Außendienst mit Odoo: Einsätze, Material, Rapport
Kurz gesagt
Außeneinsätze plant Odoo 20.0 Enterprise in der Planung: Aus einem Kundendienst-Ticket erzeugen Sie über Plan Intervention eine Schicht, veröffentlichen sie und melden sich beim Kunden an. Material und Arbeitsblatt hängen an der Schicht; mit aktivierter Abrechnung überträgt Odoo das Material in den Verkaufsauftrag, aus dem Sie die Rechnung stellen. Der Editionsvergleich von Odoo S.A. führt die Zeilen Field Service und Planning nur in der Enterprise-Spalte.
Das Wichtigste
- In Odoo 20.0 Enterprise ist der Außendienst Teil der Planung; die eigene Außendienst-App aus 19.0 entfällt.
- In Odoo 20.0 Enterprise ist jeder Einsatz eine Schicht; aus einem Kundendienst-Ticket entsteht sie über die Schaltfläche Plan Intervention.
- In Odoo 20.0 Enterprise lässt sich nur eine veröffentlichte Schicht anmelden, der ein Kunde zugeordnet ist.
- Material erfassen Sie in Odoo 20.0 Enterprise an der Schicht, wenn Billing und Products aktiviert sind; Odoo schreibt es in den verknüpften Verkaufsauftrag und legt bei Bedarf einen an, bei Under warranty zum Preis null.
- In Odoo 20.0 Enterprise entsteht der Kundenbericht beim Abschließen automatisch, wenn die Abrechnung (Billing) oder Arbeitsblätter (Worksheets) aktiviert sind; er führt Material, Leistungen, Zeit und das ausgefüllte Arbeitsblatt, sofern eines vorliegt.
- Planung und Außendienst stehen im Editionsvergleich nur in der Enterprise-Spalte (gelesen am 14. Oktober 2026).
Ein Außeneinsatz ist in Odoo 20.0 eine Schicht (Shift) der App Planung (Planning): mit Kunde, verknüpftem Verkaufsauftrag, einer zugewiesenen Ressource und, wenn Arbeitsblätter aktiviert sind, einer Arbeitsblattvorlage. Seit der Version 20, erschienen im September 2026, liegen die Funktionen des Außendiensts in der Planung; die eigene App Außendienst (Field Service) aus 19.0 gibt es nicht mehr. Der Außendienst gehört zur Enterprise-Edition; für die deutschen Bezeichnungen dieser Apps liegt keine öffentlich prüfbare Übersetzungsdatei vor, deshalb stehen Menü- und Feldnamen unten wie in der englischen Dokumentation 20.0.
Was Sie vorab brauchen
- Odoo 20.0 in der Enterprise-Edition: Der Editionsvergleich von Odoo S.A. führt die Zeilen Field Service und Planning nur in der Enterprise-Spalte (gelesen am 14. Oktober 2026, Änderungen möglich); die Unterschiede beschreibt Odoo Community oder Enterprise.
- Ein Konto mit Rechten auf Planung ‣ Configuration ‣ Settings; Konfigurationsmenüs sehen nur Planungsadministratoren (Benutzer und Zugriffsgruppen).
- Ein Kundenkontakt mit vollständiger Adresse, sonst fehlt der Einsatzort auf der Karte, und für das Material an der Schicht das Verkaufsrecht User: All Documents (oder Administrator).
- Für Abrechnung nach Zeit die Apps Projekt (Project) und Zeiterfassung (Timesheets), ein als abrechenbar geführtes Projekt mit aktivierter Zeiterfassung und mindestens einen Mitarbeitenden an der Schicht (Feld Resources; Ressourcen können laut Planung auch Material sein); wie Stunden dorthin kommen, steht in Zeiterfassung in Odoo.
- Ein Ticket im Kundendienst, wenn Sie vom Ticket starten; die App richtet Kundendienst einrichten ein.
