Registrierkassa in Österreich mit Odoo: Was zu prüfen ist

Was in Österreich als Registrierkasse gilt

§ 131b Abs. 1 BAO verpflichtet Betriebe, die die Grenzen des Abs. 1 Z 2 überschreiten, alle Bareinnahmen zum Zweck der Losungsermittlung einzeln mit elektronischer Registrierkasse, Kassensystem oder sonstigem elektronischen Aufzeichnungssystem zu erfassen. Als Barumsatz gilt dabei auch die Zahlung mit Bankomat- oder Kreditkarte, mit vergleichbaren elektronischen Zahlungsformen, die Hingabe von Barschecks sowie vom Unternehmer ausgegebene und an Geldes statt angenommene Gutscheine und Bons (§ 131b Abs. 1 Z 3 BAO). Das System ist durch eine technische Sicherheitseinrichtung gegen Manipulation zu schützen: Jeder Barumsatz wird über eine dem Unternehmer zugeordnete Signatur- bzw. Siegelerstellungseinheit signiert oder gesiegelt, und das Ergebnis ist auf dem einzelnen Beleg zu erfassen (§ 131b Abs. 2 BAO).

Registrierkasse ist nach § 3 Z 21 RKSV jede Form eines elektronischen Datenverarbeitungssystems, das Aufzeichnungen zur Losungsermittlung einzelner Barumsätze erstellt; genannt sind auch serverbasierte Systeme, Waagen mit Kassenfunktion und Taxameter. Eine Kasse auf Tablet oder Rechner mit Server fällt darunter, wenn mit ihr Barumsätze erfasst werden. Nach dem BMF-Erlass darf die Datenübertragung zwischen Eingabestation und Server cloudbasiert erfolgen; das System muss Signatur, Protokoll und Beleg aber vor dem nächsten Barumsatz sicherstellen (BMF-AV Nr. 175/2026, Abschnitt 3.1.3).

Die Einzelheiten stehen in der Registrierkassensicherheitsverordnung (RKSV, BGBl. II Nr. 410/2015). Sie gilt nach § 25 Abs. 1 seit 1. April 2017, Teile davon seit 1. Jänner 2016 oder 1. Juli 2016.

Für wen die Pflicht gilt

Die Registrierkassenpflicht trifft Betriebe, die im Jahr mehr als 7.500 Euro Barumsätze erzielen und dabei einen Jahresumsatz von mindestens 15.000 Euro je Betrieb erreichen (§ 131b Abs. 1 Z 2 BAO). Der Erlass des Bundesministeriums für Finanzen vom 29. September 2026 legt beide Grenzen als Nettobeträge aus (BMF-AV Nr. 175/2026, Abschnitte 3.8.1 und 6.2.1.8); der Normtext selbst sagt dazu nichts.

Sie beginnt mit Beginn des viertfolgenden Monats nach Ablauf des Voranmeldungszeitraums, in dem die Grenzen erstmals überschritten wurden (§ 131b Abs. 3 BAO). Voranmeldungszeitraum ist nach § 21 Abs. 1 UStG 1994 der Kalendermonat; für Unternehmer, deren Umsätze im vorangegangenen Kalenderjahr 100.000 Euro nicht überstiegen haben, ist es das Kalendervierteljahr, wobei sie durch fristgerechte Abgabe einer Voranmeldung für den ersten Kalendermonat eines Veranlagungszeitraums den Kalendermonat wählen können (§ 21 Abs. 2 UStG 1994).

Beispiel: Überschreitet ein Betrieb mit monatlichem Voranmeldungszeitraum beide Grenzen im Jänner 2026, beginnt seine Pflicht mit 1. Mai 2026. Meldet ein Betrieb mit Umsätzen bis 100.000 Euro im Vorjahr vierteljährlich vor, endet sein Voranmeldungszeitraum erst mit 31. März 2026 und die Pflicht beginnt mit 1. Juli 2026. Ein Betrieb, der 2026 bei 40.000 Euro Jahresumsatz und 6.000 Euro Barumsätzen bleibt, ist von der Registrierkassenpflicht nicht betroffen; wer Bücher führt, soll Bareingänge und Barausgänge weiterhin täglich einzeln in den Büchern oder deren Grundaufzeichnungen festhalten (§ 131 Abs. 1 Z 2 lit. b BAO).

