Abrechnung nach bestellter oder gelieferter Menge in Odoo
Kurz gesagt
In Odoo 20.0 legen Sie je Produkt fest, ob Sie die bestellte oder die gelieferte Menge abrechnen. Mit Bestellte Mengen ist die Rechnung schon nach der Auftragsbestätigung möglich; der Vorgabewert neuer Datenbanken im Community-Zweig 20.0 ist Bestellte Mengen (Feld sale_invoice_policy). Mit Gelieferte Mengen muss eine gelieferte Menge vorliegen: bei Gütern mit Lieferung aus dem Lager die validierte Lieferung, bei Gütern ohne Lagerlieferung und bei Dienstleistungen mit manueller Mengenerfassung die von Hand in der Auftragsposition eingetragene Menge, bei Dienstleistungen nach Meilensteinen oder Zeiterfassungen der erreichte Meilenstein oder die erfassten Stunden. Die Automatisierte Rechnungsstellung für Online-Zahlungen lässt sich dann nicht einschalten.
Das Wichtigste
- Bestellte Mengen: Die Rechnung ist nach der Auftragsbestätigung möglich.
- Gelieferte Mengen bei Gütern mit Lieferung aus dem Lager: Die Rechnung setzt eine validierte Lieferung voraus; davor meldet Odoo beim Rechnungsversuch einen Fehler.
- Bei Gütern ohne Liefervorgang aus dem Lager und bei Dienstleistungen mit manueller Mengenerfassung tragen Sie die gelieferte Menge in der Auftragsposition von Hand ein; die Dokumentation nennt das die manuelle Eingabe. Bei Dienstleistungen nach Meilensteinen oder Zeiterfassungen kommt die Menge dagegen aus dem erreichten Meilenstein oder den erfassten Stunden.
- Die Vorgabe aus den Einstellungen gilt nur für neu angelegte Produkte, nicht für bestehende; der Vorgabewert neuer Datenbanken ist im Community-Zweig 20.0 Bestellte Mengen (Feld sale_invoice_policy).
- Für Dienstleistungen nennt die Dokumentation 20.0 andere Werte zur Wahl als für Güter: Vorkasse/Festpreis, Basierend auf Meilensteinen und Basierend auf Zeiterfassungen; Basierend auf Lieferung (Manuell) ist nur im Community-Zweig 20.0 belegt.
- Anzahlungen erfassen Sie unabhängig davon im Dialog Rechnung(en) erstellen als Prozent oder festen Betrag.
Die Abrechnungspolitik ist eine Einstellung am Produkt. Sie legt fest, ob Odoo die bestellte oder die gelieferte Menge in Rechnung stellt, und damit, wann die Schaltfläche Rechnung erstellen auf einem Verkaufsauftrag eine Rechnung erzeugt. Für Güter, für Dienstleistungen und für Projektphasen fällt die Antwort unterschiedlich aus. Wie ein Auftrag vorher entsteht, beschreibt Angebot in Odoo erstellen.
Worauf es ankommt
In den Einstellungen stehen zwei Werte zur Wahl (Verkauf ‣ Konfiguration ‣ Einstellungen, Abschnitt Rechnungsstellung): Bestellte Mengen (Ordered quantities) und Gelieferte Mengen (Delivered quantities). Die Einstellung ist eine Vorgabe für neue Produkte: Odoo übernimmt den Wert beim Anlegen und lässt ihn danach stehen. Als Vorgabewert neuer Datenbanken nennt der Modulcode des Community-Zweigs 20.0 Bestellte Mengen (Feld sale_invoice_policy, sale/models/res_company.py). Bei bestehenden Produkten bleibt der bisherige Wert erhalten, bis Sie ihn am Produkt ändern.
Am Produkt liegt das Feld unter Verkauf ‣ Produkte ‣ Produkte im Register Allgemeine Informationen und heißt Abrechnungspolitik (Invoicing Policy). Bei Gütern stehen dieselben zwei Werte zur Wahl. Für Dienstleistungen nennt die Dokumentation 20.0 drei Werte: Basierend auf Meilensteinen (Based on Milestones), Basierend auf Zeiterfassungen (Based on Timesheets) und Vorkasse/Festpreis (Prepaid/Fixed Price). Aus dem öffentlichen Quellcode des Community-Zweigs 20.0 stammen zwei weitere Angaben, die diese Dokumentationsseiten nicht führen: Dort steht für Dienstleistungen zusätzlich Basierend auf Lieferung (Manuell) zur Wahl, und ohne die App Projekt zeigt dasselbe Feld für Dienstleistungen die beiden Mengen-Werte wie bei Gütern (Module sale_project, sale_timesheet und sale).
