Konzern-ERP durch Odoo ersetzen: Was Sie prüfen müssen
Kurz gesagt
Vor der Ablösung sind drei Punkte zu klären: bis wann die Altdaten je Land und Unterlagenart vorzuhalten und wie sie bis dahin wiedergegeben werden können, welche Schnittstellen und Funktionen Odoo dokumentiert abdeckt, und in welcher Edition und welchem Tarif. Deutschland: zehn Jahre für die Unterlagen nach § 147 Abs. 1 Nr. 1 und 4a AO – Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Eröffnungsbilanz und die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen sowie die Unterlagen nach Art. 15 Abs. 1 und Art. 163 des Zollkodex der Union –, acht Jahre für Buchungsbelege und sechs Jahre für die sonstigen Unterlagen nach Abs. 1 (Nr. 2, 3 und 5, § 147 Abs. 3 Satz 1 AO), wobei diese Frist bei empfangenen Lieferscheinen ohne Buchungsbelegfunktion mit dem Erhalt der Rechnung und bei abgesandten mit deren Versand endet (§ 147 Abs. 3 Sätze 3 und 4 AO); die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres der letzten Eintragung oder Aufstellung, bei Handels- und Geschäftsbriefen des Empfangs oder der Absendung und bei Buchungsbelegen der Entstehung (§ 147 Abs. 4 AO), und läuft nicht ab, solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, deren Festsetzungsfrist noch läuft, wobei die verlängerten Festsetzungsfristen nach § 169 Abs. 2 Satz 2 AO nicht zählen; für Buchungsbelege bleibt es bei zehn Jahren, wenn der Steuerpflichtige ein Institut im Sinne des § 1 Abs. 1b des Kreditwesengesetzes (Kreditinstitut oder Finanzdienstleistungsinstitut) einschließlich einer Zweigstelle nach § 53 des Kreditwesengesetzes ist, der Aufsicht nach § 1 Abs. 1 des Versicherungsaufsichtsgesetzes unterliegt oder ein Wertpapierinstitut im Sinne des § 2 Abs. 1 des Wertpapierinstitutsgesetzes ist (Art. 97 § 19a Abs. 3 EGAO). Österreich: sieben Jahre ab dem Schluss des Kalenderjahres, auf das sich die Belege beziehen, bei einem vom Kalenderjahr abweichenden Wirtschaftsjahr ab dem Schluss des Kalenderjahres, in dem das Wirtschaftsjahr endet, und länger, solange sie für ein Abgabenerhebung betreffendes anhängiges Verfahren von Bedeutung sind, in dem die aufbewahrungspflichtige Person Parteistellung hat; Schweiz: zehn Jahre ab Ablauf des Geschäftsjahres. Odoo Online ist mit eigenen Modulen unvereinbar.
Das Wichtigste
- Deutschland: Die Unterlagen nach § 147 Abs. 1 Nr. 1 und 4a AO – Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Eröffnungsbilanz und die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen sowie die Unterlagen nach Art. 15 Abs. 1 und Art. 163 des Zollkodex der Union – sind zehn Jahre, Buchungsbelege acht Jahre und die sonstigen Unterlagen nach Abs. 1 sechs Jahre aufzubewahren (§ 147 Abs. 3 Satz 1 AO); die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres der letzten Eintragung beziehungsweise der vorgenommenen Aufzeichnung, der Aufstellung des Inventars, der Eröffnungsbilanz, des Jahresabschlusses oder des Lageberichts, des Empfangs oder der Absendung des Handels- oder Geschäftsbriefs und der Entstehung des Buchungsbelegs (§ 147 Abs. 4 AO), endet bei Lieferscheinen ohne Buchungsbelegfunktion mit dem Erhalt beziehungsweise dem Versand der Rechnung und läuft nicht ab, solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, deren Festsetzungsfrist noch läuft; die verlängerten Festsetzungsfristen nach § 169 Abs. 2 Satz 2 AO zählen dabei nicht (§ 147 Abs. 3 Sätze 3 bis 5 AO).
- Deutschland: Für Buchungsbelege bleibt es bei zehn Jahren, wenn der Steuerpflichtige ein Institut im Sinne des § 1 Abs. 1b des Kreditwesengesetzes (Kreditinstitut oder Finanzdienstleistungsinstitut) einschließlich einer Zweigstelle nach § 53 des Kreditwesengesetzes ist, der Aufsicht nach § 1 Abs. 1 des Versicherungsaufsichtsgesetzes unterliegt oder ein Wertpapierinstitut im Sinne des § 2 Abs. 1 des Wertpapierinstitutsgesetzes ist; für diese Steuerpflichtigen ist § 147 Abs. 3 Satz 1 AO in der am 31. Dezember 2024 geltenden Fassung anzuwenden (Art. 97 § 19a Abs. 3 EGAO).
