Forderungen und Verbindlichkeiten in Odoo verrechnen
Kurz gesagt
Odoo verrechnet Forderung und Verbindlichkeit desselben Partners in zwei Schritten, weil die Abstimmung Buchungszeilen nur innerhalb eines Kontos verknüpft: Zuerst buchen Sie eine Umbuchung, die den offenen Betrag vom Kreditoren- auf das Debitorenkonto überträgt, dann stimmen Sie die Zeilen je Konto im Zahlungsabgleich der App Buchhaltung ab. Eine Zahlung entsteht dabei nicht. In Deutschland setzt die Aufrechnung gleichartige Leistungen voraus und dass der Aufrechnende seine Forderung fordern und seine Schuld bewirken kann (§ 387 BGB); sie erfolgt durch Erklärung gegenüber dem anderen Teil (§ 388 BGB).
Das Wichtigste
- Odoo verknüpft abstimmbare Buchungszeilen nur innerhalb eines Kontos; Forderung (Debitorenkonto) und Verbindlichkeit (Kreditorenkonto) stehen auf zwei Konten.
- Vor der Abstimmung steht deshalb eine Umbuchung als manuelle Buchung: Kreditorenkonto im Soll, Debitorenkonto im Haben, beide Zeilen mit demselben Partner.
- Abgestimmt wird im Zahlungsabgleich (App Buchhaltung): Zeilen desselben Kontos markieren und Abstimmen anklicken; ein Restsaldo ist laut Dokumentation später abzustimmen oder direkt auszubuchen.
- Deutschland: § 387 BGB verlangt gleichartige Leistungen und dass der Aufrechnende seine Forderung fordern und seine Schuld bewirken kann; § 388 BGB verlangt eine Erklärung gegenüber dem anderen Teil.
- Schweiz: Die Verrechnung wirkt erst, wenn der Schuldner sie dem Gläubiger zu erkennen gibt (Art. 124 Abs. 1 OR).
- Österreich: § 1438 ABGB hebt richtige und gleichartige Forderungen auf; § 1439 ABGB verlangt Fälligkeit.
Ein Partner, der zugleich Kunde und Lieferant ist, hat zwei offene Posten: eine Forderung aus der Ausgangsrechnung und eine Verbindlichkeit aus der Eingangsrechnung. Odoo verknüpft Buchungszeilen nur innerhalb eines Kontos; Forderung und Verbindlichkeit stehen auf zwei Konten, deshalb läuft die Verrechnung in zwei Schritten: erst eine Umbuchung, dann die Abstimmung je Konto.
Was Sie vorab brauchen
- Beide Belege als gebuchte Buchungen: die Ausgangsrechnung im Verkaufsjournal, die Eingangsrechnung im Einkaufsjournal. Wie Eingangsrechnungen in Odoo entstehen, steht unter Eingangsrechnungen erfassen.
- Einen Kontakt, der beide Rollen trägt; die volle Kontaktliste zeigen Sie laut Dokumentation, indem Sie in der Kunden- oder Lieferantenliste den Rollenfilter entfernen.
- Debitoren- und Kreditorenkonten mit der Option Abstimmung zulassen; beim Abgleich zeigt Odoo vor allem Buchungszeilen solcher Konten.
- Die App Buchhaltung (Accounting), in deren Dokumentation Zahlungsabgleich und Buchungsmenü beschrieben sind. Die Editionsübersicht führt Accounting nur in der Enterprise-Spalte, Invoicing in beiden; ob Ihre Datenbank beide Menüs enthält, sehen Sie dort nach.
- Einen Benutzer mit Zugriff auf die App Buchhaltung, der Buchungszeilen sehen, buchen und abstimmen darf; welche Rolle was darf, steht unter Buchhaltungsrechte.
Schritt für Schritt: Forderung und Verbindlichkeit verrechnen
Schritt 1: Offene Posten prüfen
Kontrollieren Sie im Partnerbuch und in den Berichten Überfällige Forderungen und Überfällige Verbindlichkeiten, welche Beträge offen sind. Die Verrechnung gleicht höchstens den kleineren Betrag aus; gehen Sie deshalb von der kleineren der beiden offenen Summen aus.
Schritt 2: Umbuchung buchen
Buchen Sie eine manuelle Buchung, die die Verbindlichkeit auf das Debitorenkonto verlagert. Öffnen Sie dazu in der App Buchhaltung das Buchungsmenü (in der englischen Dokumentation: Accounting ‣ Accounting ‣ Journal Entries) und legen Sie eine neue Buchung an, im Beispiel im Journal Sonstiges. Eine Journalbuchung ist ausgeglichen, wenn die Summe aller Sollbeträge der Summe aller Habenbeträge entspricht:
- Zeile 1: Kreditorenkonto (Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen), Partner = Ihr Kontakt, Soll = Verrechnungsbetrag.
- Zeile 2: Debitorenkonto (Forderungen aus Lieferungen und Leistungen), Partner = Ihr Kontakt, Haben = Verrechnungsbetrag.
Setzen Sie auf beiden Zeilen denselben Partner, damit Odoo sie dem Kontakt zuordnen kann.