Was in der Spalte Geliefert einer Auftragsposition steht, hängt nicht an der Abrechnungspolitik, sondern am Produkt. Bei Gütern mit Lieferung aus dem Lager zählt Odoo die validierte Lieferung. Ohne einen Liefervorgang aus dem Lager sowie bei Dienstleistungen mit manueller Mengenerfassung tragen Sie die gelieferte Menge in der Auftragsposition selbst ein; die Dokumentation nennt diesen Schritt eine manuelle Eingabe. Bei Dienstleistungen nach Meilensteinen oder Zeiterfassungen kommt die Menge dagegen aus dem erreichten Meilenstein oder den erfassten Stunden. Mit Gelieferte Mengen endet ein Rechnungsversuch vor der gelieferten Menge mit einer Fehlermeldung (bei Gütern mit Lagerlieferung also vor der validierten Lieferung).
Welche Abrechnungspolitik zu welcher Produktart passt
Die Tabelle ordnet die Fälle; die letzte Spalte nennt die Bedingung, unter der Odoo eine Rechnung anlegt.
| Fall | Einstellung im Produktformular | Rechnung möglich, wenn |
|---|---|---|
| Güter mit Lieferung aus dem Lager | Gelieferte Mengen | die Lieferung validiert ist |
| Güter, die ohne Lieferung verkauft werden | Bestellte Mengen | der Auftrag bestätigt ist |
| Dienstleistung, Menge wird von Hand eingetragen | Basierend auf Lieferung (Manuell), belegt nur für den Community-Zweig 20.0 | die gelieferte Menge im Auftrag steht |
| Dienstleistung nach aufgewendeter Zeit | Basierend auf Zeiterfassungen | Stunden auf der zugehörigen Aufgabe erfasst sind |
| Projekt in abgerechneten Phasen | Basierend auf Meilensteinen | ein Meilenstein als erreicht markiert ist |
| Pauschale oder Vorauskasse | Vorkasse/Festpreis | der Auftrag bestätigt ist |
Zwei Bedingungen hängen an den Dienstleistungswerten. Basierend auf Meilensteinen ist nur wählbar, wenn die Funktion Meilensteine in mindestens einem Projekt aktiv ist. Basierend auf Zeiterfassungen setzt die Apps Projekt und Zeiterfassung voraus; die Stunden erfassen Sie auf der Aufgabe, die der Auftrag anlegt (Produktfeld Bei Auftrag erstellen, Wert Projekt & Aufgabe). Das Erreichen eines Meilensteins erzeugt noch keine Rechnung: Es aktualisiert die gelieferte Menge im Auftrag, die Rechnung lösen Sie danach selbst aus. Welche Vereinbarung zu welchem Projekt passt, behandelt Festpreis oder Aufwand abrechnen.
Anzahlungen und Abrechnungspolitik
Eine Anzahlung ist keine Abrechnungspolitik, sondern eine Rechnung zum Auftrag. Im Dialog Rechnung(en) erstellen stehen neben Reguläre Rechnung die Optionen Anzahlung (Prozent) und Anzahlung (fester Betrag); den Wert tragen Sie im Feld Anzahlung ein. Die Anzahlungsrechnung erscheint als Position in der Rechnung und später als Abschnitt Anzahlungen im Auftrag, und die Schlussrechnung zieht sie ab. Eine Anzahlung ist nicht dasselbe wie eine Zahlungsbedingung mit Raten; Raten hängen an einer einzelnen Rechnung. Wie beide gebucht werden, beschreibt Anzahlungs- und Teilrechnungen in Odoo.
Für Produkte mit Gelieferte Mengen nennt die Dokumentation einen Grenzfall: Ist die Anzahlung höher als der Produktpreis und ist noch nichts geliefert, lässt sich die Anzahlung bei der Schlussrechnung nicht abziehen, weil Odoo keine negativen Rechnungsbeträge zulässt. Odoo legt dann eine Gutschrift an, die den Rechnungsentwurf storniert. Damit die Lieferung bestätigt werden kann, muss die App Lager installiert sein; ohne sie tragen Sie die gelieferte Menge direkt im Auftrag ein.
