Wissensdatenbank in Odoo: Artikel strukturieren

Odoo bildet die Wissensdatenbank als Baum aus Artikeln ab: Jeder Artikel ist eine Seite mit Titel und Textkörper und kann weitere Artikel unter sich tragen. Ob Mitarbeitende einen Ablauf wiederfinden, hängt deshalb an zwei Festlegungen vor dem ersten Eintrag — der Gliederung und der gleichbleibenden Form jedes Artikels.

Was Sie vorab brauchen

• Ein Abonnement der Enterprise-Edition. Der Editionsvergleich von Odoo S.A. führt die Zeile Wissensdatenbank nur in der Enterprise-Spalte (gelesen am 14. Oktober 2026); die App läuft auf Odoo Online, Odoo.sh oder einer eigenen Installation.
• Ein Benutzerkonto, das Artikel anlegen und teilen darf. Die Rechte an einem Artikel setzen Sie unter Teilen; welche Gruppen Ihre Datenbank kennt, steht in Benutzer und Zugriffsgruppen.
• Eine Liste der Abläufe, die als SOP dokumentiert werden sollen, und ein Gliederungsmerkmal: Abteilung, Prozesskette oder Rolle.
• Ein Namensschema, das Sie dauerhaft durchhalten, zum Beispiel „SOP Wareneingang prüfen“.
• Optional die Website-App; die Dokumentation 20.0 nennt sie als Voraussetzung, um die URL eines Artikels zu teilen.

Schritt für Schritt: Artikelbaum und SOP-Vorlage

Schritt 1: Gliederung festlegen

Die Wissensdatenbank gliedert Artikel über Kategorien und Eltern-Kind-Beziehungen, nicht über Ordner. Legen Sie ein Gliederungsmerkmal fest und halten Sie es in allen Zweigen durch; schreiben Sie die ersten zwei Ebenen auf, bevor Sie den ersten Artikel anlegen.

Schritt 2: Wurzelartikel im Arbeitsbereich anlegen

Öffnen Sie die App Wissensdatenbank und legen Sie oben links einen neuen Artikel an; die deutsche Dokumentation 20.0 führt die Schaltfläche noch als New Article. Die Seitenleiste kennt die Kategorien Favoriten — sie erscheint, sobald ein Artikel als Favorit markiert ist —, Arbeitsbereich, Geteilt und Privat. Für eine gemeinsame Wissensdatenbank ist der Arbeitsbereich gedacht, denn er zeigt laut Dokumentation die Artikel, die allen internen Benutzern zugänglich sind. Vergeben Sie den Namen in der oberen Leiste, etwa „1 Qualität und Prozesse“; eine Nummer hält die Reihenfolge sichtbar (redaktionelle Empfehlung).

Schritt 3: SOP-Artikel als verschachtelte Artikel einhängen

Fahren Sie in der Seitenleiste über den Wurzelartikel und klicken Sie das Plus-Symbol; der neue Artikel wird als verschachtelter Artikel unter dem übergeordneten angelegt. Einen vorhandenen Artikel hängen Sie über Weitere Aktionen, Verschieben nach, Artikel verschieben um oder ziehen ihn per Drag-and-drop. Laut Dokumentation 20.0 erben verschachtelte Artikel die Zugriffsrechte des übergeordneten Artikels; setzen Sie zuerst die Rechte am Elternartikel.

Schritt 4: Kopfdaten als Eigenschaften anlegen

Öffnen Sie einen der verschachtelten SOP-Artikel und wählen Sie Weitere Aktionen, Eigenschaften hinzufügen, Eigenschaft hinzufügen. Tragen Sie eine Bezeichnung ein und wählen Sie einen Feldtyp, etwa Datum für „Gültig ab“. Die Dokumentation beschreibt Eigenschaften als benutzerdefinierte Felder, die Mitglieder zu verschachtelten Artikeln oder Artikelelementen hinzufügen, und hält fest, dass sie auf eine Gruppe verschachtelter Artikel unter demselben übergeordneten Artikel angewendet werden. In Karten anzeigen blendet die Eigenschaften in der Ansicht eines Artikelelements ein, die vom übergeordneten Artikel aus sichtbar ist; für denselben Schalter nennt die Seite zu Eigenschaftsfeldern die Karten der Kanban-, Listen- und Kalenderansicht. Die Feldtypen — etwa Text, Datum, Auswahl oder Many2one — und ihre Optionen beschreibt die Dokumentationsseite zu Eigenschaftsfeldern.

