Intercompany-Buchungen in Odoo

Zwei Gesellschaften in einer Datenbank führen getrennte Bücher: eigene Konten, eigene Angebote, eigene Rechnungen. Ein Warenfluss von der einen zur anderen ist umsatzsteuerlich deshalb kein interner Vorgang, sondern ein Geschäft wie mit einem fremden Lieferanten, solange das Steuerrecht die beiden Gesellschaften nicht als ein Unternehmen behandelt: Deutschland und Österreich kennen dafür die Organschaft (§ 2 Abs. 2 Nr. 2 UStG; § 2 Abs. 2 Z 2 UStG 1994), die Schweiz die Mehrwertsteuergruppe (Art. 13 Abs. 1 MWSTG). Odoo kann die Belege dazu auf beiden Seiten erzeugen, wenn die Einstellungen je Unternehmen passen und die Stammdaten geteilt sind.

Worauf es ankommt

Die Funktion heißt in der englischen Dokumentation Inter-Company Transactions; die deutsche Fassung derselben Seite nennt die Einstellung Unternehmensübergreifende Transaktionen und die vier Optionen Lieferantenrechnungen erstellen (Create Vendor Bills), Verkaufsaufträge erstellen (Create Sales Orders), Einkaufsaufträge erstellen (Create Purchase Orders) und Lagerbewegungen synchronisieren (Synchronize Stock Moves). Sie setzen sie je Unternehmen: Wählen Sie in der Unternehmensauswahl oben rechts das Unternehmen, öffnen Sie Einstellungen ‣ Unternehmen, aktivieren Sie die Option und speichern Sie. Dieselbe Einstellung erreichen Sie am Unternehmensdatensatz unter Einstellungen ‣ Benutzer & Unternehmen ‣ Unternehmen; dort erscheint die Registerkarte Unternehmensübergreifende Transaktionen erst im Entwicklermodus. Für die Einstellungen im Kopfbereich brauchen Sie ein Profil mit Administrationsrechten: Das Benutzerprofil führt unter Zugriffsrechte im Feld Administration die Optionen Einstellungen (Settings) und Zugriffsrechte, und Zugriffsrechte ändert nur ein Administrator.

Zur Umgebung nennt Odoo keinen Editionsnamen, sondern einen Tarif: Die Dokumentationsseite warnt, dass die Aktivierung der Mehrmandantennutzung in einer Datenbank im Tarif Standard ein Upsell auf den Tarif Custom auslöst – bei ein- oder mehrjährigen Verträgen ein Auftrag mit 30 Tagen Frist, bei Monatsverträgen ein automatischer Wechsel des Abonnements. Die Preisseite führt Mehrere Firmen in der Zeile des Tarifs Custom und nennt für diesen Tarif als Hosting Odoo Online, selbst gehostetes Odoo Enterprise und Odoo.sh, dessen Hostingkosten nicht im Tarif enthalten sind. Die Seite zu den unternehmensübergreifenden Transaktionen selbst trägt in der englischen und der deutschen Fassung von 20.0 weder Editions- noch Hostingangabe; der Editionsvergleich auf odoo.com/page/editions führt in seiner Funktionsliste weder Multi-Company noch Inter-Company.

Die Dokumentation nennt drei Bedingungen. Erstens müssen die Produkte zwischen den beteiligten Gesellschaften geteilt sein, das Feld Unternehmen am Produkt bleibt also leer. Zweitens braucht jede Gesellschaft ein eigenes Lagerhaus, weil Odoo für später angelegte Unternehmen keines anlegt. Drittens verlangt die Dokumentation für einen korrekten Ablauf passend eingerichtete Steuerpositionen und Lokalisierungen. Wer mehrere Firmen in einer Datenbank aufbaut, findet die Grundeinrichtung unter Mehrere Gesellschaften einrichten.

Welche Optionen welche Gegenstücke erzeugen

Die Tabelle gibt die Wirkung wieder, die die Dokumentation zu 20.0 jeder Option zuschreibt.