Schritt 3: Je Konto abstimmen
Öffnen Sie den Zahlungsabgleich: Klicken Sie im Dashboard der App Buchhaltung beim Verkaufs- oder Einkaufsjournal auf die Schaltfläche mit den drei Punkten (in der Dokumentation ellipsis) und wählen Sie Zahlungsabgleich; die Dokumentation nennt alternativ den Menüpunkt Abstimmen (englische Fassung: Accounting ‣ Accounting ‣ Reconcile). Markieren Sie die Zeilen desselben Kontos und klicken Sie auf Abstimmen (Reconcile):
- Kreditorenkonto: die Haben-Zeile aus der Eingangsrechnung und die Soll-Zeile aus der Umbuchung.
- Debitorenkonto: die Soll-Zeile aus der Ausgangsrechnung und die Haben-Zeile aus der Umbuchung.
Sind die Beträge eines Kontos gleich hoch, können Sie dafür auch Automatisch abstimmen verwenden; die Dokumentation beschreibt die Einstellung Perfekte Übereinstimmung, bei der jede Soll-Zeile mit der Haben-Zeile desselben Werts abgeglichen wird. Bleibt ein Restsaldo, verlangt die Dokumentation, ihn später abzustimmen oder direkt auszubuchen.
Beispielrechnung: eine Verrechnung mit Restforderung
Annahmen der Beispielrechnung mit frei gewählten Zahlen: Deutschland, Regelsteuersatz 19 Prozent nach § 12 Abs. 1 UStG, beide Belege vollständig gebucht, keine Teilzahlung, kein Skonto, keine Fremdwährung.
Die beiden Belege:
| Beleg | Netto | Umsatzsteuer 19 Prozent | Brutto |
|---|---|---|---|
| Ausgangsrechnung an die Muster Handel GmbH | 1.000,00 € | 190,00 € | 1.190,00 € |
| Eingangsrechnung der Muster Handel GmbH | 500,00 € | 95,00 € | 595,00 € |
Die verrechneten Buchungszeilen; die Umbuchung ist die manuelle Buchung aus Schritt 2:
| Buchung | Konto | Soll | Haben |
|---|---|---|---|
| Ausgangsrechnung | Debitorenkonto (Forderung) | 1.190,00 € | |
| Eingangsrechnung | Kreditorenkonto (Verbindlichkeit) | 595,00 € | |
| Umbuchung, Zeile 1 | Kreditorenkonto | 595,00 € | |
| Umbuchung, Zeile 2 | Debitorenkonto | 595,00 € |
Abgestimmt werden die Zeilen desselben Kontos, wie in Schritt 3 beschrieben. Das Ergebnis:
| Position | Betrag |
|---|---|
| Verbindlichkeit aus der Eingangsrechnung | 595,00 € |
| verrechnet mit der Forderung | −595,00 € |
| Restforderung aus der Ausgangsrechnung (1.190,00 € − 595,00 €) | 595,00 € |
| Restverbindlichkeit | 0,00 € |
Die Verbindlichkeit ist damit vollständig ausgeglichen, die Forderung nur zu einem Teil. Beim Abstimmen auf dem Debitorenkonto bleibt der Rest von 595,00 Euro offen; die Dokumentation beschreibt für diesen Fall, dass ein Restsaldo später abgestimmt oder direkt ausgebucht werden muss. Eine Zahlung entsteht dabei nicht: Die Umbuchung ist eine Journalbuchung, die Abstimmung verknüpft vorhandene Buchungszeilen; weder im Bank- noch im Kassenjournal entsteht ein Zahlungsvorgang.
So prüfen Sie das Ergebnis
Kontrollieren Sie den Restbetrag, bevor Sie Zahlungen auslösen oder Mahnungen versenden; Mahnstufen lösen nach überfälligen Tagen aus (Mahnwesen).
- Partnerbuch: Unter Buchhaltung ‣ Berichtswesen ‣ Partnerbuch sehen Sie Forderungen und Verbindlichkeiten des Partners in einem Bericht. Nach der Verrechnung darf dort im Beispiel nur noch die Restforderung von 595,00 Euro offen stehen. Für einen einzelnen Kunden liefert die Schaltfläche Kundenkontoauszug denselben Auszug.
- Überfällige Posten: Die Berichte Überfällige Forderungen und Überfällige Verbindlichkeiten zeigen, welche Posten offen und welche überfällig sind. Nach der Verrechnung darf die beglichene Eingangsrechnung dort nicht mehr als offen erscheinen.
- Liste der offenen Zeilen: Der Zahlungsabgleich zeigt nicht abgestimmte Buchungszeilen. Die ausgeglichene Verbindlichkeitszeile verschwindet daraus, die Forderungszeile bleibt mit dem Restbetrag stehen.
- Festschreibung: Klären Sie vor der Umbuchung, ob die betroffenen Buchungen festgeschrieben sind. Nach der Festschreibung lassen sich Buchungen nach Angaben der Dokumentation nicht mehr bearbeiten; siehe Festschreibung und Sperrdatum.