Der Weg vom Ticket zur Rechnung
Die Tabelle zeigt die Stationen eines Einsatzes; die Spalte Bedingung nennt, was vorher erfüllt sein muss.
| Station | Ort in Odoo 20.0 | Was geschieht | Bedingung |
|---|---|---|---|
| Anfrage | Kundendienst (Helpdesk), Ticket | Die Störung kommt als Ticket mit Kunde und Produkt an | App Kundendienst installiert |
| Übergabe | Ticket, Schaltfläche Plan Intervention | Odoo legt aus dem Ticket eine Schicht an | Am Team ist im Abschnitt After-Sales das Kästchen Field Service gesetzt |
| Planung | Planung, Zeitplan oder Plantafel | Datum, Ressource, Kunde und Auftrag werden gesetzt, bei aktivierten Arbeitsblättern zusätzlich eine Arbeitsblattvorlage | Kunde mit gültiger Adresse |
| Freigabe | Schichtformular, Schaltfläche Publish | Die Schicht wird veröffentlicht, zugewiesene Mitarbeitende werden benachrichtigt | — |
| Ausführung | Schicht, Schaltfläche Sign In | Beginn am Kundenort; Notizen, Fotos und Arbeitsblatt werden erfasst | Schicht veröffentlicht und Kunde gesetzt; Standortfreigabe im Browser zusätzlich, wenn Geolocation aktiviert ist |
| Material | Schicht, Schaltfläche mit der Produktzahl | Verbrauchte Artikel mit Menge erfassen; bei Under warranty steht der Preis im Auftrag auf null | Billing und Products aktiv; Verkaufsrecht User: All Documents |
| Abschluss | Schicht, Schaltfläche Complete | Ende und Allocated Time werden aktualisiert; der Kundenbericht entsteht bei aktivem Billing oder Worksheets | — |
| Rapport | Schicht, Customer Preview, dann Sign Report | Kunde prüft und unterschreibt den Bericht; Odoo versendet ihn | Billing oder Worksheets aktiviert |
| Rechnung | Verkaufsauftrag, Schaltfläche für die Rechnung | Positionen aus Material und Zeit werden abgerechnet | Zeitabrechnung: Projekt abrechenbar, Zeiterfassung im Projekt aktiviert, mindestens ein Mitarbeitender an der Schicht |
Schritt für Schritt: Einsatz planen, dokumentieren, abrechnen
Schritt 1: Außendienst aktivieren
Setzen Sie in Planung ‣ Configuration ‣ Settings im Abschnitt Field Service das Kästchen Field Service und speichern Sie. Dort schalten Sie nach Bedarf Worksheets, Billing, Quotations und Geolocation dazu. Billing installiert die App Verkauf (Sales); Products und Customer Report sind dann voreingestellt aktiv, Worksheets aktiviert den Kundenbericht ebenfalls.
Ergebnis: Die Planung kennt den Außendienst, und die gewählten Funktionen erscheinen an der Schicht.
Schritt 2: Arbeitsblattvorlage anlegen
Gehen Sie auf Planung ‣ Configuration ‣ Worksheet Templates, klicken Sie auf New und vergeben Sie einen Namen. Unter Worksheet properties fügen Sie über Add Property je Feld eine Eigenschaft hinzu. Ohne Auswahl gilt die erste Vorlage der Liste.
Ergebnis: Die Vorlage steht im Feld Worksheet jeder neuen Schicht bereit.
Schritt 3: Außendienst am Team freischalten
Öffnen Sie Kundendienst (Helpdesk) ‣ Configuration ‣ Helpdesk Teams, wählen Sie das Team und setzen Sie im Abschnitt After-Sales das Kästchen Field Service.
Ergebnis: Am Ticket dieses Teams steht die Schaltfläche Plan Intervention bereit.
Schritt 4: Einsatz vom Ticket aus planen
Klicken Sie am Ticket auf Plan Intervention und legen Sie die Schicht an: Datum, ausführende Ressource und Kunde. Am Ticket erscheint danach die Schaltfläche Scheduled mit Datum und Uhrzeit des Einsatzes; sie öffnet den Plan.
Ergebnis: Der Einsatz steht im Plan und ist mit dem Ticket verbunden.
Schritt 5: Schicht vervollständigen und veröffentlichen
Tragen Sie an der Schicht Customer, Sales Order, Worksheet und, bei nicht zu berechnender Leistung, das Kästchen Under warranty ein. Im Feld Sales Order stehen nur Aufträge des gewählten Kunden mit Leistungspositionen. Under warranty setzt den Preis jeder Position auf null, die Sie aus der Schicht heraus zum Auftrag hinzufügen; Positionen, die Sie direkt im Auftrag erfassen, behalten ihren Preis. Klicken Sie dann auf Publish; die Schicht erscheint in voller Farbe statt schraffiert.
