Aufbewahrung in Odoo: Belege und Fristen in Österreich
Kurz gesagt
In Österreich sind Bücher, Aufzeichnungen, Geschäftsbriefe und Buchungsbelege mindestens sieben Jahre aufzubewahren, länger, solange sie für ein anhängiges Verfahren mit Parteistellung von Bedeutung sind; Aufzeichnungen und Unterlagen über Grundstücke nach § 6 Abs. 1 Z 9 lit. a UStG 1994 bleiben 22 Jahre, betreffen sie nur Eigentumsübertragungen nach § 15c WGG – ausgenommen Geschäftsräume –, sind es 12 Jahre (§ 132 Abs. 1 BAO; § 212 Abs. 1 UGB; § 18 Abs. 10 UStG 1994). Handelsrechtlich gilt die Pflicht im Anwendungsbereich des Dritten Buchs UGB (§ 189 UGB); die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, für das die Eintragungen vorgenommen wurden, oder des Kalenderjahres, auf das sich der Beleg bezieht. Odoo legt Belege als Anhang am Datensatz ab; eine Fristenüberwachung ist in der Dokumentation nicht beschrieben. Stand 14. Oktober 2026.
Das Wichtigste
- Österreich: Bücher, Aufzeichnungen und die zu den Büchern und Aufzeichnungen gehörigen Belege sind sieben Jahre aufzubewahren, Geschäftspapiere und sonstige Unterlagen sieben Jahre, soweit sie für die Abgabenerhebung von Bedeutung sind (§ 132 Abs. 1 BAO). Handelsrechtlich sind Bücher, Inventare, Eröffnungs- und Jahresabschlüsse, empfangene Geschäftsbriefe, Abschriften der abgesendeten Geschäftsbriefe und Buchungsbelege nach § 212 Abs. 1 UGB sieben Jahre geordnet aufzubewahren, aber nur, wenn der Unternehmer in den Anwendungsbereich des Dritten Buchs UGB nach § 189 UGB fällt. Beide Fristen laufen länger, solange die Unterlagen für ein anhängiges Verfahren mit Parteistellung von Bedeutung sind (§ 132 Abs. 1 BAO; § 212 Abs. 1 UGB).
- Handelsrechtlich gilt die Pflicht nur im Anwendungsbereich des Dritten Buchs UGB: Kapitalgesellschaften, bestimmte eingetragene Personengesellschaften und alle anderen Unternehmer, die je einheitlichem Betrieb mehr als 700.000 Euro Umsatzerlöse im Geschäftsjahr erzielen; die Rechtsfolgen dieser Schwelle treten nach § 189 Abs. 2 UGB ab dem zweitfolgenden Geschäftsjahr ein, wenn sie in zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren überschritten wird, und schon ab dem folgenden Geschäftsjahr bei einer Überschreitung um mindestens 300.000 Euro oder bei Gesamt- oder Einzelrechtsnachfolge in den Betrieb oder Teilbetrieb eines Unternehmens, dessen Rechtsvorgänger zur Rechnungslegung verpflichtet war – es sei denn, der Schwellenwert wurde für den übernommenen Betrieb oder Teilbetrieb in den letzten zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren nicht erreicht; sie entfallen wieder, wenn die Schwelle in zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren nicht mehr überschritten wird. Ausgenommen sind nach § 189 Abs. 4 UGB Angehörige der freien Berufe, Land- und Forstwirte und Unternehmer, deren Einkünfte nach § 2 Abs. 4 Z 2 EStG 1988 im Überschuss der Einnahmen über die Werbungskosten liegen – nicht aber eine Personengesellschaft im Sinn des § 189 Abs. 1 Z 2 UGB (§ 189 Abs. 1, 2 und 4 UGB).
- Fristbeginn ist der Schluss des Kalenderjahres, für das die Eintragungen vorgenommen wurden, oder des Bezugsjahres des Belegs; bei einem vom Kalenderjahr abweichenden Wirtschaftsjahr der Schluss des Kalenderjahres, in dem es endet (§ 132 Abs. 1 BAO; § 212 Abs. 2 UGB).
- Aufzeichnungen und Unterlagen über Grundstücke nach § 6 Abs. 1 Z 9 lit. a UStG 1994 bleiben 22 Jahre; betreffen sie nur Eigentumsübertragungen nach § 15c WGG – ausgenommen Geschäftsräume –, sind es 12 Jahre (§ 18 Abs. 10 UStG 1994).