Wenn etwas nicht klappt
| Symptom | Ursache | Lösung |
|---|---|---|
| Die Zeilen lassen sich nicht zusammen abstimmen | Sie stehen auf zwei verschiedenen Konten; Odoo stimmt nur Buchungszeilen desselben Kontos ab | Erst die Umbuchung auf ein Konto buchen, dann die Zeilen dieses Kontos abstimmen |
| Die Verbindlichkeit fehlt in der Liste | Die Zeile ist bereits abgestimmt, etwa mit einer Zahlung, oder der Beleg ist noch nicht gebucht | Beleg buchen und den offenen Posten im Partnerbuch prüfen |
| Es bleibt ein Restbetrag stehen | Forderung und Verbindlichkeit sind unterschiedlich hoch | Rest bestehen lassen und später abstimmen oder direkt ausbuchen |
| Die Abstimmung trifft die falsche Zeile | Mehrere offene Zeilen mit gleichem Betrag beim selben Kontakt | Zeile vorher im Partnerbuch zuordnen; eine falsch gesetzte Verknüpfung mit der Buchhaltung korrigieren, die Buchung bleibt bestehen |
| Die Buchung lässt sich nicht mehr ändern | Sie ist festgeschrieben | Den Fall vor der Umbuchung klären; nach der Festschreibung lassen sich Buchungen nach Angaben der Dokumentation nicht mehr bearbeiten |
| Der Menüpunkt Zahlungsabgleich fehlt | Ihre Datenbank führt nur die App Abrechnung (Invoicing); beide Menüs sind in der Dokumentation der App Buchhaltung (Accounting) beschrieben | Menü in der eigenen Datenbank prüfen; die Editionsübersicht führt Accounting nur in der Enterprise-Spalte. Bleibt die Frage offen, fragen Sie Ihren Odoo-Partner |
Aufrechnung: Was das Zivilrecht verlangt
Die Verrechnung in Odoo ist nur die Buchhaltungsseite: Ob aufgerechnet werden darf, regelt das Zivilrecht des jeweiligen Landes, nicht das Buchungsprogramm.
Deutschland: Nach § 387 BGB kann jeder Teil seine Forderung gegen die Forderung des anderen aufrechnen, wenn sich zwei Personen Leistungen schulden, die ihrem Gegenstand nach gleichartig sind, und wenn der Aufrechnende die ihm gebührende Leistung fordern und die ihm obliegende Leistung bewirken kann. Die Aufrechnung erfolgt durch Erklärung gegenüber dem anderen Teil (§ 388 BGB); sie wirkt auf den Zeitpunkt zurück, in dem sich die Forderungen aufrechenbar gegenüberstanden (§ 389 BGB). Ausnahmen regeln § 390 BGB (Forderung mit Einrede), § 393 BGB (vorsätzlich begangene unerlaubte Handlung) und § 394 BGB (unpfändbare Forderung); die Verjährung schließt die Aufrechnung nach § 215 BGB nicht aus, wenn der Anspruch bei der ersten Aufrechnungsmöglichkeit noch nicht verjährt war.
Österreich: Treffen Forderungen zusammen, die richtig, gleichartig und so beschaffen sind, dass die eine Seite als Schuldner der anderen leisten könnte, tritt in Höhe des Ausgleichs eine gegenseitige Aufhebung der Verbindlichkeiten ein (§ 1438 ABGB). Zwischen einer richtigen und einer nicht richtigen sowie zwischen einer fälligen und einer noch nicht fälligen Forderung findet die Compensation nicht statt; für die Aufrechnung gegen eine Insolvenzmasse verweist § 1439 ABGB auf die Insolvenzordnung.
Schweiz: Schulden sich zwei Personen Geldsummen oder andere Leistungen, die ihrem Gegenstand nach gleichartig sind, kann jede ihre Schuld mit ihrer Forderung verrechnen, sofern beide Forderungen fällig sind (Art. 120 Abs. 1 OR); die Verrechnung ist auch zulässig, wenn die Gegenforderung bestritten wird (Art. 120 Abs. 2 OR). Sie tritt nur ein, soweit der Schuldner dem Gläubiger zu erkennen gibt, dass er von seinem Recht Gebrauch machen will; danach gelten Forderung und Gegenforderung als in dem Zeitpunkt getilgt, in dem sie zur Verrechnung geeignet gegenüberstanden (Art. 124 OR).
Halten Sie die Verrechnungsabrede am Kontakt oder am Beleg fest.
Wann Sie Hilfe holen sollten
Holen Sie Ihre Steuer- oder Rechtsberatung dazu, wenn die Gegenforderung bestritten oder noch nicht fällig ist, eine Seite zahlungsunfähig zu werden droht oder die Verrechnung gegen Lohn- und Unterhaltsforderungen laufen soll — dort greifen eigene Regeln (Schweiz Art. 125 OR, Deutschland § 394 BGB). Technische Fragen zur Abstimmung, zu fehlenden Menüs und zu Rechten gehören zu Ihrem Odoo-Partner oder zum Odoo-Support.