E-Mail in Odoo: Eingangsserver, Aliase und Versand

Was Sie vorab brauchen

Odoo führt keinen eigenen Posteingang: Es verarbeitet Nachrichten an Aliassen, ordnet Antworten über den Nachrichtenkopf zu und legt aus Mails an einen Alias Datensätze an. Dafür brauchen Sie:

• Administratorrechte für Einstellungen ‣ Allgemeine Einstellungen und den Entwicklermodus für die technischen Menüs (Einstellungen, Abschnitt Entwicklertools).
• Ein geteiltes Postfach bei Ihrem Anbieter, etwa verkauf@ihr-unternehmen.de, samt Zugangsdaten für IMAP.
• Bei eigener Absenderdomain: Zugriff auf die DNS-Zone.
• Bei Versand über einen eigenen Server: Adresse, Port, Verschlüsselung, Benutzername und Passwort.
• Ein Empfängerpostfach ausserhalb Ihrer Domain für den Zustelltest.

Bleibt eine Datenbank auf Odoo Online oder Odoo.sh bei der Standardsubdomain firmenname.odoo.com, sind Ein- und Ausgang nach der Dokumentation 20.0 ohne weitere Einstellung betriebsbereit. Auf einer eigenen Installation (On-Premise) konfigurieren Sie beide Seiten selbst. Die DNS-Einträge für die Zustellbarkeit behandelt Odoo-Mails kommen nicht an.

Die drei Bausteine im Überblick

Die Übersicht nennt für Ausgang, Eingang und Aliase Ort, Eintrag und Folge der Einstellung; die Menüwege gelten für Odoo 20.0.

Baustein	Wo Sie es einstellen	Was Sie eintragen	Was danach gilt
Ausgang über den Odoo-Mailserver (Voreinstellung auf Odoo Online und Odoo.sh)	keine Einstellung	nichts	Voreinstellung: Absender notifications@firmenname.odoo.com, Antwortadresse catchall@…, Fehler an bounce@…; eine eigene Domain ist auch hier möglich, sie braucht passende SPF- und DKIM-Einträge und den Eintrag als Alias-Domain; es gilt das Tageslimit: auf Odoo Online 5 bis 200 Nachrichten je Tag und Datenbank
Ausgang über einen eigenen SMTP-Server	Einstellungen ‣ Allgemeine Einstellungen, E-Mails: Benutzerdefinierte E-Mail-Server verwenden, dann Postausgangsserver	SMTP-Server, SMTP-Port, Verschlüsselung, Benutzername, Passwort, Priorität, From Filtering	Odoo sendet über den Server mit passendem From Filtering; sonst über den ersten Server ohne Eintrag und mit der Benachrichtigungsadresse als Absender
Alias-Domain	am Firmendatensatz unter Einstellungen ‣ Allgemeine Einstellungen; Feineinstellungen über Einstellungen ‣ Technisch ‣ E-Mails: Alias-Domains (Entwicklermodus)	Ihre Domain	Alle Aliase und die drei Standardadressen (Catchall-, Unzustellbarkeits- und Standardabsenderalias) enden auf dieser Domain
Eingang über Weiterleitung	beim Postfachanbieter	Weiterleitung von catchall@, bounce@ und jedem Alias auf die Odoo-Subdomain	Nachrichten liegen ohne Abrufverzögerung in der Datenbank; jede Weiterleitung wird einzeln angelegt
Eingang über einen Posteingangsserver	Einstellungen ‣ Technisch ‣ E-Mails: Posteingangsserver (Entwicklermodus)	Zugangsdaten des geteilten Postfachs, IMAP statt POP, Modell für neue Datensätze	Abruf über die geplante Aktion Mail: Fetchmail Service, also nicht sofort; ein Datensatz je Postfach
Eingang über einen DNS-Eintrag	DNS-Zone und Domainverwaltung des Hostings	CNAME eines eigenen Subdomains auf firmenname.odoo.com, diesen Namen als Alias-Domain	Ein Eintrag versorgt alle Aliase; setzt ein eigenes Subdomain voraus, nicht auf der Hauptdomain
Alias je App	im Datensatz des Teams oder Projekts, bei einem Verkaufsteam im Feld E-Mail-Alias	nur der lokale Teil, etwa info	Mails an den Alias erzeugen Datensätze oder ergänzen den Chatter; passt kein Alias, greift der Catchall-Alias
Schutz vor Endlosschleifen	Einstellungen ‣ Technisch ‣ Systemparameter	die Schlüssel mail.gateway.loop.threshold und mail.gateway.loop.minutes	Vorgabe: höchstens 20 Nachrichten je Absenderadresse in 120 Minuten erzeugen über einen Alias Datensätze; die Werte sind änderbar, bei Überschreitung blockiert Odoo weitere Nachrichten

