Buchungssätze und Bilanz in Odoo auswerten

Wer eine Summe im Jahresabschluss bezweifelt, geht den Weg zurück: von der Zeile im Bericht über das Konto zur einzelnen Buchung und zum Beleg. Odoo 20.0, veröffentlicht im September 2026, trennt dafür zwei Orte: die Liste der Journalbuchungen (Journal Entries) und das Berichtswesen (Reporting). Die Schritte und die Tabelle unten führen durch beide Wege.

Was Sie vorab brauchen

• Zugriff auf die App Buchhaltung (Accounting). Die Editionsseite führt sie nur in der Enterprise-Spalte; die App Rechnungsstellung (Invoicing) gibt es in beiden Editionen.
• Einen Bezugspunkt: Die Bilanz gilt zu einem Stichtag, Gewinn und Verlust für einen Zeitraum.
• Die Nummern aus Ihrer Frage: Buchungs-, Konto- oder Belegnummer aus Rechnung, Kontoauszug oder Steuerbericht.
• Für den Assistenten Buchungen festschreiben den Entwicklermodus, solange die Unveränderlichkeitsfunktionen nicht aktiv sind.

Buchungen finden: Liste, Suche, Gruppierung

Einzelne Buchungen stehen unter Buchhaltung ‣ Buchhaltung ‣ Journalbuchungen (Journal Entries): je Zeile Buchungsdatum, Journal, Referenz und Status, dazu die Buchungszeilen mit Konto, Soll und Haben. Die Ansicht hat eine Suchleiste; die Eingabe entspricht dem Operator enthält, das Drop-down daneben öffnet Filter, Gruppieren nach und Favoriten. Vorkonfigurierte Filter ändern die Auswahl, ein benutzerdefinierter Filter verknüpft mehrere Regeln mit allen oder beliebigen Bedingungen. Über Gruppieren nach bündeln Sie die Liste nach einem Feld Ihrer Wahl, zum Beispiel Journal oder Konto. Eine passende Suche speichern Sie als Favorit; zum Weitergeben öffnen Sie mit Strg+K die Befehlspalette und wählen Share. Zugriffsrechte können entscheiden, wie viele Zeilen eine andere Person sieht.

Die Bilanz auswerten: Stichtag, Filter, Aufklappen

Die Bilanz (Balance Sheet) öffnen Sie im Berichtswesen: Buchhaltung ‣ Berichtswesen, dort den Bericht Bilanz wählen. Er stellt Vermögen, Schulden und Eigenkapital zu einem Datum gegenüber. Die Berichte des Berichtswesens sind laut Dokumentation generisch und unabhängig vom installierten Lokalisierungspaket verfügbar; länderspezifische Erklärungen kommen zusätzlich aus dem Steuerpaket.

In der Kopfzeile stehen Datumsfilter, das Menü Vergleich, der Journalfilter (Voreinstellung All Journals), ein Analysefilter für Kostenstellen und der Filter für die Art der Einträge; dieser steht in der Voreinstellung auf gebuchten Buchungen (Posted Entries Only, Accrual Basis), Entwürfe zählen dann nicht mit. Umstellen lässt er sich auf Entwürfe und auf die Ist-Basis. Dazu kommen Anzeigeoptionen wie Hide lines at 0 (Zeilen mit dem Wert null ausblenden) und Split Horizontally (den Bericht waagerecht aufteilen, damit er ohne Scrollen sichtbar bleibt). Welche Filter und Optionen zur Verfügung stehen, unterscheidet sich je Bericht.

Eine Zahl prüfen Sie, indem Sie die Zeile aufklappen: links das Pfeilsymbol bis zum Konto, rechts daneben bis zur Journalbuchung, Zahlung oder Rechnung; das Menü daneben führt zu Kommentieren (Annotate) und den Details. Welche Zeile in der Bilanz erscheint, folgt dem Kontotyp im Kontenplan (Buchhaltung ‣ Konfiguration ‣ Kontenplan): dorthin gehören Forderungen, Bank und Bargeld, Umlauf- und Anlagevermögen, Vorauszahlungen, Sachanlagen, Verbindlichkeiten, Kreditkarten, kurz- und langfristige Verbindlichkeiten sowie Eigenkapital; Erträge, Aufwendungen, Abschreibungen und Umsatzkosten gehören in Gewinn und Verlust. Konten vom Typ Erträge des laufenden Jahres (Current Year Earnings, Ergebnisverwendungskonten) ordnet die Dokumentation zum Jahresabschluss dagegen den Gewinn- und Verlustkonten zu: Sie stehen am Ende der Gewinn- und Verlustrechnung, und in der Bilanz erscheinen nur die Gegenkonten ihrer Buchungen; die Kontenplanseite derselben Version führt den Typ in der Rubrik Bilanz. Wie Sie die Konten für Deutschland einrichten, zeigt Kontenrahmen SKR03 und SKR04 in Odoo einrichten.

