Lieferanten-QR-Rechnung in Odoo einlesen

Ihre Lieferanten stellen Rechnungen in der Schweiz als QR-Rechnung aus: Zahlteil, Empfangsschein und Swiss QR Code tragen die Zahlungsdaten im Klartext und in maschinenlesbarer Form. Für das Auslesen des Swiss QR Code nennt die geöffnete Dokumentation keine Funktion: Sie übertragen die Zahlungsdaten aus dem Klartext in die Eingangsrechnung und bauen aus den registrierten Zahlungen die Datei, die Ihr E-Banking einliest. Den Weg von der Sammelzahlung zur Datei beschreibt die Dokumentation über die App Buchhaltung (Accounting); die Editionsübersicht führt diese App nur in der Enterprise-Spalte, und die Dateiliste des öffentlichen Community-Zweigs 20.0 enthält kein Modul für Sammelzahlungen und keinen ISO-20022-Export. Zwei Punkte entscheiden, ob die Bank diese Datei annimmt: die Kombination aus Konto und Referenz und die Zahlungsmethode des Bankjournals.

Was Sie vorab brauchen

• Eine Datenbank mit der App Buchhaltung (Accounting) oder Rechnungsstellung (Invoicing); die Editionsübersicht führt die Zeile Accounting nur in der Enterprise-Spalte und die Zeile Invoicing mit der darunter geführten Zeile Payments in beiden. Sammelzahlung und Zahlungsdatei sind über die App Buchhaltung beschrieben; im öffentlichen Community-Zweig 20.0 enthält die Dateiliste kein Modul für Sammelzahlungen und keinen ISO-20022-Export.
• Ein Bankjournal mit der Zahlungsmethode Swiss ISO20022 im Reiter Ausgehende Zahlungen; laut Dokumentation setzt die länderabhängige PAIN-Version voraus, dass die steuerliche Lokalisierung Ihres Landes in der Datenbank installiert ist.
• Den Schalter Stapelzahlungen in den Einstellungen der App Buchhaltung (Accounting, Abschnitt Kundenzahlungen); laut Dokumentation schaltet er Kunden- und Lieferanten-Stapelzahlungen ein.
• Den Lieferanten als Kontakt mit Anschrift und Bankkonto: die QR-IBAN oder die gewöhnliche IBAN als Kontonummer, dazu Inhaber, Bank und Währung, und das Konto freigegeben, weil Odoo ausgehende Zahlungen sonst blockiert.
• Die Rechnung als PDF, Scan oder Papier, damit Sie Referenz, Betrag und Währung ablesen können.
• Für die automatische Erfassung die Einstellung Dokument-Digitalisierung und IAP-Guthaben in der App Buchhaltung (Accounting); die Editionsübersicht führt die Belegerkennung (Vendor Bill OCR) in der Enterprise-Spalte. Ein Dokument verbraucht einen Credit, XML-Dateien brauchen keines, weil sie strukturierte Daten ohne OCR liefern.
• Für die Prüfung nach dem Buchen: die Angaben nach Art. 26 Abs. 2 MWSTG, also Name, Ort und Registriernummer des Leistungserbringers, Name und Ort des Empfängers, Art und Umfang der Leistung, Entgelt und Steuerausweis; Datum oder Zeitraum der Leistung nur bei Abweichung vom Rechnungsdatum, und bei einem Entgelt, das die Steuer einschliesst, genügt der Steuersatz. Den Abzug der in Rechnung gestellten Inlandsteuer regelt Art. 28 Abs. 1 lit. a MWSTG.

Was am QR-Beleg verbindlich ist

Die QR-Rechnung ist kein Gesetz, sondern ein Standard von SIX. Die Implementation Guidelines QR-Rechnung beschreiben den Aufbau des Belegs und richten sich laut SIX an Rechnungssteller, Banken und Softwareentwickler. Für Sie als Rechnungsempfänger zählt daraus eine Kombinationsregel: Eine QR-IBAN verlangt die QR-Referenz, eine gewöhnliche IBAN nur die SCOR-Referenz (ISO 11649) oder keine Referenz. Verletzt eine Zahlungsdatei diese Regel, kann die Bank sie zurückweisen. Für den Fall ohne Referenz sieht pain.001 keine Referenzart vor: Die Swiss Implementation Guidelines Customer-Bank Messages for Credit Transfer, Version 2.2, Anhang B, Tabelle 27, ordnen dem Beleg mit dem Code NON und einer gefüllten Mitteilung eine unstrukturierte Mitteilung in der Datei zu und dem Beleg mit dem Code NON ohne Mitteilung keine Mitteilung. Welche Elemente Odoo in diesem Fall schreibt, sagt die Dokumentation nicht; die Datei ist zu prüfen.

