Odoo in der Kfz-Werkstatt: Annahme, Auftrag, Ersatzteile

Eine Werkstatt verkauft keine Ware, sondern die Instandsetzung eines fremden Fahrzeugs. Drei Stellen entscheiden, ob die Auftragskette hält: ob das Fahrzeug eine eigene Akte hat, ob Teile als Bestand geführt werden und ob die zweite Reparatur vom Kunden freigegeben ist. Odoo 20.0 verteilt diese Kette auf mehrere Apps. Für die Branche führt Odoo zusätzlich ein Paket, das unter der Enterprise-Lizenz steht; beschrieben wird hier der Standard.

Worauf es in einer Kfz-Werkstatt ankommt

Der Auftrag über die Instandsetzung eines fremden Fahrzeugs ist ein Werkvertrag: Der Betrieb schuldet das versprochene Werk, der Kunde die vereinbarte Vergütung (§ 631 Abs. 1 BGB). Der Kunde muss das vertragsmäßig hergestellte Werk abnehmen (§ 640 Abs. 1 BGB). Ein Pfandrecht an der Sache sichert die Forderung aus diesem Vertrag nach § 647 BGB nur, wenn die bewegliche Sache dem Besteller gehört und zum Zwecke der Ausbesserung in den Besitz des Betriebs gelangt ist; bei einem geleasten Fahrzeug ist der Kunde nicht Eigentümer, und wer dort Besteller der Reparatur ist, ergibt sich aus dem Leasingvertrag. Daraus folgen drei Anforderungen an jede Software. Das Fahrzeug braucht eine eigene Akte, in der Kennzeichen, Fahrgestellnummer und Kilometerstand stehen. Teile und Arbeitspositionen müssen dem Auftrag zugeordnet sein, damit Bestand und Rechnung zusammenpassen. Und jede Arbeit, die über den besprochenen Umfang hinausgeht, braucht die Zustimmung des Kunden.

Drei Bausteine tragen das in Odoo 20.0:

• Die App Reparaturen (Modul repair) liegt im offenen Repository odoo/odoo, Branch 20.0, und ist damit in der Community-Edition enthalten, der freien Open-Source-Fassung. Enterprise ist die lizenzierte Fassung mit allen Apps. Sie führt einen Reparaturauftrag mit Kunde, zu reparierendem Produkt, Teilen und Services.
• Fuhrpark (Modul fleet) führt das Fahrzeug als eigenen Datensatz mit amtlichem Kennzeichen, Fahrgestellnummer, letztem Kilometerstand und Fahrer; die App steht im Editionsvergleich in beiden Spalten.
• Das Branchenpaket Garage & Auto repair aus dem Repository odoo/industry nennt im Manifest die Lizenz OEEL-1. Der Lizenztext erlaubt die Nutzung nur mit gültigem Enterprise-Abonnement. Welche Belege und Felder das Paket im Einzelnen anlegt, ist hier nicht Gegenstand.

Alle Bausteine brauchen dieselben Stammdaten: Kunde, Fahrzeug, Arbeitspositionen und Teile. Ohne eigene Fahrzeugakte trägt der Auftrag die Fahrzeugdaten nur im Text, und die Historie über mehrere Besuche fehlt.

Zur Edition gehört der Hosting-Weg: Odoo nennt für Online ausschließlich die Enterprise-Edition und für On-Premise beide Editionen; Odoo.sh setzt für Kunden ein Enterprise-Abonnement voraus, das Odoo.sh einschließt. Die Community-Edition läuft damit nur in einer Installation, die Sie selbst betreiben und für die Sie Server, Sicherung und Aktualisierung tragen. Die Unterschiede im Einzelnen stehen unter Community oder Enterprise.

Die Kette von der Annahme bis zur Rechnung

Die folgende Tabelle ordnet jede Station der App zu, die sie in Odoo 20.0 trägt.

Station	App und Beleg	Was dort steht
Termin	Termine (Appointments), Terminart mit Ressource; laut Editionsvergleich nur Enterprise	Dauer der Arbeit, Hebebühne oder Team als Ressource, Buchungsfenster und Mindestvorlauf
Fahrzeugakte	Fuhrpark (Fleet), Fahrzeug; Community und Enterprise	Amtliches Kennzeichen, Fahrgestellnummer, letzter Kilometerstand, Fahrer
Annahme	Reparaturauftrag in der App Reparaturen	Kunde, zu reparierendes Produkt, Serien- oder Losnummer, geplantes Datum, verantwortliche Person, Garantiestatus
Reparatur	Registerkarten Teile und Services	Teile zum Hinzufügen, Entfernen oder Recyceln mit Bedarf, Arbeits- und Diagnosepositionen
Freigabe	Verkaufsauftrag mit Online-Signatur	Zusatzarbeit, Preis und Steuer, die der Kunde bestätigt
Rechnung	Rechnung aus dem Reparaturauftrag, im Community-Modul repair belegt, oder aus dem Verkaufsauftrag	Positionen, Steuer, Zahlungsziel
Übergabe	Rücklieferung im Verkauf (Rücktransfer Return of WH/OUT/…), die einen ursprünglichen Verkaufsauftrag mit Lieferung voraussetzt	Validierte Lieferung an den Kunden; die Abnahme der Leistung steht im Werkvertrag (§ 640 Abs. 1 BGB), nicht im Beleg