Als Gegenprobe dient die Rohbilanz unter Buchhaltung ‣ Berichtswesen ‣ Rohbilanz; über Optionen wählen Sie Hierarchie und Zwischensummen für die Kontengruppen. Bilanzkonten führen ihren Saldo in das neue Geschäftsjahr fort, Gewinn- und Verlustkonten beginnen bei null. Das Ergebnis des Vorjahres steht deshalb zunächst als dynamische Zeile Gewinnvortrag (Result Brought Forward) in Rohbilanz und Hauptbuch, bis eine manuelle Buchung sie ersetzt.

Welcher Bericht beantwortet welche Frage

Die Tabelle nennt zu jeder Frage den Bericht und den Weg dorthin in der App Buchhaltung der Version 20.0. Die Berichte des Berichtswesens öffnen Sie über Buchhaltung ‣ Berichtswesen und wählen dort den Bericht; die Dokumentation führt Bilanz, Gewinn und Verlust, Hauptbuch, Offene Forderungen, Offene Verbindlichkeiten und Steuerbericht in der Berichtsliste des Berichtswesens. Einen vollständigen Pfad bis zum Berichtsnamen nennt sie für die Rohbilanz (Buchhaltung ‣ Berichtswesen ‣ Rohbilanz), den Prüfpfad (Buchhaltung ‣ Überprüfen ‣ Audit Trail), den Jahresbericht (Buchhaltung ‣ Überprüfen ‣ Jahresbericht) und die Liste der Journalbuchungen (Buchhaltung ‣ Buchhaltung ‣ Journalbuchungen); für die übrigen Zeilen nennt die Tabelle das Menü und den Berichtsnamen.

Frage	Bericht oder Ansicht	Weg in Odoo 20.0	Was Sie dort ablesen
Welche Buchung steckt hinter dieser Summe?	Bilanz mit aufklappbaren Zeilen	Buchhaltung ‣ Berichtswesen, Bericht Bilanz	bis zum Konto und weiter bis zur Journalbuchung, Zahlung oder Rechnung
Wie lautet eine einzelne Buchung?	Journalbuchungen	Buchhaltung ‣ Buchhaltung ‣ Journalbuchungen	Buchungsdatum, Journal, Referenz, Soll- und Haben-Zeilen
Alle Bewegungen eines Kontos	Hauptbuch	Buchhaltung ‣ Berichtswesen, Bericht Hauptbuch	alle Buchungen aller Konten im Datumsbereich, je Konto aufklappbar
Bestand zu einem Stichtag	Bilanz	Buchhaltung ‣ Berichtswesen, Bericht Bilanz	Vermögen, Schulden und Eigenkapital zu einem Datum
Ertrag und Aufwand eines Zeitraums	Gewinn und Verlust	Buchhaltung ‣ Berichtswesen, Bericht Gewinn und Verlust	Nettoeinkommen je Konto
Ist die Rohbilanz insgesamt ausgeglichen (Summe Soll gleich Summe Haben)?	Rohbilanz	Buchhaltung ‣ Berichtswesen ‣ Rohbilanz	Kontensalden und Kontengruppen; die Rohbilanz ist standardmäßig insgesamt ausgeglichen, einzelne Konten dürfen einen Saldo haben; Optionen ‣ Hierarchie und Zwischensummen
Welche Kundenrechnungen sind offen?	Offene Forderungen	Buchhaltung ‣ Berichtswesen, Bericht Offene Forderungen	unbezahlte Verkaufsrechnungen mit Alter
Welche Lieferantenrechnungen sind offen?	Offene Verbindlichkeiten	Buchhaltung ‣ Berichtswesen, Bericht Offene Verbindlichkeiten	unbezahlte Rechnungen, Gutschriften, Überzahlungen mit Alter
Wer hat wann welchen Wert geändert?	Prüfpfad	Buchhaltung ‣ Überprüfen ‣ Audit Trail	Benutzer, Datum, alter und neuer Wert
Welche Buchungen sind noch nicht mit Hash gesichert?	Journalbuchungen mit dem Filter Nicht festgeschrieben (Not Secured)	Filter in der Suchleiste der Liste	gebuchte Posten ohne Festschreibung
Welche Steuerbeträge fallen an?	Steuerbericht	Buchhaltung ‣ Berichtswesen, Bericht Steuerbericht	Nettobetrag und Steuerbetrag je Steuer, nach Verkäufen und Einkäufen
Bericht für Bank oder Gesellschafter	Jahresbericht	Buchhaltung ‣ Überprüfen ‣ Jahresbericht	Bilanz und Gewinn und Verlust mit Anpassen und Export als PDF

Schritt für Schritt: einer Differenz nachgehen

Schritt 1: Frage und Stichtag festlegen

Schreiben Sie in einem Satz, was Sie klären wollen, und dazu den Bezugspunkt. Bestandsfragen gehören zur Bilanz mit einem Stichtag, Erfolgsfragen zu Gewinn und Verlust mit einem Zeitraum. Ergebnis: Sie wissen, welchen Bericht Sie öffnen.