Steuerlich verbindlich ist etwas anderes: Der Leistungserbringer muss auf Verlangen eine Rechnung ausstellen, die ihn, den Leistungsempfänger und die Art der Leistung eindeutig identifiziert und in der Regel die Elemente nach Art. 26 Abs. 2 MWSTG enthält: Name, Ort und Registriernummer des Leistungserbringers, Name und Ort des Empfängers, Art, Gegenstand und Umfang der Leistung sowie das Entgelt; Datum oder Zeitraum der Leistungserbringung gehören nur dazu, soweit sie nicht mit dem Rechnungsdatum übereinstimmen, und beim Steuerausweis genügt bei einem Entgelt, das die Steuer einschliesst, die Angabe des anwendbaren Steuersatzes (Art. 26 Abs. 1 und 2 lit. a bis f MWSTG, konsolidierte Fassung, Stand 31. März 2025). Den Abzug der in Rechnung gestellten Inlandsteuer regelt Art. 28 Abs. 1 lit. a MWSTG. Die QR-Rechnung selbst ist nicht vorgeschrieben.

Zur Version: Heute massgebend ist die Version 2.3, in Kraft seit 21. November 2025; laut SIX bleibt sie bis November 2027 gültig. Die Version 2.4 gilt ab 14. November 2026 und wird mit dem SIC-Release vom 13. November 2026 eingeführt; sie lässt QR-IBAN und QR-Referenz nur noch für Rechnungen in Schweizer Franken zu. Für Euro-Rechnungen nennt sie nach dem Wegfall von euroSIC das Angebot der Bank, zum Beispiel eine SEPA-Überweisung, und ab November 2027 sind dort nur noch die Kombination IBAN mit SCOR-Referenz und IBAN mit unstrukturierter Mitteilung möglich. Klären Sie Euro-Zahlungen vorgängig mit Ihrer Bank.

Schritt für Schritt: von der QR-Rechnung zur Zahlungsdatei

Schritt 1: PDF ins Einkaufsjournal laden

Ziehen Sie die Datei im Buchhaltungsdashboard ins Journal Einkäufe, oder wählen Sie dort Hochladen. Alternativ sendet der Lieferant oder ein Scanner das PDF an das E-Mail-Alias des Einkaufsjournals; das Journal verarbeitet nur PDF- und XML-Anhänge. Ergebnis: Im Journal steht ein Entwurf, und das Dokument liegt als PDF rechts neben dem Formular. Die Erfassungswege im Einzelnen stehen in Eingangsrechnungen erfassen.

Schritt 2: Kontoart und Referenz aus dem Beleg ablesen

Suchen Sie auf dem Empfangsschein die Zeile Zahlbar an und darunter die Zeile Referenz; den Zahlteil brauchen Sie nur, wenn Angaben fehlen, denn beide Teile tragen dieselben Werte. Enthält die Kontonummer eine Institutsnummer zwischen 30000 und 31999, ist es eine QR-IBAN, und die Referenz ist die QR-Referenz aus 27 Zeichen (26 Ziffern und die Prüfziffer), in Fünfergruppen gedruckt. Ist es eine gewöhnliche IBAN, ist die Referenz eine SCOR-Referenz, die mit RF beginnt und 5 bis 25 Zeichen hat, oder es steht keine Referenz auf dem Beleg. Ergebnis: Sie kennen Kontoart, Referenz, Betrag und Währung.

Schritt 3: Bankkonto des Lieferanten anlegen

Öffnen Sie den Lieferantenkontakt, Reiter Buchhaltung, Feld Bankkonten, und legen Sie das Konto an: Kontonummer ist die Nummer vom Beleg, die QR-IBAN oder die IBAN, dazu Inhaber, Bank und Währung. Im öffentlichen Quellcode der Community-Fassung 20.0 prüft das Modul l10n_ch die IBAN und setzt bei einer Institutsnummer von 30000 bis 31999 das Feld QR-IBAN im Bankkonto; für Enterprise und Odoo Online ist dieses Verhalten nicht dokumentiert, prüfen Sie es in Ihrer Datenbank. Schalten Sie den Schalter Send Money ein; ohne diese Freigabe blockiert Odoo ausgehende Zahlungen. Ergebnis: Die Empfängerbank ist am Kontakt hinterlegt und für Zahlungen zugelassen.