- Österreich: sieben Jahre ab dem Schluss des Kalenderjahres, auf das sich die Belege beziehen, bei einem vom Kalenderjahr abweichenden Wirtschaftsjahr ab dem Schluss des Kalenderjahres, in dem das Wirtschaftsjahr endet, und länger, solange sie für ein Abgabenerhebung betreffendes anhängiges Verfahren von Bedeutung sind, in dem die aufbewahrungspflichtige Person Parteistellung hat (§ 132 Abs. 1 BAO); Schweiz: zehn Jahre ab Ablauf des Geschäftsjahres (Art. 958f Abs. 1 OR).
- Deutschland: Wurde noch nicht mit einer Außenprüfung begonnen, genügt nach Ablauf des fünften Kalenderjahres, das auf die Umstellung folgt, die Vorhaltung ausschließlich auf einem maschinell lesbaren und maschinell auswertbaren Datenträger (§ 147 Abs. 6 Satz 5 AO).
- Odoo Online ist laut Dokumentation 20.0 mit eigenen Modulen und mit Modulen aus dem Apps-Store unvereinbar; die externe API gibt es nur im Tarif Custom.
- Eine gekündigte Odoo-Cloud-Datenbank bleibt drei Wochen deaktiviert und wird danach zerstört; gelöschte personenbezogene Daten können bis zu zwölf Monate in den Sicherungen liegen.
Ein Konzern-ERP trägt Buchungen und Belege, die nach dem Recht des Sitzlandes über das Ende seiner Nutzung hinaus aufzubewahren sind, dazu Anbindungen an Banken, Steuerverwaltung und EDI-Partner und Funktionen, für die ein Nachfolgesystem erst eine Entsprechung nachweisen muss. Diese drei Felder bestimmen den Aufwand einer Ablösung durch Odoo. Die Systemauswahl selbst ordnet der Beitrag Odoo im Vergleich zu Konzern-ERP ein.
Die drei Risikofelder im Überblick
Die Tabelle nennt die Felder, die bei einer Ablösung eigenes Budget brauchen, und den Schritt, der sie aufdeckt.
| Risikofeld | Was daran hängt | Prüfschritt |
|---|---|---|
| Altdaten des Altsystems | Die Daten müssen bis zum Fristende wiedergegeben werden können, auch wenn das System nicht mehr läuft: in Deutschland als Wiedergabe auf einem Bildträger oder anderen Datenträger bildlich beziehungsweise inhaltlich übereinstimmend und jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar gemacht und maschinell ausgewertet werden können, Jahresabschluss, Eröffnungsbilanz und die amtlichen beziehungsweise handschriftlich zu unterschreibenden Präferenznachweise nach Abs. 1 Nr. 4a ausgenommen; in Österreich auf Datenträgern vollständig, geordnet, inhaltsgleich und urschriftgetreu, wobei das Erfordernis der urschriftgetreuen Wiedergabe entfällt, soweit die Unterlagen nur auf Datenträgern vorliegen; in der Schweiz auf Papier, elektronisch oder vergleichbar mit den Geschäftsvorfällen übereinstimmend und jederzeit wieder lesbar | Frist je Land und Unterlagenart mit ihrem je eigenen Fristbeginn rechnen und festhalten, in welchem Format und auf welchem System die Daten bis dahin liegen |
| Schnittstellen | Jede Anbindung wird im neuen System neu gebaut, mit Format, Taktung und Fehlerweg | Alle Anbindungen mit Richtung, Format und Taktung inventarisieren und je Eintrag prüfen, ob die Dokumentation 20.0 eine Entsprechung nennt |
| Funktionen ohne dokumentierte Entsprechung | Eine Funktion, die Odoo in der geplanten Edition oder im geplanten Tarif nicht führt, wird zur Entwicklung oder fällt aus dem Umfang; im Editionsvergleich stehen Buchhaltung mit Lokalisierungen und Berichten, Studio und Helpdesk nur in der Spalte Enterprise | Fit-Gap-Liste gegen die Dokumentation führen und je Funktion Edition, Tarif und Betriebsart notieren |
