Odoo im Gebrauchtwarenhandel: Ankauf, Aufarbeitung, Verkauf

Ein gebrauchtes Stück ist kein Massenartikel: eigener Einkaufspreis, eigener Zustand, eigene Marge. Odoo führt diese Kette nicht in einer App, sondern verteilt sie auf Einkauf, Lager, Verkauf, Kassensystem und Buchhaltung.

Wie die Kette im Standard aussieht

Sechs Stationen wiederholen sich: Ankauf erfassen, Ware je Stück annehmen, aufarbeiten, Einstandspreis führen, verkaufen und die Steuer auf die Differenz buchen. Die ersten fünf Stationen laufen in den Apps Einkauf, Lager, Reparaturen und Kassensystem und teilen einen Produktstamm und einen Bestand.

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   Ankauf erfassenBestellung und Lieferantenrechnung, beim Kauf von privat ohne Steuerzeile
2. 2
   Ware je Stück annehmenSeriennummer zuweisen und Zustand festhalten
3. 3
   AufarbeitenReparaturauftrag mit Teilen oder Konvertierung in die endgültige Referenz
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   Einstandspreis führenBewertung nach Los oder Seriennummer
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   VerkaufenKasse, Verkaufsauftrag oder Shop auf demselben Bestand
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   Steuer auf die Differenz bucheneigene Buchung je Stück oder je Zeitraum

Schematischer Ablauf; Aufarbeitung und Verkauf können sich je Stück überschneiden.

Die Tabelle ordnet jeder Station zu, was Odoo führt und welcher steuerliche Schritt dazugehört; jede dieser Regeln gilt national, deshalb nennt die Steuerspalte das Land.

Station	Was Odoo 20.0 führt	Steuerlicher Schritt
Ankauf erfassen	Bestellanfrage, Bestellung und Lieferantenrechnung in der App Einkauf; beim Kauf von einer Privatperson bleibt die Steuerzeile leer	Deutschland: auf die Lieferung an den Wiederverkäufer wurde keine Umsatzsteuer geschuldet (§ 25a Abs. 1 Nr. 2 Buchst. a UStG), und einen Vorsteuerabzug gibt es nicht, weil § 15 Abs. 1 Nr. 1 UStG eine Leistung eines anderen Unternehmers und eine Rechnung nach §§ 14, 14a verlangt; Österreich: dieselbe Voraussetzung nach § 24 Abs. 1 Z 2 UStG 1994; Schweiz: der Gegenstand muss individualisierbar und beweglich sein, für eine zum Vorsteuerabzug berechtigende Tätigkeit bezogen werden und darf keine offen überwälzte Mehrwertsteuer tragen (Art. 28a Abs. 1 MWSTG)
Ware je Stück annehmen	Produkt mit Bestand verfolgen und der Verfolgung Nach eindeutiger Seriennummer wählen; Zuweisung beim Wareneingang	keine eigene Steuer; die Seriennummer hält Einkaufspreis und Marge am Stück zusammen
Aufarbeiten	App Reparaturen: Auftrag mit Teilen zum Hinzufügen, Entfernen oder Recyceln; Fertigung: Demontage über Stückliste und Nebenprodukte; Paket Electronic Refurbishment: Konvertierung eines generischen Stücks in die bewertete Variante	Ersatzteile tragen ihre eigene Steuer; ob Aufwendungen der Aufarbeitung den Einkaufspreis erhöhen, sagt § 25a UStG nicht
Einstandspreis führen	Produktkategorie mit Bewertungsmethode FIFO oder Durchschnittspreis, dazu die Option Bewertung nach Los-/Seriennummer	Deutschland: die Aufzeichnungen müssen Verkaufspreise, Einkaufspreise und Bemessungsgrundlagen erkennen lassen (§ 25a Abs. 6 UStG); Österreich: § 24 Abs. 11 UStG 1994
Verkaufen	Bei einem nach Seriennummer verfolgten Produkt übernimmt die Kasse die Nummer aus dem Bestand; Verkaufsauftrag und Shop lesen denselben Bestand	Rechnung bei differenzbesteuerter Lieferung: Deutschland „Gebrauchtgegenstände/Sonderregelung“ ohne gesonderten Steuerausweis (§ 14a Abs. 6 UStG); Österreich dieselbe Angabe nach § 24 Abs. 7 UStG 1994; Schweiz: Rechnung mit Mehrwertsteuer zum Satz der Ware — Normalsatz 8,1 Prozent, für gebrauchte Bücher der reduzierte Satz von 2,6 Prozent (Art. 25 Abs. 1 und 2 MWSTG)
Steuer auf die Differenz	kein dokumentierter Ablauf, der den Einkaufspreis des einzelnen Stücks auswertet; eigene Buchung je Stück oder je Zeitraum, das Paket Electronic Refurbishment liefert dafür vorbereitete Steuern und eine Regulierungsbuchung	Deutschland § 25a Abs. 3 UStG, wahlweise Gesamtdifferenz nach Abs. 4; Österreich § 24 Abs. 4 und 5 UStG 1994; Schweiz Art. 24a MWSTG nur für Sammlerstücke