Schritt 2: Den Bericht filtern und aufklappen

Öffnen Sie den Bericht, setzen Sie den Datumsfilter und prüfen Sie den Filter für die Art der Einträge. Klappen Sie die auffällige Zeile bis zum Konto auf und dann bis zur einzelnen Journalbuchung. Ergebnis: Sie haben einen Betrag, ein Konto und eine Referenz.

Schritt 3: Die Buchung prüfen und gegenrechnen

Suchen Sie die Referenz unter Buchhaltung ‣ Buchhaltung ‣ Journalbuchungen und prüfen Sie Datum, Journal, Zeilen und Status; steht die Buchung noch im Entwurf, kann das die Abweichung erklären. Rechnen Sie das Konto danach im Hauptbuch nach: Die Dokumentation beschreibt es als Liste aller Transaktionen aller Konten im Datumsbereich, aufklappbar bis zur einzelnen Buchung. Ergebnis: Die Buchung erklärt die Differenz, oder die fehlende Zeile ist sichtbar.

Schritt 4: Den Stand der Sicherung prüfen

Sehen Sie in der Journalbuchung nach, ob der Eintrag festgeschrieben ist: Neben dem Status Gebucht steht dann ein Sperrsymbol, und im Reiter Weitere Informationen ist das Kästchen Festgeschrieben gesetzt. Ergebnis: Sie wissen, ob sich der Wert noch ändern kann.

Gesperrte und festgeschriebene Buchungen erkennen

Das Sperrdatum Alles sperren verhindert Änderungen an gebuchten Journalbuchungen mit Buchungsdatum bis einschließlich des Sperrdatums und verschiebt neue Buchungen mit früherem Datum auf den Folgetag; eine Ausnahme dazu können nur Benutzer mit Administratorrechten der Buchhaltungsapp anlegen, und sie gilt wahlweise für den eigenen Benutzer oder für alle. Das Datum Feste Sperrung (Hard Lock) ist dagegen irreversibel und kennt keine Ausnahme. Die Einzelheiten stehen in Festschreibung und Sperrdatum in Odoo.

Unabhängig davon sichert Odoo Buchungen mit einem Hash. Dazu aktivieren Sie in Buchhaltung ‣ Konfiguration ‣ Journale im Reiter Erweiterte Einstellungen die Option Gebuchte Posten mit Hash festschreiben; sobald ein Posten in einem solchen Journal gebucht ist, lässt sich die Option nicht mehr abschalten. Der Assistent Buchungen festschreiben sichert alle Journalbuchungen bis zu einem gewählten Datum.

Der Filter Nicht festgeschrieben (Not Secured) in den Listen der Journalbuchungen und der Buchungszeilen findet gebuchte Posten, die noch nicht festgeschrieben sind. Den Bericht über die Unveränderlichkeitsprüfung laden Sie unter Buchhaltung ‣ Konfiguration ‣ Einstellungen im Abschnitt Berichtswesen; er zeigt je Journalpräfix, ob alle Einträge korrekt gehasht sind.

So prüfen Sie das Ergebnis

1. Aufklappen: Eine Zahl aus der Bilanz lässt sich bis zur Journalbuchung und deren Soll- und Haben-Zeilen verfolgen. Lässt sich eine Zeile nicht weiter aufklappen, sehen Sie im Hauptbuch desselben Kontos nach, welche Einzelbuchungen den Saldo bilden, und prüfen den Kontotyp im Kontenplan.
2. Gegenprobe: Hauptbuch und Rohbilanz ergeben für dasselbe Konto denselben Saldo. Beispielrechnung mit erfundenen Beträgen: Eine Zeile Forderungen über 12.000,00 Euro erscheint im Hauptbuch als Summe der Einzelbuchungen dieses Kontos.
3. Filterprotokoll: Rufen Sie dieselbe Zahl mit denselben Filtern ein zweites Mal auf und vergleichen Sie sie mit dem vorherigen Export. Weichen die Werte ab, prüfen Sie zuerst, ob Datum, Vergleich und Filter noch gleich stehen; auch nachgebuchte oder geänderte Buchungen verändern eine Summe. Notieren Sie Datum, Vergleich, Journal und die Art der Einträge.
4. Stand der Sicherung: Prüfen Sie, ob die Buchung festgeschrieben und ob ein Sperrdatum gesetzt ist. Erst dann lässt sich sagen, ob der Wert unverändert bleibt.