Altdaten: Fristen rechnen
Die Frist hängt an dem Ereignis, das § 147 Abs. 4 AO für die Unterlagenart nennt, nicht am Abschalten des Systems. In Deutschland sind die Unterlagen nach § 147 Abs. 1 Nr. 1 und 4a AO – Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Eröffnungsbilanz und die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen sowie die Unterlagen nach Art. 15 Abs. 1 und Art. 163 des Zollkodex der Union – zehn Jahre, Buchungsbelege acht Jahre und die sonstigen Unterlagen nach Abs. 1 sechs Jahre aufzubewahren, sofern nicht in anderen Steuergesetzen kürzere Aufbewahrungsfristen zugelassen sind (§ 147 Abs. 3 Satz 1 AO). Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung in das Buch gemacht, das Inventar, die Eröffnungsbilanz, der Jahresabschluss oder der Lagebericht aufgestellt, der Handels- oder Geschäftsbrief empfangen oder abgesandt, der Buchungsbeleg entstanden, die Aufzeichnung vorgenommen oder die sonstige Unterlage entstanden ist (§ 147 Abs. 4 AO): Für Bücher und Aufzeichnungen zählt die letzte Eintragung beziehungsweise die vorgenommene Aufzeichnung, für Inventar, Eröffnungsbilanz, Jahresabschluss und Lagebericht die Aufstellung, für Handels- und Geschäftsbriefe der Empfang oder die Absendung und für Buchungsbelege die Entstehung. Bei empfangenen Lieferscheinen, die keine Buchungsbelege sind, endet sie mit dem Erhalt der Rechnung, bei abgesandten mit deren Versand (§ 147 Abs. 3 Sätze 3 und 4 AO); sie läuft nicht ab, solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, deren Festsetzungsfrist noch läuft; § 169 Abs. 2 Satz 2 AO gilt dafür nicht, die dort bestimmten zehn Jahre bei Steuerhinterziehung und fünf Jahre bei leichtfertiger Steuerverkürzung zählen also nicht (§ 147 Abs. 3 Satz 5 AO). Für Buchungsbelege bleibt es bei zehn Jahren, wenn der Steuerpflichtige ein Institut im Sinne des § 1 Abs. 1b des Kreditwesengesetzes (Kreditinstitut oder Finanzdienstleistungsinstitut) einschließlich einer Zweigstelle nach § 53 des Kreditwesengesetzes ist, der Aufsicht nach § 1 Abs. 1 des Versicherungsaufsichtsgesetzes unterliegt oder ein Wertpapierinstitut im Sinne des § 2 Abs. 1 des Wertpapierinstitutsgesetzes ist; für diese Steuerpflichtigen ist § 147 Abs. 3 Satz 1 AO in der am 31. Dezember 2024 geltenden Fassung anzuwenden (Art. 97 § 19a Abs. 3 EGAO). In Österreich laufen die sieben Jahre ab dem Schluss des Kalenderjahres, auf das sich die Belege beziehen, bei einem vom Kalenderjahr abweichenden Wirtschaftsjahr ab dem Schluss des Kalenderjahres, in dem das Wirtschaftsjahr endet, und verlängern sich, solange sie für ein Abgabenerhebung betreffendes anhängiges Verfahren von Bedeutung sind, in dem die aufbewahrungspflichtige Person Parteistellung hat (§ 132 Abs. 1 BAO). In der Schweiz beginnen die zehn Jahre mit dem Ablauf des Geschäftsjahres (Art. 958f Abs. 1 OR).
Ein Beispiel: Wer das Kalenderjahr als Geschäftsjahr führt, im Dezember 2026 die letzte Buchung erfasst und dessen jüngster Buchungsbeleg im November 2026 entstanden ist, hält Bücher bis Ende 2036 vor, deutsche Buchungsbelege bis Ende 2034, österreichische Belege bis Ende 2033 und Schweizer Geschäftsbücher bis Ende 2036. Das Beispiel rechnet ohne die Verlängerung für eine noch laufende Festsetzungsfrist in Deutschland und ohne ein anhängiges Verfahren in Österreich.
