Genehmigungen in Odoo: Regeln für Bestellung, Spesen, Verkauf

Wie ein Freigabeprozess einzurichten ist, hängt an der Vorgangsart: Die App Einkauf bringt im Community-Zweig 20.0 eine eigene Freigabe mit, die App Verkauf keine, und beim Spesenbeleg entscheidet eine Rolle statt eines Betrags. Dieser Artikel ordnet die Wege je Dokumenttyp und zeigt dann den Einstieg in Studio.

Die Beschreibung gilt für Odoo 20.0 (Version 20, September 2026). Die betroffenen Apps führt der Editionsvergleich in Community und Enterprise (Einkauf, Spesen, Verkauf, Abwesenheiten) beziehungsweise nur in Enterprise (PLM, Genehmigungen, Studio); Bestellfreigabe und Spesenablauf belegt dieser Artikel dagegen nur aus dem öffentlichen Community-Quellcode des Zweigs 20.0 und trifft für Enterprise dazu keine Aussage. Regeln an Schaltflächen gehören zu Studio und damit laut Editionsvergleich zu Enterprise. Oberflächennamen folgen der Dokumentation 20.0 und den deutschen Übersetzungen des öffentlichen Quellcodes; in Ihrer Datenbank und in älteren Versionen können sie abweichen.

Was Sie vorab brauchen

• Die betroffene Vorgangsart: Bestellung, Spesenbeleg, Verkaufsauftrag, Abwesenheitsantrag oder ein eigener Datensatz.
• Ein Konto mit Administratorrechten für die Einstellungen der App; die Konfiguration der App Einkauf hängt im Community-Zweig 20.0 an der Rolle Administrator.
• Ihre Grenzwerte oder Bedingungen, schriftlich festgehalten, etwa ein Bestellbetrag oder ein Rabattwert.
• Odoo Studio, wenn Sie eine eigene Regel brauchen; eine Kopie der Datenbank zum Testen, siehe Testumgebung für Odoo.

Zwei Wege zu einer Freigabe

Eine eingebaute Freigabe hängt am Zustand des Dokuments: Eine Bestellung steht nach Auftrag bestätigen in Zu genehmigen, sofern die zweistufige Bestellbestätigung eingeschaltet ist, der Gesamtbetrag den umgerechneten Mindestbetrag erreicht und die Person nicht der Gruppe Administrator der App Einkauf angehört (Verhalten des Community-Zweigs 20.0); ein Spesenbeleg läuft von Entwurf über Eingereicht nach Genehmigt, kann im Community-Zweig 20.0 aber beim Einreichen direkt auf Genehmigt springen, wenn weder am Beleg noch am Mitarbeiterprofil ein Genehmiger hinterlegt ist oder der hinterlegte Genehmiger die beschäftigte Person selbst ist – und, falls eine vorhandene Rechnung verwendet werden soll, diese zugeordnet ist; ein Abwesenheitsantrag steht in Zu genehmigen oder Zweite Genehmigung; Überstunden erscheinen im Management-Dashboard der Anwesenheiten. Ihre Bedingungen sind fest (Betrag, Rolle, Abwesenheitsart); konfiguriert werden sie in der App. Die Bestellfreigabe im Einzelnen beschreibt Einkaufsfreigabe und Bestellgrenzen in Odoo.

Eine Genehmigungsregel der zweiten Bauart sitzt an einer Schaltfläche der Ansicht. Nach der Dokumentation 20.0 öffnen Sie Studio, wechseln in die Ansicht, wählen den Button und fügen im Eigenschaftenbereich einen Genehmigungsschritt hinzu; so lässt sich jede Schaltfläche bedingt und mehrstufig aufbauen.

Prüfen Sie zuerst, ob Ihre Vorgangsart eine eingebaute Freigabe hat; sie kommt ohne Studio aus. Nur wo keine vorhanden ist – im Verkaufsauftrag und in eigenen Modellen –, bauen Sie eine eigene Regel; den Weg im Verkauf zeigt Rabatte und Freigaben im Verkauf mit Odoo.

