Odoo im Großhandel: Lager, Preise, Lieferantenbestand

Großhandel lebt von Stückzahlen: ein breiter Artikelstamm, je Kunde andere Preise, Wareneingang in Gebinden, Nachschub nach Meldebestand und Rechnungen, die gegen Bestellung und Wareneingang geprüft werden müssen. Odoo bildet diese Kette nicht in einer einzelnen App ab, sondern verteilt sie auf Verkauf, Einkauf, Lager und Buchhaltung. Dieser Artikel ordnet die dokumentierten Funktionen den Anforderungen eines Handelbetriebs zu.

Worauf es im Großhandel ankommt

Der Unterschied zum Einzelhandel liegt weniger in einzelnen Funktionen als in der Zahl der Datensätze und Regeln: Statt eines Verkaufspreises je Artikel gelten Staffeln nach Abnahmemenge und Kundengruppe, statt eines Lieferantenpreises eine Lieferantenliste mit Mindestmengen, und statt handverkaufter Stücke werden Paletten und Chargen bewegt. Für die Systemauswahl zählt darum, welche dieser Regeln der Standard ohne eigene Programmierung führt. Die Dokumentation 20.0 beschreibt alle im Folgenden genannten Funktionen in den Apps Verkauf (Sales), Einkauf (Purchase) und Lager (Inventory); wo sich die Editionen unterscheiden, steht es beim jeweiligen Punkt.

Artikelstamm mit Varianten und Gebinden

Varianten entstehen über Attribute: Nach dem Freischalten der Funktion Varianten in den Verkaufseinstellungen legen Sie Attribute wie Farbe oder Größe an, und jede Kombination aus Attributwerten wird zu einer eigenen Variante mit eigenem Bestand und eigenen Verkaufszahlen (Artikelstamm vorbereiten). Ein Artikel mit vier Farben und fünf Größen ergibt so zwanzig Varianten, ohne dass Sie zwanzig Produkte anlegen.

Gebinde abbilden die Verpackungen (Packagings), die Sie nach dem Einschalten von Maßeinheiten & Verpackungen in den Lager-Einstellungen je Produkt festlegen: Einname, Menge je Gebinde und Bezugseinheit, zum Beispiel 6er-Tray, 12er-Tray oder Fall zu 36. Ein Einkaufsgebinde legen Sie je Lieferant im Tab Einkauf des Produkts fest. Die Dokumentation beschreibt außerdem, dass das Scannen eines Verpackungsstrichcodes beim Wareneingang die enthaltene Stückzahl dem Bestand hinzufügt; dafür ist die Barcode-App nötig, die der Editionsvergleich nur in Enterprise führt.

Einkaufspreise, Vorlaufzeiten und Rahmenverträge

Die Lieferantenpreislisten (Vendor Pricelists) stehen je Artikel im Tab Einkauf und unter Einkauf ‣ Konfiguration ‣ Lieferantenpreislisten. Je Zeile führen sie Lieferant, Mindestmenge, Stückpreis, Vorlaufzeit und Reihenfolge; sobald der Artikel auf eine Bestellanfrage gesetzt wird, übernimmt Odoo Preis und Vorlaufzeit aus der passenden Zeile. Für mehrere hundert Zeilen importieren Sie die Liste als XLSX- oder CSV-Datei; die Dokumentation beschreibt den Export als Vorlage, das Feld zur externen ID für Updates bestehender Zeilen und die Pflichtfelder.

Längerfristige Konditionen mit einem Lieferant führen Kaufverträge (Purchase Agreements): Nach dem Einschalten der Einstellung legen Sie unter Einkauf ‣ Bestellungen einen Rahmenvertrag mit Lieferant, Gültigkeit, Währung und vereinbartem Preis an und rufen daraus einzelne Bestellungen ab. Das entspricht dem Großhandelsmuster Rahmenvertrag mit Abrufaufträgen (Rahmenverträge und Abrufaufträge).

Nachschub automatisch steuern

Nachbestellregeln (Reordering Rules) hängen als eigener Knopf am Produkt. Sie setzen Mindestmenge und Höchstmenge; fällt der prognostizierte Bestand unter das Minimum, erzeugt Odoo eine Bestellanfrage, die bis zum Maximum auffüllt und Lieferant sowie Preis aus der Lieferantenpreisliste übernimmt. Mit der Mehrfachmenge runden Sie Bestellungen auf Packungsgrößen auf, so darf der Bestand das Maximum überschreiten. Der Planer löst die Regeln standardmäßig einmal täglich aus; im Entwicklermodus können Sie ihn über Einkauf beziehungsweise Lager manuell anstoßen. Konfiguration und Stolpersteine beschreibt Nachbestellregeln in Odoo.