- Elektronische Aufbewahrung ist zulässig: Bücher und Aufzeichnungen dürfen auf Datenträgern geführt werden, wenn die inhaltsgleiche, vollständige und geordnete Wiedergabe bis zum Ablauf der Frist jederzeit gewährleistet ist (§ 131 Abs. 3 BAO); Belege, Geschäftspapiere und sonstige Unterlagen dürfen auf Datenträgern aufbewahrt werden, wenn die vollständige, geordnete, inhaltsgleiche und urschriftgetreue Wiedergabe bis zum Ablauf der Frist jederzeit gewährleistet ist, wobei die urschriftgetreue Wiedergabe entfällt, soweit die Unterlagen nur auf Datenträgern vorliegen (§ 132 Abs. 2 BAO); § 190 Abs. 5 UGB erlaubt handelsrechtlich die elektronische Buchführung und Speicherung unter denselben Anforderungen, wobei die urschriftgetreue Wiedergabe für elektronisch erstellte Unterlagen entfällt.
- In der Dokumentation der Dokumente-App (Documents, Enterprise) ist nur die Löschfrist des Papierkorbs beschrieben (30 Tage in der Standardeinstellung); eine Überwachung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen beschreibt sie nicht. Buchhaltungsbelege legt die App automatisch in einem Unterordner je Journaltyp ab.
Was § 132 BAO und § 212 UGB vorschreiben
Zwei Vorschriften tragen die Aufbewahrung in Österreich: § 132 Abs. 1 der Bundesabgabenordnung (BAO) und § 212 Abs. 1 des Unternehmensgesetzbuchs (UGB). Beide nennen mindestens sieben Jahre und knüpfen an denselben Beginn an.
Der Beginn hängt an der Unterlagenart. Für Bücher und Aufzeichnungen zählt das Kalenderjahr, für das die Eintragungen vorgenommen wurden, für Belege, Geschäftspapiere und sonstige Unterlagen das Kalenderjahr, auf das sie sich beziehen. Bei einem vom Kalenderjahr abweichenden Wirtschaftsjahr läuft die Frist ab dem Schluss des Kalenderjahres, in dem das Wirtschaftsjahr endet (§ 132 Abs. 1 BAO). § 212 Abs. 2 UGB rechnet ebenso und nennt Inventar, Eröffnungsbilanz, Jahresabschluss und Konzernabschluss als eigene Ereignisse.
Sieben Jahre sind keine Obergrenze: Sind Bücher, Aufzeichnungen oder Belege für ein anhängiges Verfahren von Bedeutung, in dem der Buchführungspflichtige oder der freiwillig Bücherführende Parteistellung hat, sind sie darüber hinaus aufzubewahren (§ 132 Abs. 1 BAO); handelsrechtlich gilt das für ein gerichtliches oder behördliches Verfahren mit Parteistellung des Unternehmers (§ 212 Abs. 1 UGB).
An den Fristen hat sich nichts geändert: § 212 Abs. 1 UGB gilt in der Fassung vom 20. Juli 2015 (BGBl. I Nr. 22/2015), die sich von der vorherigen nur im Verweis auf § 190 statt § 189 Abs. 1 UGB unterscheidet, und § 132 BAO steht seit 13. Januar 1999 unverändert (zuletzt geändert durch BGBl. I Nr. 28/1999).
