ZUGFeRD und Factur-X

ZUGFeRD ist ein hybrides Rechnungsformat, das eine PDF/A-3-Datei und einen darin eingebetteten XML-Datensatz zu einer Rechnungsdatei verbindet. Factur-X ist der französische Name desselben Formats; das Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) entwickelt es mit dem französischen Partnerforum FNFE-MPE.

Wie das Format aufgebaut ist

Das PDF/A-3 enthält das sichtbare Rechnungsbild, das eingebettete XML die maschinenlesbaren Rechnungsdaten; beide Teile müssen dieselbe Rechnung abbilden. Das Format beruht auf der Richtlinie 2014/55/EU vom 16. April 2014 und der europäischen Norm EN 16931, die am 28. Juni 2017 veröffentlicht wurde. Ab ZUGFeRD 2.0 liegen die Daten in der Syntax Cross Industry Invoice (CII) von UN/CEFACT vor, als Container dient PDF/A-3 nach ISO 19005-3 (ferd-net.de).

In Deutschland ist seit dem 1. Januar 2025 der XML-Teil die eigentliche Rechnung und damit der führende Teil; bis zum 31. Dezember 2024 ging bei Abweichungen zwischen Bild und Daten der Bildteil vor. Gültige Fassung des Standards ist ZUGFeRD 2.5.2, veröffentlicht am 4. August 2026 und gültig ab 1. September 2026. Die ZUGFeRD-Spezifikationen haben kein Ablaufdatum: ältere Fassungen bleiben verwendbar, nur das Referenzprofil XRECHNUNG muss der jeweils gültigen XRechnung-Spezifikation entsprechen.

Welche Profile es gibt

Über Profile steuert das Format, wie umfangreich das XML ist. Der Kernstandard kennt fünf Datenprofile; das Referenzprofil XRECHNUNG zählt als sechstes Profil und ist seit ZUGFeRD 2.1.1 verfügbar. Die Übersicht stellt den Umfang des XML nach den Angaben des FeRD und die Einordnung nach deutschem Umsatzsteuerrecht nebeneinander.

Profil	Umfang des XML	In Deutschland E-Rechnung nach § 14 Abs. 1 Satz 3 und 6 UStG
MINIMUM	Angaben zu Verkäufer, Käufer, Gesamtbetrag und Gesamtumsatzsteuer; keine Aufschlüsselung der Umsatzsteuer	nein; Buchungshilfe, sonstige Rechnung nach § 14 Abs. 1 Satz 4 UStG, Übermittlung nur mit Zustimmung des Empfängers (§ 14 Abs. 1 Satz 5 UStG)
BASIC WL	alle Angaben auf Dokumentebene, aber keine Rechnungspositionen	nein; Buchungshilfe, sonstige Rechnung nach § 14 Abs. 1 Satz 4 UStG, Übermittlung nur mit Zustimmung des Empfängers (§ 14 Abs. 1 Satz 5 UStG)
BASIC	Untermenge der EN 16931 für einfache Rechnungen	ja
EN 16931 (COMFORT)	bildet die Norm EN 16931-1 vollständig ab	ja
EXTENDED	Erweiterung der EN 16931-1, etwa für die Abrechnung über mehrere Lieferungen	ja, vorher zwischen den Parteien zu vereinbaren
Referenzprofil XRECHNUNG	bindet die XRechnung-Spezifikation der KoSIT in der Syntax CII ein	ja

Die Spalte zur E-Rechnung gibt die deutsche Einordnung wieder; das FeRD führt für jedes Profil zusätzlich die Angabe „in Deutschland nach UStG als vollständige Rechnung anerkannt“. Rechnungen im Profil EXTENDED sind vor dem Austausch zwischen Rechnungssteller und Rechnungsempfänger zu vereinbaren. MINIMUM und BASIC WL bleiben als sonstige Rechnung nach § 14 Abs. 1 Satz 4 UStG möglich.

Wo ZUGFeRD als E-Rechnung gilt

In Deutschland erfüllt eine ZUGFeRD-Rechnung ab Version 2.0.1 die Anforderungen an eine E-Rechnung nach § 14 Abs. 1 Satz 3 und 6 des Umsatzsteuergesetzes (UStG); die Profile MINIMUM und BASIC WL sind davon ausgenommen. So gibt es die Finanzverwaltung Nordrhein-Westfalen mit Verweis auf die BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024 und 15. Oktober 2025 wieder. Ein Hybriddokument in einem der beiden ausgenommenen Profile ist damit keine E-Rechnung, sondern eine sonstige Rechnung in einem anderen elektronischen Format nach § 14 Abs. 1 Satz 4 UStG: Ihre Übermittlung setzt die Zustimmung des Empfängers voraus, soweit keine Pflicht nach § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG besteht (§ 14 Abs. 1 Satz 5 UStG). Für Rechnungen über Umsätze, die nach dem 31. Dezember 2024 und vor dem 1. Januar 2027 ausgeführt werden, lässt § 27 Abs. 38 Nr. 1 UStG bis zum 31. Dezember 2026 ein elektronisches Format zu, das § 14 Abs. 1 Satz 6 UStG nicht entspricht; für Umsätze ab 2027 gilt das nach Nr. 2 bis zum 31. Dezember 2027, wenn der Gesamtumsatz (§ 19 Abs. 2 UStG) des Ausstellers im vorangegangenen Kalenderjahr höchstens 800.000 Euro betrug, und nach Nr. 3 ohne Umsatzgrenze für per EDI übermittelte Rechnungen. Das FeRD beschreibt beide Profile als Buchungshilfe, weil dem XML die Rechnungspositionen (BASIC WL) beziehungsweise die Aufschlüsselung der Umsatzsteuer (MINIMUM) fehlen. Ein PDF ohne strukturierten Datenteil bleibt dagegen eine sonstige Rechnung nach § 14 Abs. 1 Satz 4 UStG. Aufzubewahren ist der strukturierte Teil; den PDF-Teil einer ZUGFeRD-Rechnung nur dann zusätzlich, wenn er zusätzliche oder abweichende steuerlich bedeutsame Angaben enthält, etwa Buchungsvermerke (GoBD, Rz. 119, Fassung vom 14. Juli 2025).

Für Rechnungen an Bundesdienststellen in Österreich nennt das BMF-Portal e-Rechnung.gv.at die Formate ebInterface und UBL 2.1. In der Schweiz gelten für papierlos übermittelte und aufbewahrte Belege die Voraussetzungen, die der Bundesrat festlegt (Art. 70 Abs. 4 des Mehrwertsteuergesetzes, MWSTG); die Mehrwertsteuerverordnung verweist dafür auf Art. 957–958f des Obligationenrechts und die Geschäftsbücherverordnung (Art. 122 MWSTV, Stand am 1. Januar 2025).

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Nicht zu verwechseln mit

• XRechnung: ein reines XML-Format der KoSIT ohne PDF-Hülle, das öffentliche Auftraggeber verlangen (XRechnung); ZUGFeRD kann die XRechnung-Spezifikation als Referenzprofil einbinden.
• Peppol: ein Übermittlungsnetz für Rechnungen, kein Rechnungsformat (Peppol); eine ZUGFeRD-Rechnung lässt sich auch darüber versenden.
• PDF- oder Papierrechnung: beide erfüllen die Anforderungen an eine E-Rechnung in Deutschland nicht, weil kein strukturiertes elektronisches Format nach § 14 Abs. 1 Satz 3 und 6 UStG vorliegt; sie sind sonstige Rechnungen nach § 14 Abs. 1 Satz 4 UStG.