Verkaufspreise je Kunde und Menge

Preislisten (Pricelists) im Verkauf überschreiben den Verkaufspreis am Produkt. Jede Liste trägt eine Währung, auf Wunsch eine Ländergruppe oder ein Unternehmen, und enthält Preisregeln (Price Rules) je Produkt oder Produktkategorie. Als Berechnung bietet der Standard Rabatt mit Basispreis, Formel mit Rundung auf das nächste Vielfache und Zuschlag oder Festpreis. Eine Regel greift erst ab der eingetragenen Mindestmenge, so entstehen Mengenstaffeln; mit einer Verpackung als Regelziel kalkulieren Sie direkt je Gebinde. Gültigkeitszeiträume begrenzen Aktionen. Greifen mehrere Regeln desselben Preislisteneintrags, entscheidet laut Dokumentation eine feste Rangfolge: zuerst die Spezifität (Variante vor Produkt vor Unterkategorie vor Oberkategorie vor allen Produkten), dann die höchste Mindestmenge, dann die Kategoriehierarchie und zuletzt das Erstellungsdatum, wobei die neuere Regel gewinnt. Preislisten mit Staffeln und Währungen richten Sie nach Preislisten in Odoo ein; den B2B-Shop mit kundenspezifischen Preisen beschreibt B2B-Shop mit Odoo.

Wareneingang, Chargen und Rechnungsprüfung

Für die Rückverfolgbarkeit schalten Sie in den Lager-Einstellungen Los- & Seriennummern frei und stellen die Nachverfolgung am Produkt auf Mittels Los. Vom Wareneingang bis zur Auslieferung läuft die Losnummer dann mit jedem Bestandsumsatz mit, was Rückrufe und Ablaufdaten je Charge belegt (Chargen und Seriennummern).

Beim Rechnungslauf bestimmt die Kontrollrichtlinie (Control Policy) am Produkt, aus welchen Mengen der Rechnungsentwurf entsteht: Auf bestellte Mengen legt Odoo den Entwurf bereits mit der Bestätigung der Bestellung an; Auf erhaltene Mengen erzeugt ihn erst mit einem Wareneingang, wobei bereits eine Teilieferung genügt und der Entwurf die gelieferten Mengen trägt. Die 3-Wege-Abstimmung (3-way matching) als Einkauf-Einstellung ergänzt das Feld zur Zahlungsfreigabe am Rechnungsentwurf; werden Menge oder Preis des Entwurfs abweichend geändert, setzt Odoo das Feld auf Ausnahme, sperrt die Änderung aber nicht (Rechnungsprüfung im Einkauf).

In Deutschland müssen inländische Unternehmer seit 1. Januar 2025 E-Rechnungen empfangen können; die Ausstellungspflicht für Rechnungen an andere inländische Unternehmer gilt dauerhaft, sie wird nicht befristet. Befristet sind nur die Übergangserleichterungen nach § 27 Abs. 38 UStG, die abweichende Formate erlauben und gestuft auslaufen: Papier oder, mit Zustimmung des Empfängers, ein anderes elektronisches Format noch für bis Ende 2026 übermittelte Rechnungen über 2025 und 2026 ausgeführte Umsätze, für 2027 ausgeführte Umsätze bis Ende 2027 nur bei Vorjahres-Gesamtumsatz bis 800.000 Euro oder per EDI mit Zustimmung des Empfängers; danach greift die E-Rechnungspflicht ohne diese Erleichterungen. Die Pflicht gilt nicht für nach § 4 Nummer 8 bis 29 UStG steuerfreie Umsätze; Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro, jedoch nicht bei Leistungen nach §§ 3c, 6a und 13b UStG, Fahrausweise und Kleinunternehmerrechnungen dürfen nach §§ 33, 34 und 34a UStDV weiterhin als sonstige Rechnung übermittelt werden. Odoo erzeugt und versendet die E-Rechnung aus der Buchhaltung über das Senden-Fenster der bestätigten Rechnung, das Format steht am Kunden (E-Rechnung in Deutschland). Der Artikel nennt diese Pflicht nur für Deutschland; für Österreich und die Schweiz liegt dem Beitrag keine geprüfte Angabe vor.

Checkliste: Anforderungen gegen dokumentierte Odoo-Funktionen

Die Tabelle prüft typische Großhandelsanforderungen gegen Funktionen der Dokumentation 20.0. „Edition” nennt die Spalte des Editionsvergleichs von Odoo (Stand 14. Oktober 2026).