Schritt 4: Zahlungsreferenz eintragen und Rechnung bestätigen

Trägt der Beleg eine Referenz, tragen Sie sie ohne Leerzeichen im Feld Zahlungsreferenz ein: die 27 Ziffern der QR-Referenz oder die SCOR-Referenz nach ISO 11649. Steht auf dem Beleg keine Referenz, lassen Sie das Feld Zahlungsreferenz leer. Verlassen Sie sich nicht auf die Digitalisierung: Die Dokumentation führt die Zahlungsreferenz nur im belgischen Format unter den erkannten Feldern; die Schweizer QR-Referenz tragen Sie vom Beleg ein. Prüfen Sie Rechnungsdatum, Betrag und Fälligkeit, und klicken Sie dann Bestätigen. Ergebnis: Die Rechnung ist gebucht; eine erfasste Referenz geht später in die Datei. Grenzen der Erkennung: KI-Belegerfassung in Odoo.

Schritt 5: Zahlung registrieren

Klicken Sie auf der Rechnung auf Bezahlen, und wählen Sie Journal, Zahlungsmethode, Betrag und Währung. Prüfen Sie im Fenster den Vermerk: Laut Dokumentation füllt Odoo ihn automatisch, wenn die Zahlungsreferenz auf der Rechnung gesetzt ist, und wenn er leer bleibt, wählen Sie die Lieferantenrechnungsnummer. Bei einer QR-IBAN muss der Vermerk aber die gültige 27-stellige QR-Referenz vom Beleg tragen; die Rechnungsnummer erfüllt das nicht. Wählen Sie eine Zahlungsmethode, die zur geplanten Sammlung passt. Ergebnis: Die Rechnung steht auf In Zahlung, und unter Buchhaltung ‣ Lieferanten ‣ Zahlungen liegt die Zahlung mit ihrem Vermerk.

Schritt 6: Sammelzahlung erstellen und Datei herunterladen

In der App Buchhaltung (Accounting) öffnen Sie Buchhaltung ‣ Lieferanten ‣ Zahlungen, markieren Sie die Zahlungen und wählen Sie Sammlung erstellen oder Aktionen ‣ Sammelzahlung erstellen. Prüfen Sie Sammeltyp Ausgehend, Bankjournal, Zahlungsmethode, Datum und Referenz; bei ISO 20022 setzen Sie den Gebührenträger (in der Fassung 20.0 Feld Kostenträger), also wer die Spesen trägt. Klicken Sie auf Bestätigen. Odoo hängt die erzeugte XML-Datei an den Chatter der Sammlung; laden Sie sie dort herunter. Die Dokumentation nennt als Standardformat PAIN.001.001.09 und vermerkt, dass das ältere PAIN.001.001.03 im November 2026 abgelöst wird. Ergebnis: eine pain.001-Datei mit allen Zahlungen der Sammlung. Für Zahlungen ohne Referenz schreibt der SIX-Standard keine Referenzart vor, sondern nur eine vorhandene unstrukturierte Mitteilung (Version 2.2, Anhang B, Tabelle 27); ob das Bankjournal das so umsetzt, zeigt erst die Dateiprüfung unten.

Schritt 7: Datei einreichen und Bankumsatz abstimmen

Laden Sie die XML-Datei im E-Banking hoch und geben Sie die Zahlungen frei. Sobald der Belastungsbetrag als Bankumsatz in Odoo ankommt, stimmen Sie ihn mit der Sammelzahlung ab; die Referenz der Sammlung ordnet den Gesamtbetrag den Zahlungen zu, und die Rechnungen wechseln auf Bezahlt. Wie das läuft, steht in Bankabstimmung in Odoo und für den Bezug der Umsätze in Schweizer Bankanbindung.