Die zweite Frage lautet, wo die Daten liegen dürfen. Deutschland lässt die Unterlagen nach § 147 Abs. 1 AO – mit Ausnahme der Jahresabschlüsse, der Eröffnungsbilanz und der Unterlagen nach Abs. 1 Nr. 4a, soweit es sich dabei um amtliche Urkunden oder handschriftlich zu unterschreibende nicht förmliche Präferenznachweise handelt – auch als Wiedergabe auf einem Bildträger oder auf anderen Datenträgern zu, wenn dies den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entspricht und sichergestellt ist, dass die Wiedergabe oder die Daten mit den empfangenen Handels- und Geschäftsbriefen und den Buchungsbelegen bildlich und mit den anderen Unterlagen inhaltlich übereinstimmen, wenn sie lesbar gemacht werden, und während der Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar sind, unverzüglich lesbar gemacht und maschinell ausgewertet werden können (§ 147 Abs. 2 Nr. 1 und 2 AO); die Hilfsmittel dafür stellen Sie auf Ihre Kosten bereit und drucken auf Verlangen der Finanzbehörde unverzüglich ganz oder teilweise aus oder bringen ohne Hilfsmittel lesbare Reproduktionen bei (§ 147 Abs. 5 AO). Österreich lässt die Aufbewahrung der zu den Büchern und Aufzeichnungen gehörigen Belege, Geschäftspapiere und sonstigen Unterlagen auf Datenträgern zu, wenn die vollständige, geordnete, inhaltsgleiche und urschriftgetreue Wiedergabe bis zum Ablauf der Frist jederzeit gewährleistet ist, ebenfalls mit den Hilfsmitteln auf Kosten des Aufbewahrungspflichtigen; liegen die Unterlagen nur auf Datenträgern vor, entfällt das Erfordernis der urschriftgetreuen Wiedergabe (§ 132 Abs. 2 und 3 BAO). Die Schweiz lässt Papier, elektronisch oder vergleichbar zu, wenn die Übereinstimmung mit den Geschäftsvorfällen gewährleistet ist und die Daten jederzeit wieder lesbar gemacht werden können (Art. 958f Abs. 3 OR).
Für Deutschland kommt eine Erleichterung hinzu. Solange noch keine Außenprüfung begonnen hat, genügt es nach Ablauf des fünften Kalenderjahres, das auf den Wechsel des Datenverarbeitungssystems oder auf die Auslagerung der Daten aus dem Produktivsystem folgt, die Daten ausschließlich auf einem maschinell lesbaren und maschinell auswertbaren Datenträger vorzuhalten (§ 147 Abs. 6 Satz 5 AO). Die Aufbewahrungsfrist verkürzt das nicht, und die Finanzbehörde kann weiter Einsicht nehmen, eine maschinell ausgewertete Bereitstellung verlangen oder die Übertragung in einem maschinell auswertbaren Format (§ 147 Abs. 6 Satz 1 AO). Die Dokumentation 20.0 zur deutschen Lokalisierung hält fest, dass Daten in manchen Fällen zehn Jahre oder länger aufzubewahren sind, und verweist gerade beim Wechsel des Softwareanbieters auf Sicherungen.
Was die Dokumentation für Schnittstellen abdeckt
Jedes Land hat eigene Anbindungen. Für Deutschland beschreibt die Dokumentation die Übermittlung der Steuererklärung über ELSTER, den Export von Buchungen nach DATEV und die Kassenanbindung mit dem Export des DSFinV-K-Formats. Für Österreich nennt sie den SAF-T-Export als XML, die RKSV-Kasse samt Anbindung an FinanzOnline und den DEP7-Export. Für die Schweiz führt sie Einzahlungsscheine, die Zahlungsformate nach ISO 20022 und SEPA sowie die Aktualisierung der Wechselkurse.
Bei der Programmierschnittstelle kommen Edition und Tarif ins Spiel. Der JSON-2-Zugang ist seit Version 19.0 dokumentiert und nur in den Tarifen Custom verfügbar, nicht in Eine App Gratis oder Standard. Die älteren RPC-Schnittstellen XML-RPC und JSON-RPC sind abgekündigt: Ihr Datenbankdienst entfiel mit Odoo 20 im Herbst 2026 und mit Online 19.1 im Winter 2025, die Dienste common und object sollen mit Odoo 22 im Herbst 2028 und Online 21.1 im Winter 2027 entfallen. API-Schlüssel lassen sich höchstens für drei Monate ausstellen; langlebige Anbindungen brauchen also eine Rotation. Ereignisgesteuerte Anbindungen laufen über Webhooks, die Studio voraussetzen; Studio steht im Editionsvergleich nur in der Spalte Enterprise.
