Odoo für Dienstleister: Apps für Projektgeschäft
Kurz gesagt
Vier Apps tragen ein Dienstleistungsgeschäft in Odoo 20.0: Verkauf für Angebot und Auftrag, Projekte für Aufgaben und Meilensteine, Zeiterfassung für die Stunden, Rechnungsstellung für die Rechnung. Verkauf, Projekte, Zeiterfassung und Rechnungsstellung stehen in beiden Editionen; Abonnements und die Komfortfunktionen der Zeiterfassung führt der Editionsvergleich nur in Enterprise. In Deutschland muss ein im Inland ansässiger Unternehmer die Rechnung für eine Leistung an einen anderen inländischen Unternehmer für dessen Unternehmen als E-Rechnung ausstellen (§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG); dauerhaft ausgenommen sind nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfreie Umsätze und Rechnungen nach §§ 33 und 34a UStDV. Für nach dem 31. Dezember 2024 und vor dem 1. Januar 2027 ausgeführte Umsätze lässt § 27 Abs. 38 UStG bis zum 31. Dezember 2026 noch Papier und, mit Zustimmung des Empfängers, ein anderes elektronisches Format (zum Beispiel PDF) zu.
Das Wichtigste
- Verkauf führt vom Angebot (Quotation) zum Verkaufsauftrag; beide Editionen enthalten die App.
- Projekte und Zeiterfassung stehen in Community und Enterprise; Rasteransicht, Zeitstopper, Erinnerungen und Validierung der Zeiterfassung nur in Enterprise.
- Die App Abonnements für wiederkehrende Leistungen führt der Editionsvergleich nur in Enterprise.
- Die Abrechnungspolitik sitzt am Produkt: Bestellte Mengen, Gelieferte Mengen, Basierend auf Zeiterfassungen oder Basierend auf Meilensteinen.
- Ein erreichter Meilenstein erhöht die gelieferte Menge, erzeugt aber keine Rechnung; den Entwurf lösen Sie am Auftrag aus.
- In Deutschland muss ein im Inland ansässiger Unternehmer die Rechnung für eine Leistung an einen anderen inländischen Unternehmer für dessen Unternehmen als E-Rechnung ausstellen (§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG); dauerhaft ausgenommen sind nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfreie Umsätze und Rechnungen nach §§ 33 und 34a UStDV, die Übergangsregelung des § 27 Abs. 38 UStG läuft spätestens am 31. Dezember 2027 aus.
Wer Stunden, Meilensteine oder eine wiederkehrende Betreuung verkauft, braucht im Dienstleistungsgeschäft mehr als eine App. Die Arbeit entsteht im Projekt, die abrechenbare Menge aber am Verkaufsauftrag: Nur wenn der Auftrag die erbrachte Leistung kennt, kann Odoo daraus eine Rechnung bilden.
Worauf es bei Dienstleistungen ankommt
Die Kette hat fünf Stationen: Angebot, Verkaufsauftrag, Projekt mit Aufgaben, erbrachte Leistung und Rechnung; jede Station braucht die Daten der vorigen. Angebot und Verkaufsauftrag führt die App Verkauf, Projekt und Aufgaben die App Projekte, die erfassten Stunden die Zeiterfassung und den Rechnungsentwurf die Rechnungsstellung. Verkaufen Sie nur Pauschalen ohne Projektlauf, tragen Verkauf und Rechnungsstellung die Kette. Buchen Mitarbeitende Stunden auf Aufgaben, kommen Projekte und Zeiterfassung dazu; wiederkehrende Leistungen führt die App Abonnements.
Das Bindeglied ist der Verkaufsauftrag. Die Dokumentation 20.0 beschreibt für Dienstleistungspositionen das Feld Bei Auftrag erstellen (Create on Order): Steht es auf Projekt & Aufgabe, legt Odoo beim Bestätigen des Auftrags ein Projekt und eine Aufgabe an und verknüpft beide mit der Auftragsposition. Fehlt die Verknüpfung, erreichen die Stunden die Rechnung nicht.