1. 1
   Termin vergebenTerminart mit Ressource, etwa Hebebühne (nur Enterprise)
2. 2
   Fahrzeug annehmenKennzeichen, Fahrgestellnummer, Kilometerstand
3. 3
   Reparaturauftrag anlegenKunde, zu reparierendes Produkt, Seriennummer
4. 4
   Teile und Services erfassenRegisterkarten Teile und Services
5. 5
   Zusatzarbeit feststellenUmfang über der vereinbarten Arbeit
6. 6
   Freigabe einholenAngebot mit Online-Signatur des Kunden
7. 7
   Reparatur bestätigen und beendenTeile werden reserviert und verbraucht
8. 8
   Rechnung stellenaus dem Verkaufsauftrag oder über die Schaltfläche Rechnung am Reparaturauftrag
9. 9
   Fahrzeug übergebenAbnahme nach § 640 BGB; Rücktransfer im Verkauf nur mit ursprünglichem Verkaufsauftrag

Schematischer Ablauf. Garantiefälle trägt die Garantie-Angabe am Reparaturauftrag, Teile unter Garantie zahlt der Kunde nicht; die Schaltflächen Angebot und Rechnung am Reparaturauftrag sind im Community-Modul repair belegt; den dokumentierten Rücktransfer im Verkauf setzt ein ursprünglicher Verkaufsauftrag mit Lieferung voraus.

Quelle: Odoo 20.0 Dokumentation, Repairs, Sales, Appointments, Fleet; BGB

Die Übergabe beschreibt die Dokumentation 20.0 nur für den Retourenfall. Die Seite Repair orders führt unter Return a product to the customer in der App Verkauf den ursprünglichen Verkaufsauftrag, von dem die erste Rücknahme lief, dort die Schaltfläche Lieferung, dann den Rücktransfer mit dem Quellbeleg Return of WH/OUT/…, die Schaltfläche Return mit anpassbarer Menge und zum Schluss Validate, sobald das Produkt beim Kunden ist. Ein fremdes Fahrzeug, das ohne Verkaufsauftrag und ohne vorangegangene Lieferung zur Reparatur kommt, hat keine solche Lieferung; für diesen Fall nennt die Seite keinen eigenen Übergabebeleg. Die Abnahme richten Sie deshalb nach dem Werkvertrag aus (§ 640 Abs. 1 BGB), und den Zustand bei der Übergabe halten Sie in den Reparaturnotizen fest.

In der App Reparaturen steht am Auftrag das Feld Zu reparierendes Produkt; ist das Produkt nach Los oder Seriennummer verfolgt, kommt das Feld für die Nummer hinzu. Damit trägt das Fahrzeug seine Identität im Auftrag. Unter Garantie hält fest, dass der Kunde die betroffenen Teile nicht zahlt. Reparaturnotizen nehmen den Zustand vor und nach der Arbeit auf, etwa sichtbare Schäden, die eine Garantieleistung ausschließen.

Wie die Freigabe für Zusatzarbeit läuft

Arbeit, die über den besprochenen Umfang hinausgeht, braucht eine eigene Entscheidung des Kunden. Das BGB regelt für den Bauvertrag, dass die Parteien Einvernehmen über die Änderung und die Mehrvergütung anstreben, der Unternehmer ein Angebot über die Mehr- oder Mindervergütung erstellt und der Besteller die Änderung nach 30 Tagen ohne Einigung in Textform anordnen kann (§ 650b Abs. 1 und 2 BGB); § 650a Abs. 1 BGB verlangt dafür ein Bauwerk; die Instandsetzung eines Fahrzeugs erfüllt das nicht. Für die Nachbeauftragung am Fahrzeug nennen die geöffneten Vorschriften des Werkvertragsrechts (§§ 631, 632, 640, 647 BGB) keine Form; entscheidend ist, dass Sie die Zustimmung belegen können.