Die Regelmatrix nach Dokumenttyp

Die Tabelle nennt je Vorgangsart Weg, entscheidende Person, Auslöser und Konfigurationsort. Angaben stammen aus der Dokumentation 20.0 und dem Editionsvergleich; wo sie keine Seite führt, aus dem öffentlichen Community-Quellcode des Zweigs 20.0. Solche Angaben belegen das Verhalten der Edition Community, nicht der Edition Enterprise; der Editionsvergleich belegt nur, in welcher Edition die App verfügbar ist.

Vorgang (App)	Weg der Freigabe	Wer entscheidet	Auslöser und Bedingung	Konfiguration	Edition
Bestellung (Einkauf)	eingebauter zweiter Zustand, nur bei eingeschalteter Bestellbestätigung und Gesamtbetrag ab dem Mindestbetrag: Auftrag bestätigen führt nach Zu genehmigen, Auftrag genehmigen nach Bestellung	Mitglieder der Gruppe Administrator der App Einkauf; sie bestätigen ohne Freigabeschritt	Gesamtbetrag ab dem Mindestbetrag, Vorgabe 5.000,00 in Firmenwährung; verglichen wird der Gesamtbetrag in der Währung der Bestellung, genau auf der Grenze braucht die Freigabe; ohne die eingeschaltete Bestellbestätigung bleibt es bei einem Schritt	Einkauf ▸ Konfiguration ▸ Einstellungen, Abschnitt Aufträge: Bestellbestätigung und Mindestbetrag	App in Community und Enterprise (Zeile Purchase); Zustände, Grenze und Umgehungsrolle nur im Community-Zweig 20.0 belegt, für Enterprise nicht nachgewiesen
Spesenbeleg (Spesenabrechnung)	eingebauter zweiter Zustand: Einreichen führt nach Eingereicht, Genehmigen nach Genehmigt; im Community-Zweig 20.0 springt Einreichen direkt auf Genehmigt, wenn weder am Beleg noch am Mitarbeiterprofil ein Genehmiger hinterlegt ist oder der hinterlegte Genehmiger die beschäftigte Person selbst ist – verwendet der Beleg eine vorhandene Rechnung, muss diese dafür zugeordnet sein	mindestens die Rolle Teamgenehmiger; der Community-Zweig 20.0 kennt zusätzlich den Spesengenehmiger im Mitarbeiterprofil	Einreichen durch die beschäftigte Person; Genehmigen nur aus Eingereicht, Ablehnen aus Eingereicht und Genehmigt (das Modell verhindert das Ablehnen erst, wenn eine nicht mehr im Entwurf befindliche Buchung verknüpft ist); ein Betragsschwellenwert ist in der Spesenkonfiguration des Community-Zweigs 20.0 nicht belegt	Rechte unter Einstellungen ▸ Benutzer; die App-Konfiguration deckt Journal, Zahlungsarten, E-Mail-Eingang, Belegdigitalisierung und Lohn-Erstattung (Enterprise) ab; Ablauf: Spesen und Reisekosten in Odoo	Community und Enterprise (Zeile Expenses)
Verkaufsauftrag und Angebot (Verkauf)	keine eingebaute Freigabe belegt; eine Studio-Regel hält die Schaltfläche Bestätigen an	Personen unter Genehmiger, eine Genehmigergruppe oder beides	Ihre eigene Bedingung, etwa Rabattwert, Einzelpreis oder Auftragssumme	Studio am Auftragsformular, Eigenschaftenbereich, Genehmigungsschritt hinzufügen	ohne Studio keine Regel; Studio nur Enterprise
Abwesenheitsantrag (Abwesenheiten)	eingebaut, je Art eine oder zwei Stufen: Zu genehmigen, danach Zweite Genehmigung	Abwesenheitsbeauftragter (Time Off Officer), Genehmiger des Mitarbeiters oder beide	die Abwesenheitsart: keine, durch Abwesenheitsbeauftragten, durch Genehmiger des Mitarbeiters, durch beide	Abwesenheiten ▸ Konfiguration ▸ Abwesenheitsarten, Abschnitt Genehmigung; Ablauf: Urlaub und Abwesenheiten in Odoo	Community und Enterprise (Zeile Time Off)
Arbeitszeit und Überstunden (Anwesenheiten)	eingebaut: Genehmigen und Ablehnen im Management-Dashboard, Überstunden auch teilweise	wer Zugriff auf das Management-Dashboard hat; die Dokumentation nennt die Rechte nicht	prüfungsbedürftige Einträge, etwa Überlappungen, nicht genehmigte Abwesenheit oder Überstunden	Anwesenheiten ▸ Management	Der Editionsvergleich führt keine eigene Zeile Anwesenheiten (geprüft)
Änderungsauftrag (PLM)	eingebaut: Die Änderung lässt sich erst nach Zustimmung der Genehmiger anwenden, sofern ein Genehmiger der Art Is required to approve eingetragen ist; ohne einen solchen Genehmiger arbeitet Apply Changes ohne vorherige Zustimmung	je Phase eingetragene Rollen mit einem Benutzer	der Phasenwechsel; die Genehmigungsart entscheidet, ob eine Zustimmung nötig, möglich oder nur ein Kommentar ist	PLM ▸ Projektkarte ▸ Phase ▸ Aktionen ▸ Bearbeiten ▸ Genehmigungen	nur Enterprise (Zeile PLM)

