E-Rechnung empfangen und verarbeiten in Odoo

Eine Eingangsrechnung in Odoo entsteht nicht von Hand: Der Lieferant schickt seine Rechnung, und Odoo legt daraus einen Entwurf im Einkaufsjournal an. Eine Ausnahme bildet der Peppol-Empfang in die Documents-App: Dort landet zunächst nur das Dokument, und erst ein Klick auf Create Vendor Bill erzeugt den Entwurf. Welcher Weg dorthin passt, hängt davon ab, was Ihre Lieferanten senden und ob Sie im Peppol-Netz registriert sind. Die Pflichtseite dazu, seit wann Sie in Deutschland E-Rechnungen empfangen müssen und für welche Umsätze, behandelt E-Rechnung in Deutschland: Pflicht und Odoo-Umsetzung.

Was Sie vorab brauchen

• Ein Einkaufsjournal in der App Buchhaltung (Accounting, Odoo Enterprise) beziehungsweise Rechnungsstellung (Invoicing, Odoo Community): Der Editionsvergleich ordnet die umfassende Buchhaltung der Enterprise-Edition zu; das Community-Modul account trägt laut Manifest den Namen Invoicing und enthält Mail-Alias am Journal und Peppol-Empfang (Quellcode 19.0 und 20.0). Die Menüpfade in diesem Artikel folgen der Enterprise-Dokumentation (Accounting); in Community finden Sie dieselben Bereiche unter Rechnungsstellung.
• Eine hinterlegte Alias-Domain für E-Mail-Adressen Ihrer Datenbank. Ohne sie zeigt der Journals-Bildschirm statt des Alias-Felds nur den Link zum Konfigurieren der Alias-Domain.
• Für den Peppol-Empfang: Ihre Peppol-Endpunktkennung (Handelsregister- oder Umsatzsteuer-IdNr.), eine E-Mail-Adresse und eine Telefonnummer mit Ländervorwahl. Nutzen Sie bisher einen anderen Access Point, lassen Sie sich dort zuerst abmelden; je Endpunktkennung kann nur eine Empfängerregistrierung aktiv sein.
• Für reine PDFs und Scans ohne strukturierten Datensatz: die Dokumentdigitalisierung. Sie gehört zu Odoo Enterprise und verbraucht IAP-Guthaben; E-Rechnungen mit XML-Datensatz brauchen sie nicht.

Wohin eingehende Rechnungen in Odoo landen

Odoo nimmt Rechnungen auf drei Wegen an:

Weg	Was ankommt	Ergebnis in Odoo	Edition
E-Mail an das Journal-Alias	PDF- oder XML-Anhang	Entwurf einer Eingangsrechnung im Einkaufsjournal; die Werte aus dem XML-Datensatz liest der Community-Quellcode in den Entwurf ein	Alias-Empfang laut Dokumentation ohne Editionsangabe; XML-Übernahme im Community-Quellcode von 19.0 und 20.0 belegt
Peppol	strukturiertes Dokument über das Peppol-Netz	Abruf mehrmals täglich; Entwurf im Einkaufsjournal oder Dokument in der Documents-App, daraus erst per Create Vendor Bill der Entwurf	Registrierung auch in Community; Documents-App nur Enterprise
Upload im Dashboard	PDF per Drag-and-Drop oder Upload	Entwurf; mit Digitalisierung (OCR) werden Felder erkannt	Upload auch Community; OCR nur Enterprise mit IAP-Guthaben

Schritt für Schritt: Empfang einrichten

Schritt 1: Mail-Alias am Einkaufsjournal prüfen

Öffnen Sie Buchhaltung ‣ Konfiguration ‣ Journale (Accounting ‣ Configuration ‣ Journals) und wählen Sie das Einkaufsjournal vom Typ Einkauf (Purchase). Im Reiter Erweiterte Einstellungen steht das Feld E-Mail-Alias (Email Alias). Odoo legt nach der Dokumentation zur Dokumentdigitalisierung als Standard-Alias vendor-bills@ gefolgt von der Alias-Domain an und verarbeitet über dieses Postfach Anhänge im PDF- und XML-Format. Den Alias können Sie hier ändern.

Ergebnis: Sie sehen eine vollständige Adresse, an die Ihre Lieferanten senden können.

Schritt 2: Peppol-Empfang aktivieren

Gehen Sie auf Buchhaltung ‣ Konfiguration ‣ Einstellungen in den Abschnitt PEPPOL Electronic Invoicing. Klicken Sie Activate Electronic Invoicing, wählen Sie im Dropdown die länderspezifische Endpunkt-Kennung und tragen Sie Endpunkt, E-Mail und Telefonnummer mit Ländervorwahl ein. Mit Activate Peppol schicken Sie die Registrierung ab; sie wird nach der Dokumentation innerhalb eines Tages freigeschaltet. Die Registrierung ist kostenlos und auch in Odoo Community möglich.