Ergebnis: Die Schicht ist veröffentlicht und für die Ausführung freigegeben.
Schritt 6: Beim Kunden anmelden
Gehen Sie auf Planung ‣ Planning ‣ My Planning oder öffnen Sie einen Zeitplan, klicken Sie den Einsatz an und dann auf Sign In. Füllen Sie den Reiter Note und, sofern Arbeitsblätter aktiviert sind, den Reiter Worksheet; Fotos ergänzen Sie über die Schaltfläche über dem Formular.
Ergebnis: Die Schicht trägt die Startzeit, das Arbeitsblatt ist gespeichert, sofern Sie eines nutzen.
Schritt 7: Material erfassen
Klicken Sie an der laufenden Schicht auf die Schaltfläche mit der Produktzahl, dann auf Add an einer Produktkarte, stellen Sie die Menge mit − und + ein und gehen Sie zurück. Odoo schreibt die Positionen in den verknüpften Verkaufsauftrag und legt einen neuen an, wenn keiner verknüpft ist. Bei Under warranty setzt Odoo den Preis dieser aus der Schicht hinzugefügten Material- und Leistungspositionen auf null; Positionen, die Sie direkt im Auftrag ergänzen, bleiben unverändert.
Ergebnis: Die Artikel stehen im Verkaufsauftrag, den die Schaltfläche Sales Order öffnet.
Schritt 8: Abschließen und unterschreiben lassen
Klicken Sie auf Complete: Odoo setzt die Endzeit, rechnet die Allocated Time nach und erzeugt den Kundenbericht, sofern Billing oder Worksheets aktiviert ist. Über Customer Preview öffnen Sie ihn, über Sign Report holen Sie die Unterschrift ein und versenden den Bericht. Preise blenden Sie mit Hide prices on customer report aus, sofern Billing und Products aktiv sind.
Ergebnis: Bericht und Unterschrift hängen am Einsatz.
Schritt 9: Rechnung erstellen
Öffnen Sie den Auftrag über Sales Order und lösen Sie dort die Rechnung als Entwurf aus. Bei Abrechnung nach Zeit rechnet Odoo über die Allocated Time der Schicht; ist am Mitarbeitenden eine Service to Bill hinterlegt und war kein Auftrag verknüpft, legt Odoo beim Abschluss einen Auftrag mit dieser Leistung an.
Ergebnis: Die Rechnung enthält Material und, bei Zeitabrechnung, die Einsatzdauer.
Wie Odoo den Einsatz abrechnet
Abgerechnet wird ein Einsatz, wenn er mit einem Verkaufsauftrag verbunden ist: Er wurde aus einem Auftrag geplant, an der Schicht wurde ein Auftrag gewählt, es wurden Produkte an der Schicht erfasst (nicht bei Under warranty), oder am zugewiesenen Mitarbeitenden ist eine Service to Bill hinterlegt. Ein Arbeitsblatt ist dafür keine Voraussetzung. Für Zeitabrechnung müssen die Apps Projekt und Zeiterfassung installiert sein, die Schicht unter Resources mindestens einen Mitarbeitenden tragen (das Feld Resources kann laut Planung auch Material wie Geräte führen) und das verknüpfte Projekt als abrechenbar mit aktivierter Zeiterfassung geführt werden; gerechnet wird über die Allocated Time der Schicht.
Zusätzliche Arbeiten lassen sich über die Schaltfläche Quotations als Angebot anlegen. Die Release Notes zu 20 nennen außerdem Fahrtkosten, entfernungsabhängig oder als Fahrzeitpauschale; ein Verfahren nennt die Dokumentationsseite nicht.
So prüfen Sie das Ergebnis
- Prüfen Sie Veröffentlichungszustand und Customer der Schicht: Anmelden lässt sich nur eine veröffentlichte Schicht mit zugeordnetem Kunden.
