Eingangsrechnungen in Odoo erfassen und buchen

Eine Lieferantenrechnung kommt als PDF per E-Mail, als Scan, auf Papier oder als XML-Datei. Wie viel Arbeit die Erfassung macht, hängt vom gewählten Weg und davon ab, wie genau die Werte in den Feldern landen. Die Schritte gelten in Deutschland, Österreich und der Schweiz; Steuern und Konten kommen aus Ihrer Lokalisierung.

Was Sie vorab brauchen

• Eine Datenbank mit der App Buchhaltung (Accounting) oder Rechnungsstellung (Invoicing); die Editionsübersicht führt Accounting einschließlich Vendor Bill OCR nur in der Enterprise-Spalte, Invoicing in beiden.
• Ein Einkaufsjournal für die Eingangsrechnungen; an ihm hängt das E-Mail-Alias, gebildet aus Journal und Alias-Domain.
• Die Lieferanten als Kontakte: daraus füllt Odoo Anschrift und Empfängerbank, das Kreditorenkonto kommt aus der Lieferantenkonfiguration.
• Für den Digitalisierungsweg: die Einstellung Dokument-Digitalisierung (Buchhaltung ‣ Konfiguration ‣ Einstellungen, Abschnitt Digitalisierung) und IAP-Guthaben; ein Dokument verbraucht ein Guthaben, XML braucht keines.
• Für den Bestellbezug: Bestellungen in der Einkaufs-App und eine Kontrollrichtlinie am Produkt (Bei bestellten Mengen oder Bei erhaltenen Mengen).
• Für die Prüfung: die Pflichtangaben Ihres Landes (Deutschland § 14 Abs. 4 UStG, Österreich § 11 Abs. 1 Z 3 UStG 1994, Schweiz Art. 26 Abs. 2 MWSTG).

Erfassungswege im Vergleich

Aufwand je Beleg ist eine redaktionelle Einschätzung; die übrigen Angaben stammen aus der Dokumentation 20.0 und der Editionsübersicht.

Weg	So geht es	Aufwand je Beleg	Prüfpunkt und Grenze
Von Hand anlegen	Buchhaltung ‣ Lieferanten ‣ Rechnungen, Neu; Positionen über Zeile hinzufügen oder den Katalog wählen	hoch	Prüfpunkt: Mengen, Preise und Steuern mit dem Dokument abgleichen
PDF hochladen	Die Datei im Buchhaltungsdashboard ins Einkaufsjournal ziehen oder im Journal Hochladen wählen	mittel	Das PDF liegt rechts neben dem Formular; die Felder füllen Sie selbst
E-Mail-Alias	Lieferant oder Scanner sendet die Datei an das Alias des Einkaufsjournals	niedrig	Nur PDF- und XML-Anhänge; JPEG-Dateien laufen über das Alias der Dokumente-App, die laut Editionsübersicht nur Enterprise enthält
Digitalisierung	Rechnung hochladen, Einstellung Dokument-Digitalisierung aktiv, bei Bedarf Dokument digitalisieren	niedrig beim Ausfüllen, dazu Prüfzeit	Ein Guthaben je Dokument, bei Rechnungen bis zu acht Seiten je Dokument; erkannt werden unter anderem Lieferant, Rechnungsreferenz, Rechnungsdatum und Positionen; fehlt der Kontakt, bleibt der Lieferant leer; laut Editionsübersicht nur Enterprise
XML-Rechnung	Anhang an das E-Mail-Alias senden oder die Rechnung über Peppol empfangen	niedrig	XML verbraucht kein Guthaben; die Dokumentation nennt Rechnungen mit eingebettetem XML genauer und effizienter
Bestellabgleich	Bestellabgleich (Purchase matching): Bestellpositionen und Entwurf markieren, dann Match	mittel	Die Bestelldaten ersetzen die OCR-Werte; die 3-Wege-Abstimmung setzt die Kontrollrichtlinie Erhaltene Mengen voraus
Automatisch buchen	Am Lieferanten im Reiter Buchhaltung das Feld Rechnungen automatisch buchen auf Immer	sehr niedrig	Setzt Automatisch digitalisieren voraus; der Kontakt muss existieren, die Rechnung ein Rechnungsdatum enthalten

Grenzen der Digitalisierung, auch zu den Guthaben: KI-Belegerfassung in Odoo. Empfangswege für strukturierte E-Rechnungen: E-Rechnung in Odoo empfangen.