Was das Branchenpaket ergänzt

Odoo führt zwei Branchenpakete zum Thema: Thrift Store für Second-Hand- und Resale-Läden und Electronic Refurbishment für Betriebe der Kreislaufwirtschaft und die Aufarbeitung von Elektronik. Beide verlangen laut Odoo Apps Store die Enterprise Edition, stehen unter der Lizenz OEEL-1 und laufen auf Odoo Online, Odoo.sh und On-Premise. Der Editionsvergleich führt die Apps, von denen sie abhängen — Planung, Knowledge, Studio und Appointments —, nur in der Enterprise-Spalte.

Das Paket Thrift Store bereitet den Verkauf vor: eine Kasse, die Einzelstücke führt und Preismodelle wie den Verkauf nach Gewicht kennt, dazu Mitarbeitende und Schichtplanung für Angestellte und Freiwillige. Einen Ankauf beschreibt die Modulseite des Pakets nicht; Bestellanfrage, Bestellung und Lieferantenrechnung liegen in der App Einkauf.

Das Paket Electronic Refurbishment spannt die ganze Kette: Es qualifiziert Geräte, hält die Seriennummernverfolgung, wandelt generische Ware in die Zustandsstufen Fair, Good und Premium um — auch innerhalb einer Lagerbewegung oder Inventur — und bringt vorbereitete Steuern für den Margin Scheme sowie einen zweistufigen Lauf mit, der die Gesamtmarge je Steuerperiode berechnet und daraus eine Regulierungsbuchung erzeugt.

Was Standard und Pakete dem Betreiber überlassen

• Die Steuer auf die Differenz rechnet kein dokumentierter Ablauf aus dem Einkaufspreis des Stücks. Eine Prozentsteuer trifft den Betrag der Rechnungszeile, und die benutzerdefinierte Formel kann über den Produktdatensatz auf Produktfelder zugreifen; für die Marge bleibt eine eigene Buchung (Differenzbesteuerung nach § 25a UStG in Odoo) oder der Weg, den das Paket für die Gesamtmarge je Periode beschreibt.
• Der Hinweis auf der Rechnung ist zu prüfen. Deutschlands Pflichtangabe lautet „Gebrauchtgegenstände/Sonderregelung“ (§ 14a Abs. 6 Satz 1 UStG), der gesonderte Steuerausweis ist ausgeschlossen (Satz 2); in Odoo tragen Sie den Hinweis als Label am Steuersatz und prüfen ihn am Beleg. Kontrollieren Sie Bezeichnung und Beleg vor dem ersten Verkauf.
• Die Aufzeichnungen je Stück führt der Betrieb: Verkaufspreis, Einkaufspreis und Bemessungsgrundlage müssen aus ihnen hervorgehen (§ 25a Abs. 6 UStG, § 24 Abs. 11 UStG 1994). Odoo liefert Buchungen und Berichte, keine fertige Anlage.
• Die Konvertierung kommt mit dem Paket Electronic Refurbishment. Ohne das Paket bleiben die Demontage über eine Stückliste mit Nebenprodukten — sie trägt auch zugekaufte Ware in den Bestand ein — oder ein Reparaturauftrag.
• Die Kasse übernimmt bei einem nach Seriennummer verfolgten Produkt die Nummer aus dem Bestand und warnt bei fehlender Nummer, blockiert den Verkauf aber nicht. Die Zuordnung bleibt beim Personal.
• Die Edition: Thrift Store und Electronic Refurbishment verlangen die Enterprise Edition; Einkauf, Lager, Fertigung, Verkauf und Kassensystem führt der Editionsvergleich in beiden Spalten.