Höchstens 45.000 Euro je Kalenderjahr und Abgabepflichtigem (netto, ohne Umsatzsteuer; BMF-AV Nr. 175/2026, Abschnitt 6.2.1.8) lässt § 131 Abs. 4 Z 1 BAO für Umsätze im Freien, in unmittelbarem Zusammenhang mit Hütten, in Buschenschänken mit höchstens 14 Öffnungstagen und in kleinen Kantinen gemeinnütziger Vereine zu. Wo die Barumsatzverordnung 2015 die vereinfachte Losungsermittlung nach §§ 2 bis 4 zulässt, besteht weder Registrierkassen- noch Belegerteilungspflicht (§ 1 Abs. 4 BarUV 2015).

Davon zu trennen ist die Belegerteilungspflicht: Sie trifft nach § 132a Abs. 1 BAO jeden Unternehmer, der eine Barzahlung annimmt, nach Abschnitt 4.3 des BMF-Erlasses auch bei umsatzsteuerfreien Umsätzen und unterhalb der Kleinunternehmergrenze; die Ausnahme des § 1 Abs. 4 BarUV 2015 gilt auch für sie.

Was Odoo 19.0 und 20.0 dokumentieren

Die Seite „Austria“ der Dokumentation nennt für die Kasse das Modul „Austria - Security Regulation for Point of Sale“ (l10n_at_pos) und beschreibt eine Anbindung an die Cloud-Lösung fiskaly. Der Abschnitt „Point of Sale“ ist in 19.0 und 20.0 im Wortlaut gleich; die Menünamen folgen der englischen Dokumentation. Beschrieben sind:

• Die Signaturerstellungseinheit liegt bei fiskaly in der Cloud; signiert wird im Hintergrund. Der Beleg zeigt einen QR-Code mit Belegnummer und SCU-Angaben.
• Nach der Installation tragen Sie die Firmendaten ein und erzeugen im Reiter „Fiskaly“ über „Generate Credentials“ die Zugangsdaten, die „Authenticate Keys“ bestätigt. Dort stehen auch „Participant Identifier“, „User Identifier“ und „User Pin“ für die FinanzOnline-Zugangsdaten; „Authenticate FON“ verbindet die Organisation mit der Finanzverwaltung.
• Fällt die Signaturerstellung aus, kann der Beleg ohne QR-Code bleiben. Erkennungsmerkmal ist laut Dokumentation der Hinweis „Sicherheitseinrichtung ausgefallen“ am Beleg; fehlt auch dieser Hinweis, besteht keine Verbindung zu fiskaly. Nicht signierte Bestellungen lassen sich nachsignieren: Point of Sale ‣ Orders ‣ Orders, Spalte „Receipt Signed?“, Aktionen ‣ „Sign Order“.
• Für Prüfungen gibt es „DEP7 Reports“ unter Point of Sale ‣ Reporting ‣ DEP7 Reports mit den Pflichtfeldern „Start Datetime“, „End Datetime“ und „Point of Sale“ (Kasse); „Print“ lädt eine JSON-Datei herunter.
• Monats- und Jahresbelege lassen sich über die Kassenübersicht drucken: in der Listenansicht die Funktion „Monthly/Yearly closing receipts“ wählen und Zeitraum festlegen.