Schritt für Schritt: von der Rechnung zur Buchung

Schritt 1: Beleg anlegen, hochladen oder empfangen

Öffnen Sie Buchhaltung ‣ Lieferanten ‣ Rechnungen und klicken Neu, wenn Sie die Werte selbst eintragen. Eine Datei ziehen Sie im Buchhaltungsdashboard ins Einkaufsjournal oder laden sie dort über Hochladen. Für den Empfang per E-Mail senden Lieferant oder Scanner die Datei an das Alias des Journals. Ergebnis: Im Einkaufsjournal steht ein Entwurf mit dem Dokument als Anhang.

Schritt 2: Lieferant und Rechnungsangaben prüfen

Prüfen Sie die Felder einer vollständigen Eingangsrechnung: Lieferant, Rechnungsreferenz mit der vom Lieferanten angegebenen Nummer des Verkaufsauftrags, Rechnungsdatum, Buchhaltungsdatum, Zahlungsreferenz, Empfängerbank, Fälligkeitsdatum oder Zahlungsbedingungen, Journal und Währung. Mit Automatisch vervollständigen übernehmen Sie die Werte einer früheren Rechnung oder Bestellung; setzen Sie zuerst den Lieferanten. Ergebnis: Rechnungsnummer, Datum und Fälligkeit stimmen mit dem Dokument überein.

Schritt 3: Positionen und Steuern ergänzen

Tragen Sie die Positionen über Zeile hinzufügen ein oder wählen sie aus dem Katalog, und prüfen Sie Menge, Preis und Steuern. Zu einer Bestellung können mehrere Rechnungen gehören, etwa bei Teillieferungen; sie können dann dieselbe Rechnungsreferenz tragen. Nach der Dokumentation gehört in dieses Feld die vom Lieferanten angegebene Nummer des Verkaufsauftrags, und Odoo nutzt es, um die Produkte bei Erhalt abzugleichen. Auf diese Nummer festgelegt ist das Feld aber nicht: Beim Import einer XML-E-Rechnung schreibt die Community-Fassung die Dokument-ID der XML-Rechnung in die Rechnungsreferenz und hält die Referenz auf die Bestellung in einem getrennten Feld (invoice_origin). Weist die Rechnung keine Steuer aus, setzen Sie nicht pauschal eine an, sondern klären zuerst den steuerlichen Sachverhalt: In Deutschland setzt der Vorsteuerabzug die gesetzlich geschuldete Steuer und eine nach § 14 und § 14a UStG ausgestellte Rechnung voraus (§ 15 Abs. 1 UStG); bei einer Kleinunternehmerrechnung nach § 19 UStG ist der fehlende Steuerausweis gesetzlich vorgesehen, die Rechnung muss aber den Hinweis auf die Steuerbefreiung tragen (§ 34a UStDV). Nehmen Sie erst nach dieser Klärung die passende Steuerkonfiguration vor. Kostenstellen: siehe Kostenstellen und Analytik.

Schritt 4: Mit der Bestellung abgleichen (falls vorhanden)

Hat die Rechnung einen Bestellbezug, öffnen Sie am Entwurf den Smart-Button Bestellabgleich (Purchase matching), markieren die passenden Bestellpositionen und den Entwurf und klicken Match; fehlt die Bestellung, legen Sie sie aus den Rechnungszeilen an. Ergebnis: Der Entwurf trägt die Bestellnummer, Mengen und Preise stammen aus der Bestellung. Ob Odoo bei bestellten oder bei erhaltenen Mengen abrechnet, entscheidet die Kontrollrichtlinie am Produkt; die 3-Wege-Abstimmung ist nur zur Richtlinie Erhaltene Mengen vorgesehen, siehe Wareneingang und Lieferung.

Schritt 5: Rechnung bestätigen

Klicken Sie Bestätigen. Der Status wechselt auf Gebucht, Odoo erzeugt die Journalbuchung und vergibt eine eindeutige Nummer aus einer Sequenz, standardmäßig im Format BILL/Jahr/Monat/laufende Nummer mit Neubeginn zum Jahresanfang. Danach ist die Rechnung gesperrt; Auf Entwurf zurücksetzen öffnet sie wieder. Die Nummernfolge ändern Sie am zuletzt gebuchten Beleg; Umnummerieren verlangt Administrator- oder Beraterrechte und den Entwicklermodus, Änderungen protokolliert Odoo im Chatter.