- Prüfen Sie, wodurch der Einsatz abrechenbar wird: Er wurde aus einem Auftrag geplant, an der Schicht ist ein Auftrag gewählt, es wurden Produkte an der Schicht erfasst (nicht bei Under Warranty), oder am zugewiesenen Mitarbeitenden ist eine Service to Bill hinterlegt. Ein Arbeitsblatt gehört nicht zu diesen Voraussetzungen.
- Für Abrechnung nach Zeit: Projekt als abrechenbar geführt, Zeiterfassung im Projekt aktiviert, mindestens ein Mitarbeitender an der Schicht (Feld Resources). Für Material: Billing und Products aktiv, das Verkaufsrecht User: All Documents vorhanden.
- Öffnen Sie den verknüpften Auftrag über Sales Order und prüfen Sie Menge und Preis jeder Position: Positionen, die aus einer Schicht mit Under warranty stammen, stehen bei null, Positionen, die Sie direkt im Auftrag erfassen, behalten ihren Preis.
- Vergleichen Sie Start- und Endzeit der Schicht mit der tatsächlichen Anwesenheit: Odoo setzt beide beim Anmelden und beim Abschließen und passt die Allocated Time an.
- Öffnen Sie den Kundenbericht über Customer Preview, sofern die Abrechnung oder die Arbeitsblätter aktiviert sind: Material, Leistungen und Zeit müssen enthalten sein, ein ausgefülltes Arbeitsblatt, sofern Sie eines nutzen, und die Unterschrift, sobald Sie sie über Sign Report eingeholt haben.
- Stimmen Sie die Rechnung mit Schicht und Auftrag ab; bei Zeitabrechnung muss die abgerechnete Menge zur Allocated Time passen.
Wenn etwas nicht klappt
| Symptom | Ursache oder Prüfpunkt nach Dokumentation 20.0 | Abhilfe |
|---|---|---|
| Plan Intervention fehlt am Ticket | Am Team ist im Abschnitt After-Sales kein Field Service gesetzt | Kästchen am Team setzen |
| Sign In lässt sich nicht ausführen | Schicht nicht veröffentlicht oder kein Kunde zugeordnet | Schicht veröffentlichen, Customer setzen |
| Feld Worksheet fehlt an der Schicht | Worksheets ist nicht aktiviert | Kästchen im Abschnitt Field Service setzen |
| Einsatzort fehlt auf der Karte | Keine gültige Adresse am Kunden | Adresse im Kontakt ergänzen |
| Material lässt sich nicht erfassen | Billing oder Products inaktiv, Verkaufsrecht User: All Documents fehlt | Einstellungen und Recht prüfen |
| Kundenbericht fehlt nach Complete | Weder Billing noch Worksheets aktiviert | Eines der beiden Kästchen setzen |
| Allocated Time weicht von der Anwesenheit ab | Prüfpunkt: Die Allocated Time und ihr Prozentsatz werden aus dem Feld Working Hours am Mitarbeitenden berechnet; ist es leer, gilt der Mitarbeitende in der Planung als flexibel arbeitend | Arbeitszeiten am Mitarbeitenden prüfen und pflegen, dann den Einsatz neu bewerten |
| Geolocation verzeichnet keinen Standort | Geolocation ist aktiviert, dem Browser fehlt aber die Standortfreigabe | Standortzugriff in den Browsereinstellungen erlauben |
Wann Sie Hilfe holen sollten
- Der ganze Ablauf setzt die Enterprise-Edition voraus; klären Sie mit Ihrem Odoo-Partner, welche Datenbank und Apps Sie dafür brauchen.
- Unter einer Schicht können mehrere Ressourcen und Mittel wie Fahrzeuge oder Messgeräte hängen. Solche Fälle planen Sie mit jemandem, der Ihre Datenbank kennt; die Planung selbst beschreibt Einsatzplanung in Odoo.
- Für Routen und Fahrzeiten ist im Plan eine Kartenintegration nötig; Einrichtung und Datenlage klären Sie mit Ihrem Odoo-Partner.
- Geolocation schreibt die Koordinaten beim Anmelden und Abschließen in den Verlauf der Schicht. Prüfen Sie mit Ihrer Datenschutzverantwortlichen, ob und für welche Einsätze Sie Standorte aufzeichnen wollen.