Der Editionsvergleich führt die POS-App in beiden Editionen und markiert die Lokalisierungen nur in der Enterprise-Spalte der umfassenden Buchhaltung; die Austria-Seite selbst nennt keine Edition. l10n_at_pos fehlt im öffentlichen Community-Quellcode: Im Verzeichnis addons der Zweige 19.0 und 20.0 steht nur l10n_at, und aus diesem Fehlen allein lässt sich keine Edition ableiten. Nach der Preis-FAQ lässt sich Odoo Enterprise selbst herunterladen und hosten oder auf Odoo.sh betreiben; der Custom-Tarif kann auch auf Odoo Online laufen. Ob Lizenz und Hosting Ihres Vertrags das Modul umfassen, klären Sie im Angebot; den Aufbau beschreibt Odoo-Kasse einrichten.

Was die Dokumentation abdeckt und was offen bleibt

Die Tabelle stellt die Anforderungen der RKSV dem gegenüber, was die Dokumentation für 19.0 und 20.0 belegt. „Nicht dokumentiert“ heißt: prüfen Sie es am Testsystem oder lassen Sie es sich vom Anbieter bestätigen.

Anforderung (Österreich)	Rechtsgrundlage	Was Odoo dokumentiert	Offen oder Ihre Prüfung
Signatur bzw. Siegel jedes Barumsatzes	§ 131b Abs. 2 BAO; §§ 4 und 9 RKSV	Signatur über die Cloud-Lösung fiskaly; Beleg zeigt einen QR-Code mit Belegnummer und SCU-Angaben	Enthält der QR-Code den maschinenlesbaren Code mit allen Angaben nach § 10 Abs. 2 RKSV (Nummer, Zeitpunkt, Betrag je Steuersatz, Umsatzzähler, Zertifikat, Verkettung, Signaturwert)? Am Testbeleg prüfen
Datenerfassungsprotokoll je Kasse	§§ 5 Abs. 1 und 7 RKSV	Export „DEP7 Reports“ als JSON, Zeitraum wählbar, je Kasse	Führt die Software ein fortlaufendes DEP und exportiert sie es jederzeit im Format der Z 3 der Anlage zur RKSV? Nicht dokumentiert
Meldung der Sicherheitseinrichtung und der Kassen über FinanzOnline	§§ 16 und 18 RKSV	Reiter „Fiskaly“ mit Participant Identifier, User Identifier, User Pin; „Authenticate FON“	RKSV verlangt zusätzlich Kassenidentifikationsnummer und AES-Schlüssel je Kasse; beide nennt die Dokumentation nicht
Startbeleg, Monats- und Jahresbeleg, Schlussbeleg	§§ 6, 8 und 17 Abs. 8 RKSV	Monats- und Jahresbelege druckbar	Startbeleg und Schlussbeleg sind nicht beschrieben; Startbeleg erstellen, Kasse über FinanzOnline melden und den Beleg prüfen: beides binnen einer Woche nach der Inbetriebnahme. Jahresbeleg bis 15. Februar des Folgejahres prüfen
Vierteljährliche Sicherung des DEP, Aufbewahrung	§ 7 Abs. 3 RKSV; § 132 Abs. 1 BAO	Nicht dokumentiert	Sicherung mindestens vierteljährlich auf einem externen Medium unveränderbar ablegen; DEP, Belege und Jahresbelege sieben Jahre aufbewahren. Die Frist läuft ab Schluss des Kalenderjahres, auf das sich die Unterlage bezieht, und verlängert sich, solange sie für ein anhängiges Abgabenverfahren von Bedeutung ist (§ 132 Abs. 1 BAO)
Verhalten bei Ausfall	§ 17 Abs. 1 und 4 RKSV	Hinweis „Sicherheitseinrichtung ausgefallen“ am Beleg; Nachsignieren über Orders	Sammelbeleg nach Wiederinbetriebnahme; ein nicht nur vorübergehender Ausfall ist ohne unnötigen Aufschub über FinanzOnline oder beim zuständigen Finanzamt zu melden (§ 17 Abs. 1 RKSV), nach Abschnitt 3.6 des BMF-Erlasses gilt ein Ausfall bis 48 Stunden als vorübergehend. Ausfall üben
Beleginhalt und Belegausgabe	§ 132a Abs. 1 und 8 BAO; § 11 RKSV	Beleg mit QR-Code; elektronischer Beleg möglich	Bei Verlangen einen physischen Beleg ausdrucken; die Druckmöglichkeit bleibt vorzuhalten. Beträge je Steuersatz und die Zuordnung der Sätze (20, 10, 13 Prozent und Sonderfälle nach Abschnitt 3.3.4 des BMF-Erlasses) am Testbeleg prüfen