Zwei Grenzen entscheiden ebenfalls über den Umfang. Erstens die Edition: Die Lokalisierungsseiten zu Deutschland, Österreich und Schweiz nennen selbst keine Edition; im Editionsvergleich von odoo.com stehen die Zeile Accounting mit Konsolidierung, Lokalisierungen und Berichten sowie Studio, Payroll, Documents, PLM, Quality, Field Service, Helpdesk und Marketing Automation nur in der Spalte Enterprise. Die oben beschriebenen Buchhaltungs- und Lokalisierungsfunktionen stehen dort in der Enterprise-Spalte; was davon Community führt, lassen Sie sich je Funktion vom Anbieter oder Partner zeigen. Zweitens die Betriebsart: Odoo Online ist laut Dokumentation 20.0 mit eigenen Modulen und mit Modulen aus dem Apps-Store unvereinbar. Eine Funktion, die eigenen Code braucht, führt damit zu Odoo.sh oder On-Premise; die Grenzen beschreibt Odoo Online: Was möglich ist.
Typische Fehler
- Das Altsystem wird zum Stichtag abgeschaltet, das Aufbewahrungsfenster läuft aber weiter. Für die Frist müssen Wiedergabe und Lesbarmachen gesichert sein: in Deutschland, wenn die Unterlagen als Wiedergabe auf einem Bildträger oder anderen Datenträger liegen, mit den Handels- und Geschäftsbriefen und Buchungsbelegen bildlich und mit den übrigen Unterlagen inhaltlich übereinstimmend und jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar gemacht und maschinell ausgewertet werden können, Jahresabschluss, Eröffnungsbilanz und die amtlichen beziehungsweise handschriftlich zu unterschreibenden Präferenznachweise nach Abs. 1 Nr. 4a ausgenommen (§ 147 Abs. 2 und Abs. 5 AO), in Österreich auf Datenträgern vollständig, geordnet, inhaltsgleich und urschriftgetreu, wobei das Erfordernis der urschriftgetreuen Wiedergabe entfällt, soweit die Unterlagen nur auf Datenträgern vorliegen (§ 132 Abs. 2 und 3 BAO), in der Schweiz mit den zugrunde liegenden Geschäftsvorfällen übereinstimmend und jederzeit wieder lesbar (Art. 958f Abs. 3 OR).
- Der Datenimport wird als Migration der ganzen Historie geplant. Wiederholte Importe legen keine Dubletten an, sondern ändern bestehende Datensätze, wenn die Datei je Zeile eine External ID oder die Database ID enthält; alte Bewegungsdaten brauchen daneben einen eigenen Aufbewahrungsort.
- Die Anbindungen werden erst nach dem Import festgelegt. Jede Schnittstelle hat ein Format, eine Taktung und einen Fehlerweg und ist ein eigener Arbeitsblock mit eigener Testzeit.
- Eigene Anpassungen werden für Odoo Online eingeplant. Die Betriebsart muss vor der Anpassung feststehen, nicht danach.
- Der Ausstieg wird nicht geregelt. Eine gekündigte Cloud-Datenbank bleibt drei Wochen deaktiviert und wird danach zerstört; gelöschte personenbezogene Daten können in den Sicherungen bis zu zwölf Monate liegen. Der Enterprise-Abonnementvertrag sieht daneben die Wahl zwischen Löschen und Rückgabe vor, soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht.
So gehen Sie vor
- Erstellen Sie ein Inventar aus Systemen, Anbindungen und Funktionen, je Eintrag mit Nutzungshäufigkeit, Datenmenge und verantwortlicher Person.
- Rechnen Sie die Aufbewahrungsfristen je Land und Unterlagenart mit dem je eigenen Fristbeginn und legen Sie fest, wie die Altdaten bis dahin wiedergegeben werden können; für Deutschland prüfen Sie, ob die Erleichterung nach Ablauf des fünften Kalenderjahres nach der Umstellung greift. Das Vorgehen beim Übertragen beschreibt Datenübernahme aus dem Altsystem.
- Führen Sie die Fit-Gap-Liste gegen die Dokumentation 20.0 und notieren Sie je Funktion Edition, Tarif und Betriebsart; den Ablauf zeigt Fit-Gap-Analyse für Odoo.
- Entscheiden Sie die Betriebsart, bevor Sie Anpassungen zusagen, und prüfen Sie die Tarifgrenzen für Mehrfirmenbetrieb und API.
- Legen Sie Stichtag und Parallelbetrieb fest und testen Sie Datenimport und Datenbankexport vor dem Abschalten des Altsystems; dazu passt Stichtag und Parallelbetrieb.
Die Zuordnung der Risikofelder, die Reihenfolge der Schritte und die Bewertung, was ein eigener Arbeitsblock ist, sind redaktionelle Einschätzungen dieses Beitrags.