So prüfen Sie das Ergebnis

• In der App Buchhaltung (Accounting) trägt die Sammlung eine Referenz, und alle enthaltenen Zahlungen nutzen dieselbe Zahlungsmethode.
• Öffnen Sie die XML-Datei in einem Texteditor und vergleichen Sie Konto (Creditor Account) und Referenzangabe mit den SIX-Vorgaben für pain.001 (Swiss Implementation Guidelines Customer-Bank Messages for Credit Transfer, Version 2.2, Kapitel 4 und Anhang B, Tabellen 26 und 27): Bei einer QR-IBAN gehören die QR-IBAN, die Referenz als Reference Type (Proprietary) mit dem Code QRR und die 27 Ziffern hinein; der Code SCOR ist allein für eine SCOR-Referenz nach ISO 11649 zulässig und darf nicht zusammen mit einer QR-IBAN stehen. Für den Fall ohne Referenz nennt der Standard keine Referenzart, sondern nur eine unstrukturierte Mitteilung, und zwar allein dann, wenn der Beleg eine trägt. Die Odoo-Dokumentation beschreibt diese Elemente nicht; ob das Bankjournal sie richtig schreibt, zeigt erst diese Prüfung.
• Vergleichen Sie Betrag und Währung der Datei mit der Rechnung.
• Am Lieferantenkontakt: Empfängerbank ist das Konto vom Beleg, und der Schalter Send Money ist eingeschaltet.
• Rechnung und Datei sind Buchungsbelege: Art. 958f Abs. 1 OR verlangt die Aufbewahrung während zehn Jahren ab Ablauf des Geschäftsjahres, Abs. 3 lässt die elektronische Form zu, wenn die Übereinstimmung mit den Geschäftsvorfällen gewährleistet und jederzeit wieder lesbar ist.

Wenn etwas nicht klappt

Symptom	Ursache	Abhilfe
Die Bank weist die Datei zurück, oder im Schweizer Zweig der Community-Fassung erscheint am Feld Vermerk eine Warnung zur Referenz	Die Empfängerbank ist eine QR-IBAN, im Vermerk fehlt eine gültige QR-Referenz	Die 27 Ziffern vom Empfangsschein eintragen; die letzte Ziffer ist die Prüfziffer nach Modulo 10 rekursiv
Eine Zahlung fehlt in der Sammlung	Die Zahlung nutzt eine andere Zahlungsmethode als die Sammlung	Alle Zahlungen einer Sammlung brauchen dieselbe Zahlungsmethode
Am Chatter der Sammlung hängt keine XML-Datei	Stapelzahlungen sind nicht eingeschaltet, oder dem Bankjournal fehlt die Zahlungsmethode Swiss ISO20022 im Reiter Ausgehende Zahlungen	Schalter Stapelzahlungen in den Einstellungen der App Buchhaltung aktivieren, Zahlungsmethode im Bankjournal ergänzen, Sammlung neu bestätigen
Odoo lässt die ausgehende Zahlung nicht durch	Das Bankkonto des Lieferanten gilt bis zur Freigabe als nicht vertrauenswürdig	Kontakt und Konto prüfen, die Nummer beim Lieferanten über eine selbst gesuchte Nummer bestätigen, dann Send Money einschalten
Nach der Digitalisierung bleibt der Lieferant leer, und die Referenz fehlt	Der Kontakt existiert noch nicht; die Zahlungsreferenz erkennt die Digitalisierung nur im belgischen Format	Im Feld Lieferant den Pfeil öffnen und den Namen anklicken; die QR-Referenz von Hand eintragen
Odoo nimmt die Empfängerbank nicht an	Nach den SIX-Guidelines gibt es eine QR-IBAN nur für CH- und LI-Konten mit einer Institutsnummer von 30000 bis 31999; die Community-Fassung 20.0 lehnt eine QR-IBAN ausserhalb von CH und LI ab	Nummer mit dem Beleg vergleichen; eine gewöhnliche IBAN braucht eine SCOR-Referenz oder keine

Wann Sie Hilfe holen sollten

• Fehlt auf der Rechnung eine Angabe nach Art. 26 Abs. 2 MWSTG, klären Sie die Behandlung vor dem Buchen mit Ihrer Steuerberatung.
• Rechnet der Lieferant in Euro ab, klären Sie bei Ihrer Bank, welches Zahlungsformat sie nach dem Wegfall von euroSIC annimmt; die Version 2.4 der Guidelines lässt QR-IBAN und QR-Referenz nur noch für Rechnungen in Schweizer Franken zu, und für Euro-Rechnungen sind ab November 2027 nur noch die Kombination IBAN mit SCOR-Referenz und IBAN mit unstrukturierter Mitteilung möglich. Die Version 2.3 bleibt laut SIX bis November 2027 gültig.
• Ändert ein Lieferant seine Bankverbindung per E-Mail, rufen Sie ihn unter einer selbst gesuchten Nummer zurück, bevor Sie das Konto in Odoo freigeben.
• Bleibt die Datei trotz korrekter Kombination hängen, wenden Sie sich an Ihre Bank und an den Odoo-Partner Ihrer Lokalisierung; den Standard beschreibt Odoo für die Schweiz, das Ausstellen von QR-Rechnungen QR-Rechnung erstellen.