Die Kette von Angebot bis Rechnung
Die Tabelle ordnet jeder Station die App zu und nennt die Edition nach dem Editionsvergleich von Odoo (Stand 14. Oktober 2026).
| Station | Was Odoo führt | App | Edition |
|---|---|---|---|
| Angebot und Auftrag | Angebot (Quotation), Bestätigung zum Auftrag | Verkauf (Sales) | Community und Enterprise |
| Projekt anlegen | Projekt und Aufgaben aus der Auftragsposition | Projekte (Project) | Community und Enterprise |
| Stunden erfassen | Zeitaufwand je Aufgabe | Zeiterfassung (Timesheets) | Community und Enterprise; Rasteransicht, Zeitstopper, Erinnerungen und Validierung nur Enterprise |
| Meilenstein erreichen | Meilensteine am Projekt, Prozentsatz am Auftrag | Projekte (Project) | Community und Enterprise |
| Rechnung bilden | Rechnungsentwurf aus dem Auftrag | Rechnungsstellung (Invoicing) | Community und Enterprise |
| Buchen und melden | Hauptbuch, Steuerberichte, Lokalisierung | Buchhaltung (Accounting) | laut Editionsvergleich nur Enterprise |
| Wiederkehrende Leistung | Abrechnungsplan und Verlängerung | Abonnements (Subscriptions) | laut Editionsvergleich nur Enterprise |
Die Tabelle trennt zwei Dinge: Rechnungen schreiben beide Editionen, die Buchhaltung mit Lokalisierung führt der Vergleich nur in Enterprise. Die Folge für den Preis steht unter Odoo Community oder Enterprise.
Wie die Rechnung an Stunden und Meilensteine gebunden wird
Abrechnen lässt sich eine Dienstleistung auf drei Wegen; entschieden wird das am Produktdatensatz in der Abrechnungspolitik (Invoicing Policy).
- Basierend auf Zeiterfassungen bucht Aufwand ab. Dafür muss die Produktart Dienstleistung sein, Bei Auftrag erstellen auf Projekt & Aufgabe stehen, die analytische Buchhaltung eingeschaltet und die Zeiterfassung am Projekt freigegeben sein; statt Projekt & Aufgabe dürfen Sie auch Aufgabe wählen und dann ein bestehendes Projekt angeben. Die Dokumentation verlangt dafür zusätzlich die Apps Projekte und Buchhaltung. Die Stunden erscheinen in der Spalte Geliefert der Auftragsposition.
- Basierend auf Meilensteinen bucht den erreichten Projektstand ab. Der Wert ist nur wählbar, wenn mindestens ein Projekt Meilensteine aktiviert hat. Mit dem Erreichen steigt die gelieferte Menge; den Rechnungsentwurf lösen Sie anschließend am Auftrag aus.
- Bestellte oder Gelieferte Mengen bucht den Auftrag selbst ab, ohne Stunden und ohne Meilenstein; bei Gelieferten Mengen tragen Sie die gelieferte Menge am Auftrag ein. Die Voreinstellung steht unter Verkauf ‣ Konfiguration ‣ Einstellungen und gilt für neu angelegte Produkte; bestehende ändern Sie am Produkt selbst.
Drei Bedingungen entscheiden, ob die Kette trägt: Nur wer als Beschäftigte oder Beschäftigter geführt ist, kann Zeit erfassen; jedes Projekt gibt die Zeiterfassung einzeln frei (Projektkarte, Menü Einstellungen, Zeitmanagement); und bei Gelieferten Mengen zeigt Odoo eine Überlieferung rot an und bietet die Verrechnung an.
Fremdkosten reicht Odoo durch, wenn sie am Auftrag hängen: Eine Spesenposition wird mit dem Kunden zur Weiterverrechnung verknüpft, eine Bestellung über die analytische Verteilung. Für den Einkauf gilt am Produkt: erstattungsfähig, Abrechnungspolitik Gelieferte Mengen und Weiterverrechnung zum Einstandspreis.
Ein Rechenbeispiel: zwei Meilensteine
Beispielrechnung mit erfundenen Zahlen, ohne Umsatzsteuer: Ein Projekt umfasst 40 Stunden zu 95,00 Euro, also 3.800,00 Euro netto. Verkauft wird eine Einheit Projektbetreuung zu 3.800,00 Euro mit der Abrechnungspolitik Basierend auf Meilensteinen und den Meilensteinen 40 und 60 Prozent.
| Stand | Gelieferte Menge | Bereits verrechenbar |
|---|---|---|
| Auftrag bestätigt | 0 Prozent | 0,00 Euro |
| Meilenstein 1 erreicht | 40 Prozent | 1.520,00 Euro |
| Rechnung 1 bestätigt | 40 Prozent | 0,00 Euro |
| Meilenstein 2 erreicht | 100 Prozent | 2.280,00 Euro |
| Rechnung 2 bestätigt | 100 Prozent | 0,00 Euro |
Die Summe beider Rechnungen beträgt 3.800,00 Euro netto. Bleibt ein Meilenstein offen, steht die gelieferte Menge unter 100 Prozent und die letzte Rechnung fällt kleiner aus; Spesen, Fremdleistungen und Rabatte sind nicht enthalten.