Schritt 5: Eine Form für alle SOPs verbindlich machen

Bauen Sie einen Musterartikel mit den Kopfdaten und der Abschnittsfolge, die jede SOP tragen soll. Nehmen Sie ihn über Weitere Aktionen und Add to Templates in die Vorlagenliste auf; die deutsche Dokumentation 20.0 führt diesen Befehl noch in Englisch. Neue SOPs entstehen danach über Vorlagen durchsuchen und Vorlage laden. In den geöffneten Dokumentationsseiten steht nicht, ob eine geladene Vorlage die Kopfeigenschaften der Artikelgruppe mitbringt; prüfen Sie das an einem Testartikel. Wer Artikel schreibt und freigibt, legen Sie vorher fest (siehe Key User für Odoo bestimmen und schulen).

Schritt 6: Sichtbarkeit und Rechte einstellen

Öffnen Sie über Teilen oben rechts die Zugriffsrechte. Unter Allgemeiner Zugriff stehen Kann bearbeiten, Kann lesen und Nur Mitglieder, unter Im Arbeitsbereich anzeigen Jeder und Nur Mitglieder. Die Standardzugriffsrechte gelten laut Dokumentation für alle internen Benutzer außer eingeladenen Benutzern, und spezifische Rechte haben Vorrang. Die Wahl Kann bearbeiten oder Kann lesen verschiebt einen Artikel in den Arbeitsbereich, Kein Zugriff in die Kategorie Privat — außer der Artikel ist mit einem eingeladenen Benutzer geteilt; die Sichtbarkeitseinstellung gilt nur im Arbeitsbereich. Einzelne Benutzer laden Sie über Teilen und Einladen ein; Rechte über den Artikel hinaus richten Sie nach Datensatzregeln in Odoo ein.

Schritt 7: Artikelinhalte mit anderen Apps verbinden

Wechseln Sie in die App, deren Liste im Artikel erscheinen soll, öffnen Sie die Ansicht und wählen Sie das Zahnrad-Symbol, Wissensdatenbank, Ansicht in Artikel einfügen. Laut Dokumentation sehen Benutzer ohne Zugriff auf die Ansicht diese auch im Artikel nicht. Für eigene Listen tippen Sie im Text ein / und wählen Element-Kanban, -karten, -liste oder -kalender. Der Befehl Index setzt ein Verzeichnis der untergeordneten Artikel in den Text, Einklappbarer Bereich versteckt lange Schrittlisten.

Schritt 8: Pflege, Sperre und Versionen regeln

Unter Weitere Aktionen sperrt Inhalt sperren einen Artikel gegen Änderungen; Entsperren hebt die Sperre auf. Versionsverlauf öffnen zeigt frühere Fassungen mit dem Vergleich zur aktuellen; Verlauf wiederherstellen setzt eine Fassung zurück. In den Papierkorb verschieben legt den Artikel für 30 Tage beiseite, bevor Odoo ihn endgültig löscht; zurückholen lässt er sich über Papierkorb öffnen. Archivieren nimmt ihn aus der laufenden Liste, ohne ihn zu löschen; zurück geht es über Artikel, den Filter Archiviert und Aktionen, Aus Archiv holen. Dauerhaft entfernen Sie einen Artikel über Artikel, Aktionen, Löschen.

Beispiel: So sieht eine SOP-Struktur aus

Beispiel mit erfundenen Angaben: Die Nummern im Namen sind unsere Empfehlung.

Arbeitsbereich
├── 1 Qualität und Prozesse
│   ├── SOP Wareneingang prüfen
│   ├── SOP Reklamation bearbeiten
│   └── SOP Retoure abwickeln
├── 2 Buchhaltung und Belege
│   ├── SOP Belegeingang verbuchen
│   └── SOP Kassenabschluss
└── 3 Personal und Onboarding
    ├── SOP Arbeitsplatz einrichten
    └── SOP Zugänge beantragen

Jede SOP trägt dieselbe Abschnittsfolge. Legen Sie die Vorlage einmal fest und nehmen Sie sie über Add to Templates in die Vorlagenliste auf:

Abschnitt	Inhalt	Beispiel „SOP Wareneingang prüfen“
Kopfdaten	Eigenschaften der verschachtelten Artikel unter demselben übergeordneten Artikel	Lagerleitung Nord, gültig ab 1. November 2026, Status freigegeben
Zweck	ein Satz zum Ergebnis des Ablaufs	Ware ist vollständig erfasst und eingelagert
Geltungsbereich	Standorte und Rollen	Standort Nord, alle Annahmen
Voraussetzungen	was vor Schritt 1 vorliegen muss	Lieferschein, Scanner, Zugang zur App Lager
Schritte	nummeriert, ein Verb je Schritt	1 Lieferung annehmen, 2 Mengen zählen, 3 Abweichung erfassen, 4 einlagern
Ausnahmen	der Fall, der anders läuft	beschädigte Ware: Foto am Transfer, Meldung an den Einkauf
Nachweise	wo das Ergebnis liegt	Transfer und Foto in der App Lager

Vier Eigenschaften genügen im Beispiel für den Kopf. Laut Dokumentation 20.0 wird eine einmal festgelegte Eigenschaft von allen Artikeln gemeinsam genutzt, die mit demselben übergeordneten Artikel verknüpft sind; legen Sie die vier deshalb an einer SOP des Zweigs an, zeigen alle SOPs unter demselben übergeordneten Artikel dieselben Kopffelder:

Eigenschaft	Feldtyp	Beispielwert	Wofür
Verantwortlich	Many2one	Lagerleitung Nord	wer ändert und prüft
Gültig ab	Datum	1. November 2026	Stand der Anweisung
Nächste Prüfung	Datum	1. Mai 2027	Erinnerung für die Revision
Status	Auswahl	Entwurf, freigegeben, zurückgezogen	Freigabestand

So prüfen Sie das Ergebnis

1. Fügen Sie im Gruppenartikel den Index-Befehl ein: Er muss seine untergeordneten SOPs auflisten.
2. Melden Sie sich mit einem Testbenutzer ohne Administratorrechte an und suchen Sie mit Strg/Cmd+K nach einem Stichwort aus einer SOP; mit ? suchen Sie sichtbare, mit $ versteckte Artikel. Versteckte Artikel finden Sie auch über das Auge-Symbol an der Kategorie Arbeitsbereich.
3. Öffnen Sie eine SOP und prüfen Sie, ob die Kopfeigenschaften erscheinen. Fehlen sie, hängt der Artikel nicht unter demselben übergeordneten Artikel wie die übrigen SOPs.
4. Ändern Sie testweise einen Schritt und öffnen Sie Versionsverlauf öffnen; im Reiter Vergleich muss der Unterschied stehen.
5. Setzen Sie an einem freigegebenen Artikel Inhalt sperren und versuchen Sie die Änderung erneut. Bleibt die Bearbeitung blockiert, greift die Sperre.

Wenn etwas nicht klappt

Symptom	Ursache	Lösung
Artikel fehlt in der Seitenleiste	Er liegt in der Kategorie Privat oder Geteilt	Über Weitere Aktionen, Verschieben nach in den Arbeitsbereich verschieben
Kollegen sehen einen Artikel nicht, Sie schon	Im Arbeitsbereich anzeigen steht auf Nur Mitglieder	Auf Jeder stellen oder die Personen einladen
Eingefügte Ansicht bleibt bei Kollegen leer	Der Benutzer hat keinen Zugriff auf die Ansicht selbst	Zugriff in der Herkunfts-App prüfen, etwa nach Datensatzregeln in Odoo
Kopfeigenschaften fehlen in einer SOP	Der Artikel hängt unter einem anderen übergeordneten Artikel als die übrigen SOPs	Artikel über Weitere Aktionen, Verschieben nach unter denselben übergeordneten Artikel verschieben
Artikel lässt sich nicht bearbeiten	Inhalt ist gesperrt	Weitere Aktionen und die Sperre aufheben
Artikel ist aus der Liste verschwunden	Er liegt im Papierkorb oder ist archiviert	Papierkorb öffnen oder auf Archiviert filtern
Geteilter Link öffnet nichts	Die Website-App fehlt	Website-App installieren oder intern über Teilen freigeben

Wann Sie Hilfe holen sollten

Ob eine SOP aus der Wissensdatenbank als Nachweis in einem zertifizierten Managementsystem zählt, entscheidet nicht Odoo: Klären Sie mit Ihrer Zertifizierungsstelle, welche Form und Freigabe sie verlangt. Holen Sie Unterstützung, wenn mehrere Standorte dieselbe Wissensdatenbank nutzen sollen, weil Gliederung und Rechte dann vor dem Aufbau feststehen müssen, oder wenn Sie Inhalte aus einem bestehenden Wiki übernehmen wollen. Dateien und ihre Freigabe bleiben Sache der Dokumente-App; wie sie aufgebaut wird, zeigt Dokumente ablegen mit Odoo.