Was an jeder Station steuerlich gilt

Deutschland. § 25a Abs. 1 UStG verlangt einen Wiederverkäufer, Gegenstände aus einer Lieferung im Gemeinschaftsgebiet, für die keine Umsatzsteuer geschuldet oder die Differenzbesteuerung angewandt wurde, und den Ausschluss von Edelsteinen und Edelmetallen. Der Umsatz ist die Differenz zwischen Verkaufspreis und Einkaufspreis für den Gegenstand (§ 25a Abs. 3 Satz 1 UStG); die Umsatzsteuer gehört nicht zur Bemessungsgrundlage (Abs. 3 Satz 3). Die Steuer wird mit dem allgemeinen Steuersatz nach § 12 Abs. 1 UStG berechnet (Abs. 5 Satz 1), also mit 19 Prozent. Die Gesamtdifferenz eines Zeitraums ist wahlweise zulässig, aber nur bis 750 Euro Einkaufspreis je Gegenstand (§ 25a Abs. 4 UStG). Ob Aufwendungen der Aufarbeitung den Einkaufspreis erhöhen, regelt die Vorschrift nicht; das klären Sie mit Ihrer Steuerberatung.

Österreich. § 24 Abs. 1 UStG 1994 regelt dasselbe für gewerbsmäßige Wiederverkäufer (Z 1) unter derselben Voraussetzung an die Vorgängerkette (Z 2). Die Gesamtdifferenz ist nach Abs. 5 nur bei Ware mit einem Einkaufspreis bis 220 Euro zulässig. Für diese Lieferungen ordnet Abs. 6 den Steuersatz nach § 10 Abs. 1 bzw. 4 UStG 1994 an, also den allgemeinen Satz von 20 Prozent (§ 10 Abs. 1) und in den Gebieten Jungholz und Mittelberg 19 Prozent (§ 10 Abs. 4); die ermäßigten Sätze des § 10 Abs. 1a, 2 und 3 bleiben außer Betracht. Die Rechnung trägt den Hinweis auf die Sonderregelung und keinen gesonderten Steuerausweis (Abs. 7); die Aufzeichnungen regelt Abs. 11.

Schweiz. Art. 24a MWSTG setzt voraus, dass die steuerpflichtige Person Sammlerstücke wie Kunstgegenstände, Antiquitäten und dergleichen erworben und auf dem Ankaufspreis keine Vorsteuer abgezogen hat; was als Sammlerstück gilt, legt der Bundesrat fest (Abs. 4). Für andere gebrauchte bewegliche Gegenstände sieht Art. 28a MWSTG den Abzug einer fiktiven Vorsteuer auf dem bezahlten Betrag vor, inklusive Steuer zum anwendbaren Satz. Er verlangt einen individualisierbaren beweglichen Gegenstand, den die steuerpflichtige Person im Rahmen ihrer zum Vorsteuerabzug berechtigenden unternehmerischen Tätigkeit bezieht, und dass ihr beim Bezug keine Mehrwertsteuer offen überwälzt wird (Abs. 1); für Gegenstände der Margenbesteuerung nach Art. 24a ist er ausgeschlossen (Abs. 3). Der Normalsatz beträgt seit 1. Januar 2024 8,1 Prozent (Art. 25 Abs. 1 MWSTG); er trifft nur die Ware, für die der reduzierte Satz von 2,6 Prozent nicht gilt, und zu dessen Gegenständen gehören nach Art. 25 Abs. 2 unter anderem Bücher. „Gebraucht“ entscheidet den Satz also nicht.