Was die Rechnung im Zielland verlangt
In Deutschland muss ein im Inland ansässiger Unternehmer die Rechnung für eine Leistung an einen anderen inländischen Unternehmer für dessen Unternehmen als E-Rechnung ausstellen (§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG); dauerhaft ausgenommen bleiben nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfreie Umsätze und Rechnungen über Kleinbeträge bis 250 Euro (§ 33 UStDV, nicht für Leistungen nach §§ 3c, 6a und 13b UStG) oder über steuerfreie Kleinunternehmerumsätze (§ 34a UStDV), die als sonstige Rechnung übermittelt werden dürfen. Die Übergangsregelung des § 27 Abs. 38 UStG lässt Papier unbedingt und ein anderes elektronisches Format (zum Beispiel PDF) nur mit Zustimmung des Empfängers für Umsätze aus 2025 und 2026 bis zum 31. Dezember 2026 zu; für 2027 ausgeführte Umsätze geht das bis zum 31. Dezember 2027 bei einem Gesamtumsatz nach § 19 Abs. 2 UStG von bis zu 800.000 Euro im Vorjahr, ohne diese Umsatzgrenze bei Übermittlung per elektronischem Datenaustausch (EDI) mit Zustimmung des Empfängers. Ab dem 1. Januar 2028 endet die Übergangsregelung. Empfangen muss eine E-Rechnung seit dem 1. Januar 2025 jeder inländische Unternehmer; eine Übergangsregelung gibt es dafür nicht.
Odoo versendet E-Rechnungen aus der Buchhaltung: Das Format steht am Kunden, gesendet wird aus dem Fenster zum Senden der bestätigten Rechnung, wahlweise über Peppol; für den Peppol-Versand nennt die Dokumentation 20.0 die Formate BIS Billing 3.0, XRechnung CIUS und NLCIUS (E-Rechnung in Deutschland, E-Rechnung senden in Odoo).
Für Österreich und die Schweiz nennt die Dokumentation 20.0 eigene Pakete: Österreich bringt Berichte nach § 224 und § 231 UGB und einen SAF-T-Export mit, die Schweiz Einzahlungsscheine (ISR) und ein eigenes ISO-20022-Format. Die deutsche Lokalisierung schaltet den Prüfpfad standardmäßig ein.
Typische Fehler
- Das Projekt hängt an keinem Auftrag. Dann kennt die Auftragsposition keine gelieferte Menge, und die Rechnung bleibt leer; prüfen Sie die Verknüpfung mit Odoo Projekt einrichten.
- Die Zeiterfassung ist erwartet, aber die Person hat kein Beschäftigtenkonto. Dann fehlen die Stunden am Auftrag (siehe Zeiterfassung in Odoo).
- Der erreichte Meilenstein gilt als gestellte Rechnung. Erhöht wird nur die gelieferte Menge; ohne das Auslösen am Auftrag geht kein Beleg an den Kunden.
- Die Buchhaltung wird in Community geplant. Der Editionsvergleich führt sie mit Lokalisierung nur in Enterprise, die Rechnungsstellung in beiden Spalten.
- Abonnements werden in Community erwartet. Die App fehlt dort; die Einrichtung beschreibt Odoo-Abonnements einrichten.
So gehen Sie vor
- Listen Sie Ihre Leistungen nach Abrechnungsart auf: Aufwand, Meilenstein, gelieferte Menge oder wiederkehrend (Anforderungen sammeln).
- Legen Sie je Leistung ein Produkt mit Produktart, Abrechnungspolitik und Bei Auftrag erstellen an und prüfen Sie die Abrechnung an einem Musterauftrag (Abrechnungsrichtlinie bestellt oder geliefert).
- Richten Sie Beschäftigtenkonten ein und geben Sie die Zeiterfassung in jedem abrechenbaren Projekt frei.
- Prüfen Sie die Edition an der Rechnung: Rechnungsstellung in beiden Editionen, Buchhaltung mit Lokalisierung laut Editionsvergleich nur in Enterprise.
- Senden Sie eine Testrechnung im Zielformat und prüfen Sie den Eingang beim Kunden; die Kette davor beschreibt Angebot in Odoo erstellen.
- Rechnen Sie nach dem ersten Projekt Umsatz und Aufwand im Projekt-Dashboard nach (Projektrentabilität).