Beispielrechnung: Teillieferung abrechnen
Beispielrechnung mit erfundenen Zahlen. Ein Betrieb verkauft 60 Kisten zu je 25,00 Euro, zusammen 1.500,00 Euro netto; für das Produkt ist Gelieferte Mengen eingestellt. Beim ersten Versand sind 40 Kisten verfügbar.
- Auftrag bestätigen; die Auftragspositionen zeigen Geliefert 0 und Abgerechnet 0.
- Über die Schaltfläche Lieferung die Lieferung öffnen und Validieren klicken.
- Zurück im Auftrag steht Geliefert 40, Abgerechnet 0. Über Rechnung erstellen und Entwurf erstellen entsteht eine Rechnung über 1.000,00 Euro (40 × 25,00 Euro).
- Die offenen 20 Kisten bleiben auf dem Auftrag; im Beispiel legen Sie für die Restmenge einen Lieferrückstand an (Lieferrückstand erstellen). Mit der zweiten Lieferung rechnen Sie 500,00 Euro ab.
Zusammen ergeben beide Rechnungen die bestellten 1.500,00 Euro.
Typische Fehler
| Symptom | Ursache | Lösung |
|---|---|---|
| Die Rechnung über die gelieferte Menge lässt sich nicht erstellen | Bei Gelieferte Mengen steht die gelieferte Menge noch auf 0; bei Gütern mit Lagerlieferung fehlt die validierte Lieferung | Lieferung öffnen und Validieren; bei Gütern ohne Lagerlieferung und bei Dienstleistungen mit manueller Mengenerfassung die gelieferte Menge in der Auftragsposition eintragen, bei Meilensteinabrechnung den Meilenstein als erreicht markieren, bei Zeiterfassung die Stunden erfassen; danach ist Rechnung erstellen wieder bedienbar |
| Ein bestehendes Produkt rechnet wie bisher ab | Die Einstellung gilt nur für neu angelegte Produkte | Abrechnungspolitik zusätzlich am Produkt ändern |
| Die Automatisierte Rechnungsstellung fehlt in den Einstellungen | Mit Gelieferte Mengen lässt sie sich nicht einschalten; im Community-Zweig 20.0 wird sie zusätzlich nur bei eingeschalteter Online-Zahlung angezeigt | Vorgabe prüfen; in Datenbanken mit mehreren Firmen je Firma schalten |
| Die Rechnung fällt zu klein aus | Die gelieferte Menge steht noch nicht im Auftrag (manuelle Methode) | Gelieferte Menge in der Auftragsposition eintragen |
| Die Anzahlung wird nicht abgezogen | Anzahlung höher als der Produktpreis, noch nichts geliefert | Lieferung bestätigen (App Lager) und die Gutschrift prüfen |
| Nach dem Wechsel der Produktart steht Bestellte Mengen im Formular | Der Modulcode des Community-Zweigs 20.0 setzt die Politik bei der Produktart Güter auf Bestellte Mengen zurück | Gewünschten Wert am Produkt neu setzen |
So gehen Sie vor
- Legen Sie je Produktart fest, wann Sie abrechnen: Teillieferungen aus dem Lager sprechen für Gelieferte Mengen, Projektarbeit für einen der Dienstleistungswerte.
- Stellen Sie unter Verkauf ‣ Konfiguration ‣ Einstellungen die Vorgabe ein und speichern Sie; sie wirkt auf neue Produkte.
- Tragen Sie die Abrechnungspolitik für bestehende Produkte unter Verkauf ‣ Produkte ‣ Produkte nach.
- Prüfen Sie nach dem nächsten Auftrag die Spalten Geliefert und Abgerechnet in den Auftragspositionen. Bei Gelieferte Mengen entsteht keine reguläre Rechnung, solange Geliefert auf 0 steht; bei Bestellte Mengen ist die Rechnung schon nach der Bestätigung möglich. Die Lieferung selbst behandelt Wareneingang und Lieferung in Odoo.
- Prüfen Sie, ob Sie die Automatisierte Rechnungsstellung brauchen; mit Gelieferte Mengen lässt sie sich nicht einschalten.
- Klären Sie den steuerlich richtigen Rechnungszeitpunkt mit Ihrer Steuerberatung; diese Einstellung legt ihn nicht fest.