Dazu kommt die App Genehmigungen (Approvals): Ihre Produktseite beschreibt Genehmigungsarten, je Antrag mehrere Genehmiger und einen zentralen Bearbeitungsort; der Editionsvergleich führt sie nur in Enterprise. Eine Seite dazu fehlt in der Benutzerdokumentation 20.0 (Seitenübersicht, geprüft am 14. Oktober 2026); planen Sie sie nur mit einer Testdatenbank ein.

Freigaben greifen an einer Schaltfläche oder an einem Zustandswechsel im Formular. Wege, die daran vorbeiführen können – ein CSV-Import, eine Automatisierungsregel, ein Aufruf über die JSON-2-API –, prüfen Sie getrennt in einer Kopie der Datenbank.

Schritt für Schritt: eine Genehmigungsregel in Studio anlegen

Die Schritte folgen der Dokumentationsseite Approval rules der Fassung 20.0; die Beschriftungen stehen dort englisch, deutsche Studio-Namen prüfen Sie in Ihrer Datenbank.

Schritt 1: Vorgang und Bedingung festlegen

Schreiben Sie vorab auf, welcher Vorgang eine zweite Zustimmung braucht und woran sie hängt. Beispielrechnung mit erfundenen Zahlen: Ein Verkaufsauftrag mit mehr als 10 Prozent Rabatt oder über 10.000,00 Euro Gesamtbetrag geht an die Verkaufsleitung, darüber an die Geschäftsführung.

Schritt 2: Studio öffnen und Schaltfläche wählen

Öffnen Sie den Datensatz in der betroffenen Ansicht, klicken Sie auf das Studio-Symbol und wählen Sie die Schaltfläche, die ohne Zustimmung nicht ausgeführt werden soll – im Verkaufsauftrag Bestätigen. Ergebnis: Der Eigenschaftenbereich zeigt die Angaben dieser Schaltfläche.

Schritt 3: Genehmigungsschritt hinzufügen

Klicken Sie auf Add an approval step. Ergebnis: Der Schritt erscheint mit den Feldern für die Zuständigen.

Schritt 4: Zuständige eintragen

Tragen Sie unter Approvers einzelne Benutzer ein, unter Approver Group eine Benutzergruppe oder beides; die Dokumentation nennt dafür eine eigene Benutzergruppe als Tipp. Ergebnis: Für Personen unter Approvers legt Odoo eine Aktivität an, für eine reine Gruppe nicht.

Schritt 5: Bedingung und Texte setzen

Über das Filtersymbol neben dem Feld Genehmiger grenzen Sie ein, wann der Schritt gilt; hier bilden Sie die Bedingung aus Schritt 1 ab. Description ist der Text an der Schaltfläche. Ergebnis: Der Schritt greift nur für Datensätze, die den Filter erfüllen.

Schritt 6: Zweite Stufe und Abschluss

Fügen Sie mit Add an approval step eine weitere Stufe hinzu, ordnen Sie sie über Approval Order (1 vor 2) und verhindern Sie mit Exclusive Approval, dass dieselbe Person beide Stufen eines Datensatzes genehmigt. Schließen Sie Studio mit Close. Ergebnis: Neben der Schaltfläche steht je Stufe ein Benutzersymbol.