Schritt 6: Zahlung erfassen

Klicken Sie Bezahlen (Pay) und wählen Journal, Zahlungsmethode, Betrag und Währung; den Vermerk (Memo) bearbeiten Sie bei Bedarf im selben Fenster. Nach der registrierten Zahlung steht die Rechnung auf In Zahlung (In Payment) und wechselt auf Bezahlt (Paid), sobald die Zahlung mit dem Bankumsatz abgestimmt ist. Ist in der Zahlungsmethode des Bankjournals das Hauptbankkonto als ausstehendes Konto hinterlegt, führt schon die Registrierung der vollständigen Zahlung direkt in den Status Bezahlt, ohne Bankabstimmung. Eine Teilzahlung hängt dagegen an der Konfiguration der ausstehenden Konten: Sind für die Zahlungsmethode ausstehende Konten (Outstanding Accounts) konfiguriert, zeigt das Feld Zahlungsdifferenz (Payment Difference) den Restsaldo und bietet zwei Wege; Offen halten (Keep open) lässt die Rechnung offen und versieht sie mit dem Vermerk Teilzahlung (Partial), Als vollständig bezahlt markieren (Mark as fully paid) bucht die Differenz auf das im Feld Differenz buchen in (Post Difference In) gewählte Konto und gleicht das Kreditorenkonto mit diesem Konto aus. Ohne ausstehende Konten tragen Sie bei einer Teilzahlung nur den Betrag im Fenster Bezahlen ein; Odoo erstellt dann keine Journalbuchung, und der offene Betrag wird bei der Registrierung nicht reduziert. Beim Bankabgleich vergleicht Odoo, wenn am Bankumsatz kein Kontakt hinterlegt ist, den Verwendungszweck der Transaktion mit Nummer, Kundenreferenz, Rechnungsreferenz und Zahlungsreferenz bestehender Rechnungen und Zahlungen; siehe Bankabstimmung in Odoo und Zahlungsbedingungen und Skonto.

So prüfen Sie das Ergebnis

• Status und Buchung: Die Rechnung steht auf Gebucht; der Reiter Journalbuchungen zeigt Aufwandskonto und Steuerkonto aus Ihrer Lokalisierung.
• Nummer: Jede gebuchte Eingangsrechnung trägt eine Nummer aus der Sequenz; prüfen Sie, ob sie fortlaufend ist.
• Offene Posten: Der Bericht Überfällige Verbindlichkeiten (Aged payable) zeigt je Lieferant offene Beträge und Fälligkeiten.
• Beleg und Buchung: Die Werte im Entwurf müssen zum angehängten Dokument passen. Bei digitalisierten Rechnungen prüfen Sie jedes erkannte Feld; mit KI-Daten neu laden holen Sie die Werte erneut.
• Anhang: Die Originaldatei sollte an jeder gebuchten Rechnung hängen; sie verbindet die Buchung mit dem Dokument.

Den Originalbeleg aufbewahren

Die hochgeladene oder empfangene Datei bleibt als Anhang an der Rechnung. Zusätzlich gelten die Aufbewahrungsfristen Ihres Landes; neben der Grundfrist steht eine längere Frist für besondere Unterlagen:

Land	Grundfrist für empfangene Rechnungen	Längere Frist für besondere Unterlagen	Grundlage
Deutschland	8 Jahre; die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt worden ist	Die Frist läuft nicht ab, soweit und solange die Unterlage für eine Steuer von Bedeutung ist, für die die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist; die verlängerten Festsetzungsfristen bei Steuerhinterziehung und leichtfertiger Steuerverkürzung (§ 169 Abs. 2 Satz 2 AO) gelten nicht	§ 14b Abs. 1 UStG; § 147 Abs. 3 Satz 5 AO
Österreich	7 Jahre; die Frist läuft für Belege vom Schluss des Kalenderjahres, auf das sie sich beziehen, und verlängert sich, solange die Belege für ein anhängiges Abgabeverfahren von Bedeutung sind, in dem die zur Buchführung verpflichtete oder freiwillig bücherführende Person Parteistellung hat	22 Jahre für Aufzeichnungen und Unterlagen, die Grundstücke im Sinne des § 6 Abs. 1 Z 9 lit. a UStG 1994 betreffen; 12 Jahre, wenn sie nur Eigentumsübertragungen – ausgenommen von Geschäftsräumen – aufgrund eines Anspruches gemäß § 15c WGG betreffen	§ 132 Abs. 1 BAO; § 18 Abs. 10 UStG 1994
Schweiz	10 Jahre ab Ablauf des Geschäftsjahres; Art. 70 Abs. 2 MWSTG verlangt zusätzlich die Aufbewahrung bis zum Eintritt der absoluten Verjährung der Steuerforderung	20 Jahre für Geschäftsunterlagen, die für die Berechnung der Einlageentsteuerung und des Eigenverbrauchs von unbeweglichen Gegenständen benötigt werden	Art. 958f Abs. 1 OR; Art. 42 Abs. 6 MWSTG; Art. 70 Abs. 3 MWSTG

In Österreich darf die Aufbewahrung auf Datenträgern geschehen, wenn die vollständige, geordnete, inhaltsgleiche und urschriftgetreue Wiedergabe bis zum Ablauf der Frist jederzeit gewährleistet ist; liegen die Unterlagen nur auf Datenträgern vor, entfällt das Erfordernis der urschriftgetreuen Wiedergabe (§ 132 Abs. 2 BAO). In der Schweiz dürfen Geschäftsbücher und Buchungsbelege elektronisch aufbewahrt werden, soweit die Übereinstimmung mit den zugrunde liegenden Geschäftsvorfällen und Sachverhalten gewährleistet ist und sie jederzeit wieder lesbar gemacht werden können (Art. 958f Abs. 3 OR). Wie Sie Anhänge in Odoo sichern und in ein Archiv übernehmen, steht in Aufbewahrung in Odoo.

Wenn etwas nicht klappt

Symptom	Ursache	Abhilfe
Nach dem Digitalisieren bleibt der Lieferant leer	Der Kontakt fehlt in der Datenbank	Im Feld Lieferant den Pfeil öffnen und den hervorgehobenen Namen anklicken; Odoo legt den Kontakt an
Ein Feld trägt einen falschen Wert	Die Erkennung hat die Angabe verwechselt	Feld überschreiben oder KI-Daten neu laden und erneut prüfen
Über das E-Mail-Alias kommt kein Entwurf an	Der Anhang ist weder PDF noch XML, oder die Alias-Domain fehlt	Passendes Format senden; Scans als PDF, JPEG über das Alias der Dokumente-App; Alias-Domain prüfen
Automatisch buchen greift nicht	Automatisch digitalisieren ist aus, der Kontakt fehlt oder das Rechnungsdatum	Einstellung einschalten, Kontakt anlegen, Rechnungsdatum ergänzen; Nach 3 Validierungen ohne Bearbeitungen fragen aktiviert die Automatik erst nach drei unveränderten Rechnungen
Die gebuchte Rechnung lässt sich nicht ändern	Nach dem Bestätigen ist sie gesperrt	Auf Entwurf zurücksetzen, korrigieren, erneut bestätigen; vor dem Sperren des Zeitraums ist das der letzte Korrekturweg, siehe Festschreibung und Sperrdatum
Die Digitalisierung meldet fehlendes Guthaben	Das Guthaben für die In-App-Käufe ist aufgebraucht	Guthaben in den Einstellungen nachkaufen; XML-Dateien brauchen keines

Wann Sie Hilfe holen sollten

Weicht der Steuersatz von Ihrer Zuordnung ab, kommt die Leistung aus dem Ausland oder betrifft eine Gutschrift mehrere Rechnungen, klären Sie die Behandlung vor dem Bestätigen mit Ihrer Steuerberatung; die Zusammenarbeit beschreibt Odoo und der Steuerberater. Wiederholte Erkennungsfehler bei einem Lieferanten sind ein Fall für den Odoo-Partner, siehe Verfahrensdokumentation für Odoo. Wie eine Bestellung entsteht, zeigt Einkauf in Odoo.