Wer aufbewahren muss
Handelsrechtlich gilt die Pflicht im Anwendungsbereich des Dritten Buchs UGB, den § 189 UGB abgrenzt: für Kapitalgesellschaften, für bestimmte eingetragene Personengesellschaften und für alle anderen Unternehmer, die je einheitlichem Betrieb mehr als 700.000 Euro Umsatzerlöse im Geschäftsjahr erzielen (§ 189 Abs. 1 UGB). Die Schwelle wirkt nicht ab dem ersten Geschäftsjahr, in dem sie überschritten wird: Nach § 189 Abs. 2 UGB treten ihre Rechtsfolgen ab dem zweitfolgenden Geschäftsjahr ein, wenn der Wert in zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren überschritten wird, und entfallen ab dem folgenden Geschäftsjahr, wenn er in zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren nicht mehr überschritten wird; schon ab dem folgenden Geschäftsjahr greifen sie, wenn der Wert um mindestens 300.000 Euro überschritten wird oder wenn bei Gesamt- oder Einzelrechtsnachfolge in den Betrieb oder Teilbetrieb eines Unternehmens der Rechtsvorgänger zur Rechnungslegung verpflichtet war – es sei denn, der Schwellenwert wurde für den übernommenen Betrieb oder Teilbetrieb in den letzten zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren nicht erreicht; bei Aufgabe eines Teilbetriebs entfallen sie schon ab dem folgenden Geschäftsjahr, wenn der Schwellenwert dadurch um mindestens die Hälfte unterschritten wird. Nach § 189 Abs. 4 UGB ist das Dritte Buch auf Angehörige der freien Berufe, auf Land- und Forstwirte und auf Unternehmer nicht anzuwenden, deren Einkünfte nach § 2 Abs. 4 Z 2 EStG 1988 im Überschuss der Einnahmen über die Werbungskosten liegen – auch dann nicht, wenn sie ihre Tätigkeit in einer eingetragenen Personengesellschaft ausüben; auf eine Personengesellschaft im Sinn des § 189 Abs. 1 Z 2 UGB ist das Dritte Buch aber anzuwenden. Steuerlich gilt sie für jeden, der Bücher nach §§ 124 oder 125 BAO oder ohne Verpflichtung führt, sowie für Aufzeichnungen der §§ 126 bis 128 BAO; wer nach dem UGB aufbewahrungspflichtig ist, erfüllt diese Pflicht nach § 124 BAO auch für die Abgaben. Auch ohne Bücher bleibt es bei sieben Jahren: Wer nur Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben aufzeichnet, bewahrt diese Aufzeichnungen und die zugehörigen Belege ebenso auf (§ 126 Abs. 2 BAO; § 132 Abs. 1 BAO).
Geschäftspapiere und sonstige Unterlagen fallen unterschiedlich streng aus. Steuerlich sollen sie sieben Jahre aufbewahrt werden, soweit sie für die Abgabenerhebung von Bedeutung sind (§ 132 Abs. 1 BAO); handelsrechtlich sind die empfangenen Geschäftsbriefe und die Abschriften der abgesendeten eine Pflicht, soweit der Unternehmer in den Anwendungsbereich des Dritten Buchs UGB nach § 189 UGB fällt (§ 212 Abs. 1 UGB).
Zwei Beispiele: Ein Buchungsbeleg aus dem Jahr 2026 ist bis zum 31. Dezember 2033 aufzubewahren, weil die Siebenjahresfrist am 31. Dezember 2026 beginnt. Ein Grundstücksbeleg nach § 6 Abs. 1 Z 9 lit. a UStG 1994 aus dem Jahr 2026 bleibt bis 31. Dezember 2048; 12 Jahre sind es für Unterlagen, die nur Eigentumsübertragungen nach § 15c WGG betreffen, ausgenommen Geschäftsräume (§ 18 Abs. 10 UStG 1994).
Fristen je Belegart und ihr Platz in Odoo
Die Tabelle nennt für die wichtigsten Unterlagen die Frist, ihre Grundlage und ihren Ort in Odoo 19.0 und 20.0.
| Unterlage | Frist in Österreich | Grundlage | Wo sie in Odoo liegt |
|---|---|---|---|
| Bücher und Aufzeichnungen, Journale, Inventare, Eröffnungsbilanz, Jahresabschlüsse samt Lageberichten, Konzernabschlüsse samt Konzernlageberichten | mindestens 7 Jahre | § 132 Abs. 1 BAO; § 212 Abs. 1 und 2 UGB | Journalbuchungen und Berichte in der Buchhaltung (Buchhaltung ‣ Buchungen); Änderungen an buchhaltungsrelevanten Feldern erfasst Odoo im Prüfpfad (Accounting ‣ Review ‣ Audit Trail, Berichtsteil laut Editionsvergleich Enterprise). |
| Buchungsbelege: Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Kassen- und Bankbelege | mindestens 7 Jahre | § 132 Abs. 1 BAO; § 212 Abs. 1 UGB | Anhang an der Rechnung oder am Belegsatz; mit der Dokumente-App (Documents, Enterprise) automatisch in einem Unterordner je Journaltyp, der Journalname als Tag; die Zentralisierung für Buchhaltungsbelege lässt sich nicht abschalten. |