Was im Alltag passiert

Nach der Regel zeigt jede Stufe ein Symbol neben der Beschriftung der Schaltfläche. Zuständige können die Aktion ausführen (letzte oder einzige Stufe), freigeben, ablehnen oder ihre Entscheidung zurücknehmen. Jede Entscheidung steht im Chatter des Datensatzes, zusätzlich führt Odoo Freigabeeinträge, die Sie im Entwicklermodus unter Einstellungen ▸ Technisch ▸ Studio Approval Entries finden.

So prüfen Sie das Ergebnis

1. Halten Sie fest, ob Ihre Vorgangsart eine eingebaute Freigabe hat; sie kommt ohne Studio aus.
2. Prüfen Sie im Einkauf, ob die Bestellbestätigung (zweistufig) eingeschaltet ist; ohne sie bestätigt ein Klick die Bestellung sofort (Verhalten des Community-Zweigs 20.0).
3. Legen Sie in einer Kopie der Datenbank je einen Testfall unter und über Ihrer Grenze an und bestätigen Sie ihn mit einem Konto ohne Freigaberecht: erwartet wird die Fehlermeldung oder der Zwischenzustand.
4. Prüfen Sie beim Spesenbeleg, ob Einreichen im Zwischenzustand Eingereicht landet. Springt der Beleg direkt auf Genehmigt, fehlt an Beleg und Mitarbeiterprofil ein hinterlegter Genehmiger oder ist der hinterlegte Genehmiger die beschäftigte Person selbst; verwendet der Beleg dabei eine vorhandene Rechnung, ist sie dem Beleg zugeordnet (Verhalten des Community-Zweigs 20.0).
5. Prüfen Sie, ob die vorgesehenen Personen eine Aktivität bekommen und eine reine Genehmigergruppe keine.
6. Geben Sie frei, lehnen Sie einen zweiten Fall ab und lesen Sie die Einträge im Chatter und unter Studio Approval Entries nach. Wiederholen Sie den Test für Wege ohne Schaltfläche, etwa einen Import.

Wenn etwas nicht klappt

Symptom	Mögliche Ursache	Abhilfe
Bestätigen läuft ohne Rückfrage durch	Die eingebaute Bestellfreigabe ist aus, oder die Person gehört der Gruppe an, die sie umgeht	Einstellungen prüfen und mit einem Konto ohne die Gruppe testen
Kein Freigabeschritt erscheint	Die Regel hängt an einer anderen Ansicht, Schaltfläche oder Bedingung	In Studio Ansicht, Button und Filter prüfen
Freigeber erhält keine Aktivität	Die Person steht nicht unter Genehmiger; Aktivitäten entstehen nur für Personen, nicht für eine reine Gruppe	Regel öffnen und die Zuständigen eintragen
Dokument bleibt nach der Zustimmung änderbar	Die Freigabe sperrt nichts	Sperre der App aktivieren, etwa Bestätigte Verkäufe sperren
Spesenbeleg springt beim Einreichen sofort auf Genehmigt	Weder am Beleg noch am Mitarbeiterprofil ist ein Genehmiger hinterlegt, oder der hinterlegte Genehmiger ist die beschäftigte Person selbst; verwendet der Beleg dabei eine vorhandene Rechnung, ist sie dem Beleg zugeordnet (Verhalten des Community-Zweigs 20.0)	Genehmiger am Mitarbeiterprofil oder am Beleg eintragen und erneut testen
Änderung (PLM) lässt sich ohne Zustimmung anwenden	In der Phase ist kein Genehmiger der Art Is required to approve eingetragen	In der Phase unter Aktionen ▸ Bearbeiten ▸ Genehmigungen einen Genehmiger mit dieser Art eintragen

Wann Sie Hilfe holen sollten

Ziehen Sie eine Person mit Studio-Erfahrung hinzu, wenn die Regel über mehrere Stufen, Teams oder Gesellschaften laufen soll oder wenn Sie Standardansichten ändern. Testen Sie zuerst in einer Kopie der Datenbank, danach mit den echten Rollen Ihrer Beschäftigten. Die beschriebenen Freigaben sind App-Funktionen und nicht Teil der Länderlokalisierung; der Weg ist in Deutschland, Österreich und der Schweiz derselbe.