Wenn etwas nicht klappt

Symptom	Ursache	Abhilfe
Eine Rechnung fehlt im Bericht	Der Filter für die Art der Einträge steht in der Voreinstellung auf gebuchten Buchungen	Rechnung buchen oder den Filter auf Entwürfe umstellen
Die Summe ändert sich nach einem Filterwechsel	Journal- oder Analysefilter grenzt die Buchungen ein	Filter notieren und dieselbe Einstellung herstellen
Die Zeile lässt sich nicht weiter aufklappen	Möglich: Die Zeile fasst auf dieser Ebene zusammen und zeigt Einzelposten erst tiefer	im Hauptbuch desselben Kontos die Einzelbuchungen lesen und den Kontotyp prüfen
Eine neue Buchung erhält ein späteres Datum	Das Buchungsdatum liegt bis einschließlich des Sperrdatums	im offenen Zeitraum buchen; gegen das Sperrdatum Alles sperren kann ein Administrator der Buchhaltungsapp eine Ausnahme anlegen, gegen die Feste Sperrung (Hard Lock) nicht, sie ist irreversibel
Gebuchte Buchungen bleiben im Filter Nicht festgeschrieben (Not Secured)	Die Hash-Option des Journals ist nicht aktiv, oder der Assistent reichte nur bis zu einem früheren Datum	Option im Journal aktivieren oder den Assistenten für den Zeitraum ausführen
Bilanz und Gewinn und Verlust passen nicht zusammen	Möglich: Stichtag und Zeitraum wurden verwechselt	Bilanz mit einem Datum öffnen, Gewinn und Verlust mit dem Zeitraum bis dorthin

Was rechtlich dahintersteht

Die Auswertung steht auf Buchungen, die nachvollziehbar bleiben müssen. In Deutschland verlangt § 146 Abs. 1 AO, Buchungen einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorzunehmen; nach Abs. 4 darf eine Buchung nicht so verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist.

In Österreich verlangt § 131 Abs. 1 BAO für die dort genannten Bücher und Aufzeichnungen, dass sie einem sachverständigen Dritten in angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle vermitteln und sich die einzelnen Geschäftsvorfälle in ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen (Fassung gültig seit 1. Januar 2026). Bei maschineller Festhaltung soll der Zusammenhang zwischen Buchungen und Belegen klar nachgewiesen und die Summenbildung nachvollziehbar sein (§ 131 Abs. 2 BAO).

In der Schweiz folgt die Buchführung den Grundsätzen ordnungsmässiger Buchführung: vollständige, wahrheitsgetreue und systematische Erfassung, Belegnachweis, Klarheit, Zweckmässigkeit und Nachprüfbarkeit (Art. 957a Abs. 2 OR). Die Rechnungslegung soll die wirtschaftliche Lage so darstellen, dass sich Dritte ein zuverlässiges Urteil bilden können (Art. 958 Abs. 1 OR); wo die Pflicht zur Buchführung und Rechnungslegung nach Art. 957 Abs. 1 OR besteht, setzt sich die Jahresrechnung aus Bilanz, Erfolgsrechnung und Anhang zusammen (Art. 958 Abs. 2 OR). Einzelunternehmen und Personengesellschaften können auf den Anhang verzichten, wenn sie nicht zur Rechnungslegung nach den Vorschriften für grössere Unternehmen verpflichtet sind (Art. 959c Abs. 3 OR). Einzelunternehmen und Personengesellschaften mit weniger als 500 000 Franken Umsatzerlös im letzten Geschäftsjahr müssen dagegen nur über die Einnahmen und Ausgaben sowie über die Vermögenslage Buch führen (Art. 957 Abs. 2 OR).

Was das für eine einzelne Bilanzposition bedeutet, hängt von Ihrem Einzelfall ab und gehört in die Steuerberatung. Den Ablauf des Abschlusses beschreibt Jahresabschluss in Odoo, die Anforderungen an das Verfahren GoBD und Odoo.

Wann Sie Hilfe holen sollten

• Wenn die Differenz eine Steuer betrifft, etwa eine Umsatzsteuerposition oder eine Abgrenzung. Ob eine Gegenbuchung oder eine Ausnahme gegen das Sperrdatum Alles sperren der richtige Weg ist, entscheidet die Buchhaltung.
• Wenn unklar ist, welches Unternehmen einer Datenbank ein Bericht auswertet. Wie Rechte und Datenregeln die Sicht begrenzen, beschreibt Buchhaltungsrechte in Odoo.
• Wenn Kontoauszugszeilen noch nicht abgeglichen sind. Ihr Betrag steht auf dem Zwischenkonto des Journals und erscheint mit der Bilanz; den Ablauf beschreibt Bankabstimmung in Odoo.
• Wenn ein Bericht nach außen gehen soll. Die Kennzahlen für die Geschäftsführung ordnet Management-Berichte aus Odoo zu.