Ein Rechenbeispiel

Beispielrechnung mit erfundenen Zahlen, alle Beträge brutto. Angenommen ist ein gebrauchtes Gerät, das in der Schweiz zum Normalsatz steuerbar wäre; für Ware im reduzierten Satz, etwa ein Buch, gilt die Schweizer Zeile nicht. Ein Betrieb kauft das Gerät von einer Privatperson für 210,00 und verkauft es für 400,00; die Differenz beträgt 190,00. Deutschland und Österreich rechnen die Steuer daraus heraus, die Schweiz setzt die Steuer auf den Verkauf gegen die fiktive Vorsteuer.

Land	Satz	Rechnung	Steuer	Bemessungsgrundlage
Deutschland	19 Prozent	190,00 × 0,19 ÷ 1,19	30,34	159,66
Österreich	20 Prozent	190,00 × 0,20 ÷ 1,20	31,67	158,33
Schweiz	8,1 Prozent	400,00 × 0,081 ÷ 1,081 = 29,97; 210,00 × 0,081 ÷ 1,081 = 15,74	rund 14,24	kein Margenbetrag

Alle Beträge in Euro, in der Schweiz in Franken zu denken. Die Schweizer Zeile ist keine Steuer auf die Differenz: Art. 28a MWSTG rechnet auf den bezahlten Betrag, und die Zeile setzt voraus, dass der Betrieb zum Vorsteuerabzug berechtigt ist und das Gerät nicht unter Art. 24a MWSTG fällt.

Typische Fehler

• Steuerzeile am Verkaufsprodukt stehen gelassen. Die Rechnung zeigt dann einen Steuerbetrag, obwohl § 14a Abs. 6 Satz 2 UStG und § 24 Abs. 7 UStG 1994 den gesonderten Steuerausweis für differenzbesteuerte Lieferungen ausschließen.
• Kein Einkaufspreis je Stück. Ohne ihn gibt es keine Marge und keine Aufzeichnung nach § 25a Abs. 6 UStG.
• Einstandspreis ohne Losbewertung. Führt der Betrieb alle Stücke eines Modells auf einen Durchschnittswert, mischt der Bestand die Einstandspreise (Lagerbewertung in Odoo).
• Aufarbeitungskosten ungeregelt gelassen. § 25a Abs. 3 UStG nennt den Einkaufspreis für den Gegenstand; klären Sie vorher, wie Ihre Aufarbeitungskosten dort behandelt werden.
• Konvertierung erst nach dem Verkauf. Dann passen Referenz, Zustand und Seriennummer nicht mehr zum verkauften Stück.
• Rechnungshinweis ungeprüft gelassen. Fehlt „Gebrauchtgegenstände/Sonderregelung“, fehlt dem Beleg eine Pflichtangabe, und der gesonderte Steuerausweis darf nicht darauf stehen (§ 14a Abs. 6 UStG).
• Fiktive Vorsteuer für ausgeschlossene Ware beansprucht. Für Sammlerstücke der Margenbesteuerung nach Art. 24a MWSTG ist sie ausgeschlossen (Art. 28a Abs. 3 MWSTG).

So gehen Sie vor

1. Halten Sie je Warengruppe fest, wie Sie einkaufen — von privat, aus dem Gewerbe oder aus der EU — und ob die Differenzbesteuerung greift.
2. Schalten Sie Los- & Seriennummern und die Bewertung nach Los-/Seriennummer ein; die Produktkategorie braucht FIFO oder Durchschnittspreis (Chargen und Seriennummern).
3. Erfassen Sie einen Testankauf ohne Steuerzeile und prüfen Sie den Wareneingang mit Seriennummer (Einkauf in Odoo).
4. Prüfen Sie die Aufarbeitung an einem Stück: ein Reparaturauftrag mit einem Teil zum Recyceln oder eine Konvertierung in die endgültige Referenz.
5. Verkaufen Sie das Teststück an der Kasse und prüfen Sie den Beleg: Hinweis auf die Sonderregelung, keine Steuerzeile. Für eine elektronische Kasse in Deutschland gilt zusätzlich § 146a AO (Odoo-Kasse und TSE in Deutschland).
6. Stellen Sie die Buchung der Differenz gegen Ihre Arbeitsliste je Stück und stimmen Sie den Weg für die Voranmeldung mit Ihrer Steuerberatung ab.