Option (je Unternehmen)	Auslöser	Gegenstück
Lieferantenrechnungen erstellen (Create Vendor Bills)	Eine andere Gesellschaft bestätigt eine Rechnung oder Gutschrift für die gewählte Gesellschaft	Lieferantenrechnung oder Gutschrift in der gewählten Gesellschaft
Verkaufsaufträge erstellen (Create Sales Orders)	Eine Bestellung für die gewählte Gesellschaft wird bestätigt	Angebot, also ein Verkaufsauftrag im Entwurf
Einkaufsaufträge erstellen (Create Purchase Orders)	Ein Verkaufsauftrag für die gewählte Gesellschaft wird bestätigt	Angebotsanfrage, also eine Bestellung im Entwurf, mit dem Lagerhaus aus dem Feld Lager verwenden (Use Warehouse)
Lagerbewegungen synchronisieren (Synchronize Stock Moves)	Die gewählte Gesellschaft liefert aus oder nimmt eine Lieferung an	Lagerbuchungen werden zwischen den Gesellschaften abgeglichen

Zwei Feinheiten stehen auf derselben Seite: Die Option Validiert (Validated) bestätigt die erzeugten Belege automatisch und gilt für alle Optionen; das Feld Lager verwenden erscheint, wenn Verkaufsaufträge erstellen oder Einkaufsaufträge erstellen gewählt ist. Die Dokumentation beschreibt jede Option aus Sicht des Unternehmens, für das Sie sie setzen.

Der Ablauf mit gespiegelten Belegen

Beispiel: Eine Produktionsgesellschaft (A) verkauft 40 Stück eines Produkts an die Vertriebsgesellschaft (B) derselben Datenbank. Das Produkt ist geteilt, beide Unternehmen haben ein Lagerhaus, die Optionen sind in beiden Häusern aktiviert; die Zahlen sind erfunden (Beispielrechnung).

1. Prüfen Sie je Unternehmen Währung, Steuerposition und Lokalisierung, bevor der erste Beleg entsteht.
2. Legen Sie in A den Verkaufsauftrag mit dem Kunden B an und bestätigen Sie ihn. Odoo erzeugt daraufhin in B die Angebotsanfrage, also eine Bestellung im Entwurf, mit dem Lagerhaus aus dem Feld Lager verwenden; ohne Validiert bleibt sie im Entwurf und muss von Hand bestätigt werden.
3. Bestätigen Sie in B die Bestellung, und liefern Sie die Ware aus A an B aus. Mit Lagerbewegungen synchronisieren entstehen die zugehörigen Lagerbuchungen in B: In A steht der Ausgang, in B der Zugang zum Produkt.
4. Buchen Sie in A die Kundenrechnung an B; dabei entsteht in B die Lieferantenrechnung. Zu einer Gutschrift in A gehört die Gutschrift in B.
5. Vergleichen Sie Betrag, Steuer und Leistungszeitraum beider Belege. Weichen sie ab, prüfen Sie zuerst Steuerpositionen und Lokalisierung der beiden Unternehmen.

Zahlt ein Kunde über das Kundenportal einer anderen Gesellschaft ein als der, die die Rechnung gestellt hat, gleicht Odoo mit dem Modul Zwischenbetriebliche Zahlung – Konto (Intercompany Payment - Account, account_payment_interco) die offene Forderung in beiden Häusern aus, weist die Forderung der ausstellenden Gesellschaft als Forderung gegen die empfangende um und bucht die erhaltenen Mittel dort als Verbindlichkeit. Dafür muss das Modul installiert und die Einstellung Unternehmensübergreifende Transaktionen in jeder beteiligten Gesellschaft aktiviert sein, sonst erscheinen die Felder unter Zwischenbetriebliche Verrechnung (Intercompany Clearing) nicht. Hinterlegen Sie dann in Buchhaltung ‣ Konfiguration ‣ Einstellungen im Abschnitt Standardkonten je Unternehmen ein Journal, ein Kreditorenkonto und ein Debitorenkonto; die Zahlungsmethode, mit der die Zahlung erfasst wird, muss ein Konto für ausstehende Eingänge verwenden, sonst entsteht keine Buchung.

Steuerliche Seite: zwei Rechtsträger, zwei Rechnungen

Für die Umsatzsteuer sind die gespiegelten Belege keine internen Notizen, sondern Leistungen zwischen zwei Unternehmern, solange das Steuerrecht die Gesellschaften nicht als eine Einheit behandelt (Organschaft oder Mehrwertsteuergruppe). In Deutschland ist für eine Leistung an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen eine Rechnung auszustellen, sofern der Umsatz nicht nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfrei ist (§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG); in Österreich besteht die Pflicht für Umsätze an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen (§ 11 Abs. 1 Z 1 UStG 1994), in der Schweiz auf Verlangen der Leistungsempfängerin (Art. 26 Abs. 1 MWSTG). Ob die Rechnung Steuer ausweist oder ein Befreiungstatbestand greift, hängt an den beteiligten Ländern und am steuerlichen Status; die Dokumentation verlangt dafür ausdrücklich passende Steuerpositionen und Lokalisierungen. Wie die Beträge auf die Konten kommen, zeigt Umsatzsteuer und Steuerpositionen.