Nicht geklärt ist, ob die Anbindung eine Prüfung durch die Finanzverwaltung durchläuft und wie sie sich ohne FinanzOnline-Verbindung verhält; die Dokumentation nennt keine Zertifizierung oder Abnahme. Für Deutschland gilt ein anderes Verfahren; den Ablauf beschreibt Odoo-Kasse und TSE in Deutschland.

Wann der Aufbau betriebsbereit ist

1. Prüfen Sie im Angebot, ob Lizenz und Hosting das Modul l10n_at_pos enthalten; im öffentlichen Community-Quellcode liegt es nicht.
2. Registrieren Sie das Unternehmen bei fiskaly und verknüpfen Sie es über „Authenticate FON“ mit FinanzOnline.
3. Klären Sie mit dem Anbieter, wo Kassenidentifikationsnummer und AES-Schlüssel entstehen, und melden Sie beide je Kasse über FinanzOnline.
4. Erstellen Sie je Kasse den Startbeleg und prüfen Sie ihn binnen einer Woche mit der Prüf-App oder dem Web-Service des BMF.
5. Verkaufen Sie Testartikel mit allen verwendeten Steuersätzen, stornieren Sie einen Beleg und vergleichen Sie Beleg und QR-Code mit den Vorgaben des § 10 Abs. 2 und § 11 RKSV.
6. Üben Sie den DEP7-Export für einen Monat und legen Sie die Datei unveränderbar außerhalb der Kasse ab.
7. Tragen Sie die Prüfung des Jahresbelegs bis 15. Februar des Folgejahres in den Kalender ein.
8. Halten Sie fest, wer nicht nur vorübergehende Ausfälle über FinanzOnline oder beim zuständigen Finanzamt meldet und wie währenddessen kassiert wird.

Was bei einem Verstoß droht

Wer vorsätzlich eine Pflicht zur Führung oder Aufbewahrung von Büchern oder Aufzeichnungen oder zur Einrichtung technischer Sicherheitsvorkehrungen verletzt, begeht eine Finanzordnungswidrigkeit; dasselbe gilt für die Pflicht zur Ausstellung oder Aufbewahrung von Belegen (§ 51 Abs. 1 FinStrG). Beide Tatbestände greifen nach § 51 Abs. 1 FinStrG nur, wenn dadurch kein anderes Finanzvergehen erfüllt wird. Geahndet wird die Finanzordnungswidrigkeit mit Geldstrafe bis 5.000 Euro (§ 51 Abs. 1 lit. c und d, Abs. 2 FinStrG). Wer Aufzeichnungssysteme vorsätzlich durch ein Programm verfälscht, das Daten verändern, löschen oder unterdrücken kann, wird nach § 51a FinStrG mit Geldstrafe bis 25.000 Euro geahndet; der Tatbestand greift nur, wenn der Täter dadurch kein anderes Finanzvergehen erfüllt, eine Finanzordnungswidrigkeit nach § 51 ausgenommen (§ 51a Abs. 1 FinStrG).

Bücher und Aufzeichnungen, die den §§ 131 und 131b BAO entsprechen, sind der Abgabenerhebung zugrunde zu legen, solange kein begründeter Anlass besteht, ihre Richtigkeit zu bezweifeln (§ 163 Abs. 1 BAO). Wird die Sicherheitseinrichtung nicht verwendet, greift diese Vermutung nicht; nach Abschnitt 7.2 des BMF-Erlasses hat das in den meisten Fällen eine Schätzung der Besteuerungsgrundlagen zur Folge. Welche Folge im Einzelfall eintritt, klären Sie mit Ihrer Steuerberatung.