Stellen Sie danach das Empfangsziel ein: Receive in Journal legt jede eingehende Eingangsrechnung als Entwurf in dem Einkaufsjournal ab, das im Feld Incoming Invoices Journal steht. Receive in Documents legt die Dokumente stattdessen in der Documents-App ab; das erfordert die Documents-App (Enterprise) und das Modul Documents - Import from Peppol (documents_account_peppol). Speichern Sie die Einstellungen.

Ergebnis: Die Registrierungsseite zeigt Ihren Teilnehmerstatus, und Dokumente von Peppol-Teilnehmern erreichen Ihre Datenbank.

Schritt 3: Dokumentdigitalisierung einschalten (optional)

Für E-Rechnungen mit XML-Datensatz ist dieser Schritt nicht nötig. Er lohnt sich für Lieferanten, die reine PDFs oder Scans ohne strukturierten Datenteil senden. Schalten Sie unter Buchhaltung ‣ Konfiguration ‣ Einstellungen im Abschnitt Digitization die Option Document Digitization ein und entscheiden Sie, ob Eingangsrechnungen automatisch oder nur auf Anfrage verarbeitet werden. Der Dienst gehört zu Odoo Enterprise und verbraucht In-App-Purchase-Guthaben (IAP).

Schritt 4: Eingehende Rechnung annehmen

Eine E-Mail an das Journal-Alias erzeugt nach dem Community-Quellcode von Odoo 19.0 eine Eingangsrechnung im Entwurf. Odoo sucht den Lieferanten anhand der Absenderadresse; hängt an der E-Mail eine XML-Datei, erkennt der Code darin an der CustomizationID unter anderem XRechnung, das Peppol-Format BIS Billing 3.0 und in der Syntax UN/CEFACT CII ZUGFeRD- und Factur-X-Datensätze, und liest die Werte in den Entwurf ein. Bei einem PDF mit eingebettetem Datensatz extrahiert Odoo den XML-Teil und verarbeitet ihn genauso. Mehrere Anhänge in einer E-Mail können mehrere Entwürfe erzeugen.

Über Peppol holt Odoo neue Dokumente mehrmals täglich ab. Steht das Empfangsziel auf Receive in Journal, erzeugt Odoo je Dokument einen Eingangsrechnungs-Entwurf im Einkaufsjournal; steht es auf Receive in Documents, landet das Dokument in der Documents-App, und erst der Button Create Vendor Bill dort erzeugt den Entwurf (Dokumentation Odoo 19.0 und 20.0). Im Entwicklermodus starten Sie den Abruf unter Einstellungen ‣ Technisch ‣ Geplante Aktionen mit der Aktion Peppol: retrieve new documents per Klick.

Ergebnis: Beim Empfang ins Einkaufsjournal liegt unter Buchhaltung ‣ Lieferanten ‣ Eingangsrechnungen (Vendors ‣ Bills) ein Entwurf mit Anhängen; bei Receive in Documents liegt das Dokument im gewählten Ordner, bis Sie Create Vendor Bill klicken.

Schritt 5: Entwurf vervollständigen und buchen

Prüfen Sie den Entwurf anhand der Dokumentation zu Eingangsrechnungen: Lieferant, Rechnungsreferenz, Rechnungsdatum, Zahlungsreferenz, Empfängerbankkonto und Fälligkeit beziehungsweise Zahlungsbedingungen, dazu die Positionen mit Menge, Preis und Steuern. Bei digitalisierten reinen PDFs bleibt der Lieferant laut Dokumentation leer, solange sein Kontakt nicht in der Datenbank steht. Beim Einlesen eines XML-Datensatzes legt der Community-Quellcode von Odoo 19.0 den Lieferanten hingegen selbst an, wenn der Datensatz Name und Umsatzsteuer-Identifikationsnummer enthält. Bei Bestellbezug verknüpfen Sie den Entwurf über den Smart-Button Purchase Matching mit den Bestellpositionen.

Mit Confirm buchen Sie die Eingangsrechnung: Odoo vergibt eine eindeutige Nummer und erzeugt die Buchung. Danach ist die Rechnung nicht mehr änderbar; über Reset to draft kommen Sie zurück in den Entwurf.

Ergebnis: Die Eingangsrechnung steht im Status Gebucht, und die Rechnungsdatei bleibt als Anhang an ihr hängen.

So prüfen Sie das Ergebnis

Die Prüfung hat in Deutschland zwei Ebenen: das Format der Datei und ihren Inhalt.

