Sie die Identitätsdokumente in den dafür vorgesehenen Tab.
5. Halten Sie die Risikoanalyse nach § 5 GwG als Dokument neben der Datenbank.
6. Prüfen Sie an einer Testrechnung, ob Gebührentatbestand, Vorschrift und Umsatzsteuer nach § 15 StBVV erscheinen.
7. Prüfen Sie mit einem zweiten Benutzerkonto, wer Mandate, Ordner und Ausweisdokumente sieht.