| Empfangene Geschäftsbriefe und Abschriften der abgesendeten | mindestens 7 Jahre | § 212 Abs. 1 und 2 UGB; für Geschäftspapiere von Bedeutung § 132 Abs. 1 BAO als Sollbestimmung | Anhang am Kontakt- oder Vorgangsdatensatz, in der Dokumente-App oder im passenden Journal. |
| Datenerfassungsprotokoll der Registrierkasse samt Quartalssicherung, sofern für den Betrieb eine Registrierkasse zu führen ist | mindestens 7 Jahre; die Sicherung ist mindestens vierteljährlich und unveränderbar auf einem externen Medium anzulegen | § 7 Abs. 3 RKSV; § 132 BAO | Entsteht an der Registrierkasse, nicht in der Buchhaltung; für Odoo-Kassen nennt die österreichische Lokalisierung das Modul Austria - Security Regulation for Point of Sale (l10n_at_pos, Enterprise). Prüfen Sie, wo die Sicherung liegt und ob sie in Ihre Ablage einbezogen ist. |
| Aufzeichnungen und Unterlagen über Grundstücke nach § 6 Abs. 1 Z 9 lit. a UStG 1994 | 22 Jahre; 12 Jahre, wenn sie nur Eigentumsübertragungen nach § 15c WGG betreffen, ausgenommen Geschäftsräume | § 18 Abs. 10 UStG 1994 | Anhang am Rechnungs-, Vertrags- oder Partnerdatensatz; für diese 22-Jahres-Frist ist in der Odoo-Dokumentation keine Überwachung beschrieben, halten Sie das Fristende daher in Ihrer Ablage fest. |
E-Rechnungen und über die Kasse erfasste Belege sind Buchungsbelege und folgen derselben Frist. Die Siebenjahresfristen sind Mindestfristen: Sie laufen länger, solange die Unterlagen für ein anhängiges Verfahren mit Parteistellung von Bedeutung sind (§ 132 Abs. 1 BAO; § 212 Abs. 1 UGB).
Wo die Daten liegen dürfen
Papier ist nicht vorgeschrieben. Bücher und Aufzeichnungen dürfen auf Datenträgern geführt werden, wenn die inhaltsgleiche, vollständige und geordnete Wiedergabe bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist jederzeit gewährleistet ist; auf Verlangen müssen Sie die Unterlagen auf Ihre Kosten lesbar machen (§ 131 Abs. 3 BAO). Belege, Geschäftspapiere und sonstige Unterlagen dürfen auf Datenträgern aufbewahrt werden, wenn die vollständige, geordnete, inhaltsgleiche und urschriftgetreue Wiedergabe bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist jederzeit gewährleistet ist; liegen solche Unterlagen nur auf Datenträgern vor, entfällt das Erfordernis der urschriftgetreuen Wiedergabe (§ 132 Abs. 2 BAO). § 190 Abs. 5 UGB erlaubt handelsrechtlich die elektronische Buchführung und die elektronische Speicherung der nach § 212 aufzubewahrenden Unterlagen unter denselben Bedingungen; diese Fassung ist am 30. Juli 2026 in Kraft getreten (ESAP-Justizgesetz, BGBl. I Nr. 61/2026).
Örtlich erlaubt § 131 Abs. 1 BAO die Führung im Ausland, verlangt aber, Bücher und Aufzeichnungen auf Verlangen der Abgabenbehörde binnen angemessener Frist in das Inland zu bringen; Grundaufzeichnungen, die im Ausland geführt werden, sind in das Inland zu bringen und dort aufzubewahren (Ausnahmen nennt der Absatz für Vorgänge eines ausländischen Betriebs, einer dort gelegenen Betriebsstätte oder dort gelegenen Grundbesitzes). Bei Odoo Online und Odoo.sh liegen die Produktionsdatenbanken der Region Europa in Frankreich und Belgien, die Sicherungen dieser Region in Frankreich, den Niederlanden und Schweden; die Sicherungsorte sind nicht wählbar und für alle Kunden einer Region gleich. Nach der Datenschutzerklärung gelten die reinen EU-Sicherungen für Neukunden ab Odoo 19.0, ältere EU-Kunden haben bis zum Abschluss der Umstellung (dort mit voraussichtlichem Ziel im vierten Quartal 2026 angegeben) zusätzlich eine Sicherung in Kanada (Odoo Privacy Policy, Fassung vom 24. September 2026). Welche Unterlagen in Ihrem Betrieb als Grundaufzeichnungen gelten, klären Sie mit Ihrer Steuerberatung.
Eintragungen dürfen nach § 131 Abs. 1 Z 6 lit. b BAO nicht so verändert werden können, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr ersichtlich ist; bei der Losungsermittlung mit elektronischem Aufzeichnungssystem soll die Protokollierung nachträglicher Änderungen die Überprüfung ermöglichen.