1. Datei vorhanden. An der Eingangsrechnung muss die empfangene Datei hängen: bei XRechnung eine XML-Datei, bei ZUGFeRD ein PDF, aus dem sich der eingebettete Datensatz factur-x.xml auslesen lässt. Aus dem strukturierten Teil ergibt sich für die Umsatzsteuer, ob eine E-Rechnung vorliegt.
2. Formatfehler prüfen. Eine Datei, die wegen Formatfehlern die Anforderungen an das strukturierte Format nicht erfüllt, ist nach Rn. 6a des BMF-Schreibens vom 15. Oktober 2025 eine sonstige Rechnung. Ob ein Formatfehler vorliegt, kann nach dieser Randnummer mit einer geeigneten Validierungsanwendung geprüft werden; für XRechnung steht der Validator der KoSIT als Open-Source-Anwendung bereit, zur Sichtprüfung können Sie die Datei im E-Rechnungs-Viewer der Steuerverwaltung ansehen, einem laut Seite unverbindlichen Service mit der XRechnung-Version 3.0.1. Nach Rn. 35a desselben Schreibens können Sie sich bei Beachtung der Sorgfaltspflichten eines ordentlichen Kaufmanns auf das technische Ergebnis einer Validierung verlassen; den Validierungsbericht aufzubewahren bietet sich dort als Nachweis an.
3. Inhalt prüfen. Eine Validierung ersetzt nach Rn. 35a nicht die dem Empfänger obliegende Prüfung der Rechnung auf Vollständigkeit und Richtigkeit. Vergleichen Sie Leistung, Beträge, Steuersätze und Zahlungsdaten des Entwurfs mit Auftrag oder Lieferschein und mit dem angehängten Dokument. Stimmen die erkannten Steuern nicht, korrigieren Sie die Steuerzuordnung an den Positionen, bevor Sie buchen.
4. Aufbewahrung sicherstellen. Bewahren Sie das Doppel jeder empfangenen Rechnung acht Jahre auf; die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres der Rechnungsausstellung (§ 14b Abs. 1 Satz 1 und 3 UStG). Das ist eine Grundfrist: § 14b Abs. 1 Satz 3 UStG lässt § 147 Abs. 3 AO unberührt, und nach § 147 Abs. 3 Satz 5 AO läuft die Aufbewahrungsfrist nicht ab, soweit und solange die Rechnung für Steuern von Bedeutung ist, für die die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist. Der strukturierte Teil einer E-Rechnung ist nach Rn. 60 des BMF-Schreibens vom 15. Oktober 2024 in der durch das Schreiben vom 15. Oktober 2025 gefassten Fassung so aufzubewahren, dass er unversehrt in seiner ursprünglichen Form vorliegt; für Zwecke der Umsatzsteuer liegt allein durch Speicherung oder Archivierung außerhalb eines GoBD-konformen Datenverarbeitungssystems regelmäßig kein Verstoß vor. Für Aufbewahrungspflichten zu anderen als umsatzsteuerlichen Zwecken verweist Rn. 61 desselben Schreibens auf die GoBD. Wie Sie Anhänge in Ihrer Datenbank sichern und in ein Archiv übernehmen, behandelt GoBD und Odoo.

Wenn etwas nicht klappt

Diese Fälle stammen aus den Verhaltensweisen des Community-Quellcodes und den Hinweisen der Dokumentation.

Symptom	Ursache	Abhilfe
Auf die E-Mail an den Alias kommt nur eine Unzustellkeitsnachricht	Odoo legt ohne Anhang keinen Entwurf an	E-Mail mit PDF- oder XML-Anhang erneut senden
Es entsteht kein Entwurf, obwohl ein Anhang da war	Am Journal-Alias werden nur PDF- und XML-Anhänge verarbeitet	Dateiformat prüfen; für Scans den Scanner auf PDF-Ausgabe stellen, JPG-Dateien über das Alias der Documents-App empfangen
Entwurf trägt keine Werte aus der XML	Format wurde nicht erkannt oder der Datensatz enthält die Angaben nicht	Kennung der Datei prüfen (CustomizationID beziehungsweise CrossIndustryInvoice); Werte manuell erfassen und die Datei validieren
Feld Lieferant bleibt leer	Die Absenderadresse ist keinem Kontakt zugeordnet	Lieferanten anlegen und E-Mail-Adresse pflegen, dann den Entwurf zuordnen
Peppol-Dokumente kommen nicht an	Registrierung noch in Bearbeitung (bis zu einem Tag), älterer Access Point noch registriert oder Abruf-Planer nicht gelaufen	Registrierungsstatus prüfen, beim Altanbieter abmelden, Abruf im Entwicklermodus starten
Peppol-Dokumente landen im Journal statt in Documents	Empfangsziel steht auf Receive in Journal	In der Peppol-Registrierung auf Receive in Documents umstellen und ein Dokumenten-Arbeitsbereich wählen

Wann Sie Hilfe holen sollten

Welchen Übermittlungsweg Sie und Ihre Lieferanten nutzen, ist eine zivilrechtliche Frage zwischen den Vertragsparteien (BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024, Rn. 36); die E-Mail ist nur ein möglicher Weg. Zeigt der Validator bei Rechnungen eines Lieferanten wiederholt Formatfehler, weisen Sie ihn darauf hin; seinen zivilrechtlichen Anspruch auf eine ordnungsgemäße Rechnung macht der Empfänger vor den ordentlichen Gerichten geltend (Rn. 43). Fragen zum Vorsteuerabzug aus einer beanstandeten Rechnung klären Sie mit Ihrer Steuerberatung. Für die Enterprise-Einrichtung mit Documents-App und Digitalisierung unterstützt Sie ein Odoo-Partner. Für den Versand einer E-Rechnung aus Odoo siehe XRechnung und ZUGFeRD senden, für die Netz-Anbindung Peppol-Anbindung.