Eine Ausnahme betrifft die ganze Konstruktion. Behandelt das Steuerrecht die Gesellschaften als eine Einheit, sind die Leistungen zwischen ihnen keine Leistungen an einen anderen Unternehmer. Deutschland und Österreich kennen dafür die Organschaft: Deren Wirkungen sind auf Innenleistungen zwischen den im Inland gelegenen Unternehmensteilen beschränkt, und diese Unternehmensteile sind als ein Unternehmen zu behandeln (§ 2 Abs. 2 Nr. 2 UStG; § 2 Abs. 2 Z 2 UStG 1994). In der Schweiz können Rechtsträger mit Sitz, Wohnsitz oder Betriebsstätte in der Schweiz, die unter einheitlicher Leitung eines Rechtsträgers verbunden sind, auf Antrag eine Mehrwertsteuergruppe als einziges Steuersubjekt bilden (Art. 13 Abs. 1 MWSTG). Ob Ihre Gesellschaften darunter fallen, entscheidet die Steuerberatung; Odoo bildet das Ergebnis über Steuerpositionen und Lokalisierung ab.

Typische Fehler

• Produkt nicht geteilt: Steht im Feld Unternehmen am Produkt eine Firma, ist es nicht zwischen den Gesellschaften geteilt; die Dokumentation setzt geteilte Produkte für unternehmensübergreifende Transaktionen voraus.
• Option nur in einem Haus gesetzt: Jedes Unternehmen aktiviert die Optionen, die es als Gegenstück erhalten soll; erst dann läuft der Fluss in beide Richtungen.
• Kein Lagerhaus im zweiten Unternehmen: Bleibt das Feld Lager verwenden leer, fehlt dem Gegenstück der Lagerbezug; die Dokumentation verlangt, Lagerhäuser je Unternehmen selbst anzulegen.
• Validiert zu früh aktiviert: Mit Validiert entstehen die Gegenstücke ohne Zwischenkontrolle, auch wenn die Steuerposition noch nicht stimmt.
• Steuergruppe übersehen: Bilden Ihre Gesellschaften eine Organschaft oder Mehrwertsteuergruppe, sind die Innenleistungen anders zu behandeln als zwischen fremden Unternehmen; das Ergebnis bildet Odoo über Steuerpositionen und Lokalisierung ab.

So prüfen Sie das Ergebnis

• Bestätigen Sie einen Testverkaufsauftrag an die andere Gesellschaft und öffnen Sie den Beleg in dieser Gesellschaft: Feld Unternehmen und Lager müssen dort gesetzt sein.
• Buchen Sie die zugehörige Kundenrechnung und vergleichen Sie die erzeugte Lieferantenrechnung mit Betrag, Steuer und Leistungsdatum.
• Sehen Sie in beiden Unternehmen unter Lager ‣ Berichtswesen nach, ob in der liefernden Gesellschaft der Ausgang und in der empfangenden der Zugang mit passender Menge entstanden sind.
• Wiederholen Sie den Test nach jeder Änderung an Lokalisierung, Steuerpositionen oder Kontenplan; die Gegenstücke tragen die Steuerlogik ihrer eigenen Gesellschaft.

So gehen Sie vor

1. Klären Sie die Struktur: rechtlich selbstständige Einheiten gehören als Unternehmen in die Datenbank, Standorte einer Gesellschaft als Zweigstellen.
2. Klären Sie vorab mit Ihrer Steuerberatung, welche Umsatzsteuer auf die Lieferungen zwischen Ihren Gesellschaften anfällt und ob eine Organschaft oder Mehrwertsteuergruppe vorliegt. Ob Abschlüsse zu konsolidieren sind, behandelt Konsolidierung mehrerer Gesellschaften.
3. Geben Sie die Produkte frei, die den Konzernfluss brauchen, und legen Sie je Gesellschaft ein Lagerhaus an.
4. Setzen Sie die Optionen je Unternehmen, zunächst ohne Validiert, und spielen Sie den Beispielablauf in einer Kopie der Datenbank durch.
5. Schalten Sie Validiert erst ein, wenn der Testfall passt, und buchen Sie danach den ersten echten Beleg; vor Änderungen an einer produktiven Datenbank gehört eine Sicherung dazu, wie sie unter Backup-Strategie steht.