Schritt für Schritt: Postfach, Aliase und Versand einrichten

Schritt 1: Ausgangsweg festlegen

Über den Odoo-Mailserver senden Sie ohne eigene Serverkonfiguration; dabei tragen die Adressen standardmässig die Odoo-Subdomain, und auf Odoo Online gilt das Tageslimit. Eine eigene Domain ist auch mit dem Odoo-Mailserver möglich, wenn die SPF- und DKIM-Einträge zu Odoos Mailserver passen und die Domain als Alias-Domain eingetragen ist. Über einen eigenen SMTP-Server senden Sie unter Ihrer Domain, mit den Zustellregeln Ihres Anbieters und ohne das Tageslimit des Odoo-Mailservers. Endzustand: Sie wissen, welcher Server die Nachrichten verlässt und welche Adresse in der Absenderzeile stehen soll.

Schritt 2: Postausgangsserver eintragen

Aktivieren Sie in Einstellungen ‣ Allgemeine Einstellungen im Abschnitt E-Mails die Option Benutzerdefinierte E-Mail-Server verwenden, speichern Sie, und öffnen Sie dann Postausgangsserver. Legen Sie einen Datensatz an und tragen Sie die Zugangsdaten Ihres Anbieters ein. Die Priorität entscheidet bei mehreren Servern: Der niedrigere Wert hat Vorrang, die Vorgabe ist 10. Das Feld From Filtering nimmt eine Domain oder eine vollständige Adresse auf. Odoo sucht zuerst einen Server mit passendem Eintrag, danach den ersten Server ohne Eintrag und zuletzt den ersten Server überhaupt, in den letzten Fällen mit der Benachrichtigungsadresse als Absender. Ein erfolgreicher Test über Testverbindung belegt keine Zustellung; beim Anbieter können weitere Beschränkungen bestehen. Auf Odoo Online und Odoo.sh ist Port 25 gesperrt, verwenden Sie 465, 587 oder 2525. Endzustand: Der Serverdatensatz ist gespeichert.

Schritt 3: Alias-Domain setzen

Tragen Sie am Firmendatensatz im Feld Alias-Domain Ihre Domain ein, etwa ihr-unternehmen.de. Danach baut Odoo Absender-, Antwort- und Fehleradresse aus dieser Domain. Im Entwicklermodus sehen Sie zusätzlich Catchall-Alias, Unzustellbarkeitsalias und Standardabsenderalias. Die Dokumentation 20.0 rät davon ab, die lokalen Teile catchall und bounce zu ändern: Bereits versendete Nachrichten behalten ihre alten Adressen, und Antworten werden dann nicht mehr zugeordnet. Sendet die Datenbank weiter über den Odoo-Mailserver, ersetzt Odoo auf Odoo Online den Rückläuferpfad durch bounce@firmenname.odoo.com. Endzustand: Die Standardadressen enden auf Ihrer Domain.

Schritt 4: Eingangsweg wählen

Für den Eingang gibt es drei Wege. Weiterleitungen sind laut Dokumentation 20.0 der für Odoo Online und Odoo.sh empfohlene Weg, weil Nachrichten ohne Abrufverzögerung ankommen. Ein Posteingangsserver behält über IMAP eine Kopie im Postfach und hängt an einer geplanten Aktion. Ein DNS-Eintrag auf einem eigenen Subdomain versorgt alle Aliase mit einer Regel, verlangt aber technisches Wissen. Auf einer eigenen Installation benötigen Weiterleitung und DNS-Eintrag zusätzlich das Mail-Gateway-Skript. Endzustand: ein Weg, der zu Hosting und Postfach passt.

Schritt 5: Posteingangsserver anlegen

Diesen Schritt brauchen Sie nur beim zweiten Weg. Aktivieren Sie den Entwicklermodus und öffnen Sie Einstellungen ‣ Technisch ‣ E-Mails: Posteingangsserver. Legen Sie einen Datensatz je Postfach an, also auch für catchall@ und bounce@, und tragen Sie Server, Port, Benutzername und Passwort ein. Wählen Sie als Servertyp IMAP: IMAP holt ungelesene Nachrichten, während POP den gesamten Verlauf holt und ihn anschliessend im Postfach als gelöscht markiert. Bestimmen Sie ausserdem das Modell, in dem neue Datensätze entstehen. Endzustand: Der Datensatz ist aktiv, und die geplante Aktion Mail: Fetchmail Service holt die Nachrichten beim nächsten Lauf ab.

Schritt 6: Alias eintragen und Zuordnung prüfen

Jede App mit Alias-Funktion bringt das Feld E-Mail-Alias im Datensatz des Teams oder Projekts mit, bei einem Verkaufsteam unter CRM ‣ Konfiguration ‣ Verkaufsteams. Tragen Sie dort den lokalen Teil ein, etwa info; im Feld E-Mails annehmen von legen Sie fest, wer an diese Adresse schreiben darf. Auf Odoo Online und Odoo.sh ist info@firmenname.odoo.com sofort erreichbar; mit eigener Domain muss jede Alias-Adresse im Postfach weitergeleitet oder abgerufen werden. Im Entwicklermodus zeigt Einstellungen ‣ Technisch ‣ Aliasse alle Aliase; dort schalten Sie bei Bedarf die Option Erkennung des Eingangs eines lokalen Elements ein, damit nur der lokale Teil übereinstimmen muss. Endzustand: Eine Testmail an den Alias erzeugt den erwarteten Datensatz.