Anforderung	Dokumentierte Odoo-Funktion	Wo eingerichtet	Edition
Artikel mit Ausprägungen führen	Varianten über Attribute, jede Variante mit eigenem Bestand	Verkauf ‣ Konfiguration ‣ Einstellungen, Funktion Varianten	Community und Enterprise
Je Lieferant Preis, Mindestmenge, Vorlaufzeit	Lieferantenpreislisten je Artikelzeile	Tab Einkauf am Produkt; Import unter Einkauf ‣ Konfiguration ‣ Lieferantenpreislisten	Community und Enterprise
Rahmenkonditionen mit Abrufen	Kaufverträge (Rahmenbestellungen)	Einkauf ‣ Bestellungen, Einstellung Kaufverträge	Community und Enterprise
Bestellung unter Meldebestand auslösen	Nachbestellregeln mit Mindestmenge, Höchstmenge, Mehrfachmenge	Knopf Nachbestellregeln am Produkt	Community und Enterprise
Mengenstaffeln und Kundenpreise	Preisregeln mit Mindestmenge, Rabatt, Formel, Festpreis	Verkauf ‣ Produkte ‣ Preislisten	Community und Enterprise
Gebinde und Paletten	Verpackungen mit Menge je Gebinde, Einkaufsgebinde je Lieferant	Lager-Einstellungen Maßeinheiten & Verpackungen; Tab Einkauf und Tab Verkauf am Produkt	Community und Enterprise
Gebindescan am Wareneingang	Barcode der Verpackung addiert Stückzahl	Barcode-App	laut Editionsvergleich nur Enterprise
Chargenrückverfolgbarkeit	Los- & Seriennummern, Nachverfolgung Mittels Los	Lager-Einstellungen Nachverfolgbarkeit; Feld Nachverfolgung am Produkt	Community und Enterprise
Rechnung erst nach Wareneingang bezahlen	Kontrollrichtlinie am Produkt (Auf erhaltene Mengen), 3-Wege-Abstimmung mit Feld zur Zahlungsfreigabe	Tab Einkauf am Produkt; Einkauf ‣ Konfiguration ‣ Einstellungen, Abschnitt Rechnungsstellung	Community und Enterprise
E-Rechnung im deutschen B2B senden	Senden-Fenster mit Länderformat am Kunden	Buchhaltung, Format im Tab Buchhaltung des Kunden	Community und Enterprise

Typische Fehler

• Varianten nachträglich eingeführt. Bestehen Artikel bereits als Einzelprodukte, lassen sich Bestände und Historie nicht automatisch zu Varianten zusammenführen; planen Sie den Artikelstamm vor dem Import (Artikelstamm vorbereiten).
• Mindestmenge der Lieferantenpreisliste ignoriert. Ein Preis ohne Mindestmenge greift auf jede Bestellmenge; wer Rabatte erst ab Kartonmenge vereinbart hat, bekommt den Stückpreis auch auf die Einzelbestellung.
• Rundung auf Packungsgrößen fehlt. Ohne Mehrfachmenge bestellt die Nachbestellregel die exakte Differenz bis zum Maximum, und die Bestellmenge passt nicht auf die Palette.
• Preisregeln doppelt oder überlappend gepflegt. Haben zwei Regeln gleiche Spezifität und gleiche Mindestmenge, entscheidet laut Dokumentation die Kategoriehierarchie, wobei die Unterkategorie vor der Oberkategorie geht; bleibt auch das gleich, gewinnt die später erstellte. Wer alte Regeln nicht löscht, bekommt Preise, die niemand mehr nachvollziehen kann.
• Chargenpflicht erst nach Bestandsaufbau aktiviert. Für bereits gelagerte Mengen verlangt der Standard eine Bestandskorrektur, um Losnummern zuzuweisen.

So gehen Sie vor

1. Listen Sie Ihre Anforderungen als Tabelle wie oben und markieren Sie, welche Regel Sie je Artikel, je Kategorie oder je Kunde brauchen.
2. Klären Sie die Edition an den zwei Zusätzen: Barcode-App für Gebinde- und Chargenscans und die Buchhaltung mit Lokalisierung (Odoo Community oder Enterprise).
3. Importieren Sie Artikel und Lieferantenpreislisten in zwei Schritten und prüfen Sie eine Stichprobe je Lieferant gegen dessen Papierliste.
4. Richten Sie je Artikelgruppe eine Nachbestellregel und je Kundengruppe eine Preisliste mit Mindestmengen ein; testen Sie beides an einem Musterartikel.
5. Prüfen Sie den Rechnungslauf mit einer Testbestellung: Wareneingang erfassen, Rechnung erzeugen, Kontrollrichtlinie und 3-Wege-Abstimmung gegen Ihr Rechnungsprüfverfahren vergleichen.
6. Senden Sie eine Test-E-Rechnung an Ihre eigene Empfangsadresse, bevor der erste Geschäftskundenauftrag läuft.