In Odoo liegen hochgeladene Belege als Anhang am Datensatz; bei einer Eingangsrechnung erscheint die Datei rechts neben dem Formular. Die Dokumente-App (Documents, Enterprise) legt Buchhaltungsbelege automatisch in einen Unterordner je Journaltyp, etwa Verkauf, Einkauf oder Bank, und hängt den Journalnamen als Tag an jedes Dokument; die Zuordnung von Ordnern und Tags ändern Sie nur für neue Dateien. Anhänge und Binärfelder liegen im Filestore der Datenbank, sichern Sie Datenbank und Filestore gemeinsam (siehe Odoo-Backup-Strategie).
Was Sie in Odoo selbst steuern müssen
Eine Überwachung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen ist in der Dokumentation der Dokumente-App nicht beschrieben; dort steht nur die Löschfrist des Papierkorbs, und bei eingeschalteter Dateizentralisierung wandern die Anhänge eines gelöschten Datensatzes dorthin. Wer löschen darf, regeln die Zugriffsrechte auf Ordner und Dateien – vergeben Sie sie eng und halten Sie den Prüfpfad unverändert (Festschreibung und Sperrdatum).
Eine Sicherung ist keine Aufbewahrung: Sicherungen laufen ab, und nach einer Kündigung bleibt eine Odoo-Online-Datenbank drei Wochen deaktiviert und wird dann zerstört. Prüfen Sie rechtzeitig, wie Sie den Datenbestand samt Filestore aus Odoo herausbekommen und wo er danach liegt. Für die Abgabenbehörde exportiert Odoo in Österreich auf Anforderung eine SAF-T-Datei (Modul Austrian SAF-T Export, l10n_at_saft); das ist eine Datenlieferung und kein Aufbewahrungsort. Einen Überblick über die österreichischen Module gibt Odoo für Österreich.
Was bei einem Verstoß droht
Wer vorsätzlich eine abgabenrechtliche Pflicht zur Aufbewahrung von Büchern oder sonstigen Aufzeichnungen oder zur Aufbewahrung von Belegen verletzt und dadurch kein anderes Finanzvergehen erfüllt, begeht in Österreich eine Finanzordnungswidrigkeit; die Geldstrafe reicht bis 5.000 Euro (§ 51 Abs. 1 lit. c und d, Abs. 2 FinStrG).
Wer Bücher oder automatisationsunterstützt geführte Aufzeichnungssysteme durch Gestaltung oder Einsatz eines Programms verfälscht, mit dessen Hilfe Daten verändert, gelöscht oder unterdrückt werden können, begeht nach § 51a Abs. 1 FinStrG eine Finanzordnungswidrigkeit, die mit einer Geldstrafe bis 25.000 Euro geahndet wird (§ 51a Abs. 2 FinStrG); auch dieser Tatbestand verlangt Vorsatz und greift nur, wenn dadurch kein anderes Finanzvergehen erfüllt ist, eine Finanzordnungswidrigkeit nach § 51 ausgenommen (§ 51a Abs. 1 FinStrG).
Checkliste für Ihren Betrieb
- Halten Sie je Unterlagenart Frist und Fristbeginn schriftlich fest: Bücher und Aufzeichnungen nach dem Kalenderjahr, für das die Eintragungen vorgenommen wurden, Belege nach dem Kalenderjahr, auf das sie sich beziehen, bei abweichendem Wirtschaftsjahr nach dem Schluss des Kalenderjahres, in dem es endet (§ 132 Abs. 1 BAO); handelsrechtlich nach den Ereignissen des § 212 Abs. 2 UGB; Grundstücksunterlagen bei 22 Jahren, WGG-Fälle ohne Geschäftsräume bei 12 Jahren.
- Prüfen Sie stichprobenweise, ob an jedem Buchungssatz der Beleg als Anhang hängt.
- Vergeben Sie Löschrechte an wenige Rollen und halten Sie den Prüfpfad frei.
- Beschreiben Sie in der Verfahrensdokumentation, wie Belege in Odoo abgelegt, konvertiert und gesichert werden (Verfahrensdokumentation für Odoo).
- Klären Sie mit Ihrer Steuerberatung, welche Unterlagen Grundaufzeichnungen sind und wo sie aufbewahrt werden müssen, bevor Sie Hosting oder Speicherort wechseln.