So prüfen Sie das Ergebnis

1. Senden Sie aus Odoo eine Nachricht an ein Postfach ausserhalb Ihrer Domain, ein Angebot aus dem Chatter genügt. Prüfen Sie im Quelltext die Absenderzeile und vergleichen Sie sie mit der erwarteten Adresse. Ohne eigenen Postausgangsserver entscheidet der Systemparameter mail.default.from_filter: Passt die Domain des Absenders nicht zu seinem Wert, steht dort die Benachrichtigungsadresse der Alias-Domain, in der Voreinstellung notifications@…; sobald ein Postausgangsserver eingerichtet ist, gilt der Parameter nicht mehr. Mit eigenem Server bleibt die erwartete Absenderadresse nur stehen, wenn eine From-Filtering-Regel zu dieser Adresse oder ihrer Domain passt, sonst setzt Odoo die Benachrichtigungsadresse ein.
2. Antworten Sie aus dem Empfängerpostfach auf diese Nachricht. Die Antwort muss im selben Chatter erscheinen.
3. Senden Sie eine neue Nachricht an den Alias, nicht als Antwort, und prüfen Sie, ob der erwartete Datensatz entsteht.
4. Wird das Umschlagsymbol im Chatter rot, hat mindestens ein Empfänger die Nachricht nicht erhalten; über Fehlerdetails anzeigen lesen Sie den Grund.
5. Öffnen Sie im Entwicklermodus Einstellungen ‣ Technisch ‣ E-Mail: E-Mails und reihen Sie dort eine nicht zugestellte Nachricht mit Wiederholen erneut ein.

Wenn etwas nicht klappt

Symptom	Ursache	Abhilfe
Eine Antwort erscheint nicht im Chatter	Alias-Domain passt nicht zur Empfängeradresse, oder die Weiterleitung fehlt	Alias-Domain prüfen und die Adresse beim Anbieter weiterleiten
Neue Mails an einen Alias erzeugen keinen Datensatz	Option Erkennung des Eingangs eines lokalen Elements ist aus	Option unter Einstellungen ‣ Technisch ‣ Aliasse einschalten oder den vollständigen Alias weiterleiten
Absender ist die Benachrichtigungsadresse statt der Person	ohne eigenen Postausgangsserver passt die Domain des Absenders nicht zum Systemparameter mail.default.from_filter, oder mit eigenem Server passt keine Regel im Feld From Filtering zur gewünschten Absenderadresse	ohne eigenen Server den Systemparameter prüfen; mit eigenem Server dort eine Domain oder vollständige Adresse eintragen, die zur Absenderadresse passt und beim Anbieter dafür freigegeben ist
Meldung zum Tageslimit, Nachrichten bleiben liegen	das Limit des Odoo-Mailservers auf Odoo Online ist erreicht	eigenen Postausgangsserver einrichten oder am nächsten Tag erneut senden
Nachrichten kommen erst nach einiger Zeit an	Abruf über einen Posteingangsserver, der an der geplanten Aktion hängt	Weiterleitung einrichten oder das Intervall von Mail: Fetchmail Service prüfen
Weitergeleitete Nachricht trägt das weiterleitende Konto als Absender	Weiterleitung statt Umleitung beim Anbieter eingerichtet	Umleitung wählen, sofern der Anbieter sie anbietet; für Microsoft 365 (Exchange Online) berichtet die Dokumentation 20.0 von Nutzerberichten, dass nur Weiterleitung möglich sei – das beim Anbieter prüfen
Eine Nachricht an den Catchall wird abgewiesen	direkte Mail ohne Bezug zu einer früheren Nachricht aus der Datenbank	aus dem Chatter antworten lassen oder einen eigenen Alias für den Absender anlegen

Wann Sie Hilfe holen sollten

Arbeiten Sie nicht selbst in der DNS-Zone, wenn ein Dienstleister sie verwaltet: Ein falsch gesetzter Eintrag auf der Hauptdomain kann andere Dienste Ihrer Domain beeinträchtigen. Das Mail-Gateway-Skript für eigene Installationen verlangt Erfahrung mit Mailserver und Kommandozeile. Für die Anbindung per OAuth an einen Cloud-Anbieter hilft Cloud-Postfächer per OAuth anbinden, für die Ticketannahme Tickets per E-Mail in Odoo annehmen, für die Lead-Erzeugung Leads in Odoo erfassen und qualifizieren.