In Odoo entsteht dieser Beleg als Angebot. In der App Reparaturen legt die Schaltfläche Angebot (englisch Quote) einen Verkaufsauftrag zum Reparaturauftrag an; belegt ist diese Schaltfläche im Community-Modul repair (Branch 20.0), und die Dokumentation 20.0 zu den Reparaturaufträgen beschreibt sie nicht. Danach läuft die Freigabe über den Verkauf: Der Kunde öffnet das Angebot im Kundenportal, klickt Sign & Pay und bestätigt im Fenster Auftrag validieren mit Accept & Sign; den Namen trägt Odoo aus den Kontaktdaten ein, und die Unterschrift entsteht automatisch, gezeichnet oder als geladene Bilddatei. Die Funktion Online-Signatur schalten Sie in Verkauf ‣ Konfiguration ‣ Einstellungen im Abschnitt Angebote & Aufträge ein; an einem Standardangebot wählen Sie die Option Unterschrift unter Weitere Informationen, an einer Angebotsvorlage im Feld Online-Bestätigung. Erst wenn der Kunde bestätigt, wird aus dem Angebot ein Verkaufsauftrag, und die zusätzliche Arbeit ist vereinbart.

Ersatzteile: reservieren, verbrauchen, nachbestellen

Die Schaltflächen, Statuswerte und Pflichtfelder dieses Abschnitts folgen dem Modul repair im Branch 20.0, also der Community-Edition. Teile stehen in der Registerkarte Teile des Reparaturauftrags, jeweils als Produkt mit Typ Hinzufügen, Entfernen oder Recyceln, mit Bedarf und tatsächlicher Menge. Das Produkt ist in der Zeile ein Pflichtfeld; ohne Produkt entsteht keine Bestandsbewegung. Reparatur bestätigen reserviert die benötigten Teile, und ein Feld Komponentenstatus zeigt danach, ob sie verfügbar sind.

Reparatur beenden bucht den Verbrauch; weicht die verbrauchte Menge vom Bedarf ab, fragt Odoo in einer Verbrauchswarnung nach und bietet Bestätigen, Mengen festlegen & validieren oder Verwerfen an. Die Schaltfläche Rechnung erscheint am Reparaturauftrag erst im Status Done und nur, wenn ein Kunde am Auftrag steht und kein Verkaufsauftrag verknüpft ist; eine weitere Rechnung setzt gebuchte vorangehende Rechnungen und eine noch nicht abgerechnete Position voraus (Community-Modul repair, Branch 20.0). Die Dokumentation 20.0 zu den Reparaturaufträgen beschreibt diesen Schritt nicht; für die Enterprise-Edition ist er nicht belegt.

Das Modul repair kennt am Auftrag die Zustände Neu, Bestätigt, Done und Abgebrochen; Done ist in der deutschen Übersetzung nicht übersetzt. Die Dokumentationsseite Repair orders 20.0 beschreibt demgegenüber nach dem Bestätigen einen Schritt Start Repair mit dem Status Under Repair und den Abschluss als Repaired. Prüfen Sie die Bezeichnungen deshalb an einem Auftrag Ihrer Instanz, bevor Sie eine Arbeitsanweisung darauf aufbauen.

Für den Nachschub bleiben Einkauf und Lager zuständig: Bestellung beim Teilelieferanten, Wareneingang, Nachbestellregeln für Dauerbedarf (Einkauf in Odoo, Lager in Odoo). Für Teile, die Sie je Stück verfolgen müssen, etwa Reifen mit ihrem Produktionsdatum, ist die Serien- oder Losverfolgung der passende Weg (Chargen und Seriennummern).

Was bei Gebrauchtwagen steuerlich dazukommt

Nimmt die Werkstatt einen Wagen in Zahlung und verkauft ihn weiter, stellt sich die Frage nach der Steuer auf die Differenz. In Deutschland und Österreich gilt die Differenzbesteuerung nur für den Wiederverkäufer; die Schweiz regelt den Fall über die fiktive Vorsteuer.

Land	Norm	Voraussetzung und Bemessung	Rechnung
Deutschland	§ 25a UStG	Wiederverkäufer, der gewerbsmäßig mit beweglichen körperlichen Gegenständen handelt; Gegenstand im Gemeinschaftsgebiet ohne geschuldete Umsatzsteuer oder mit Differenzbesteuerung geliefert; keine Edelsteine oder Edelmetalle (Abs. 1). Bemessen wird der Betrag, um den der Verkaufspreis den Einkaufspreis übersteigt; die Umsatzsteuer gehört nicht zur Bemessungsgrundlage (Abs. 3). Gesamtdifferenz nur bis 750 Euro Einkaufspreis (Abs. 4); Steuer mit dem allgemeinen Satz von 19 Prozent (Abs. 5, § 12 Abs. 1), aus Bruttopreisen also Differenz × 19 ÷ 119; Aufzeichnungen über Verkaufspreise, Einkaufspreise und Bemessungsgrundlagen (Abs. 6); die Differenzbesteuerung findet unter anderem keine Anwendung auf die Lieferung eines Gegenstands, den der Wiederverkäufer innergemeinschaftlich erworben hat, wenn für die Lieferung an ihn die Steuerbefreiung für innergemeinschaftliche Lieferungen angewendet wurde, und auf die innergemeinschaftliche Lieferung eines neuen Fahrzeugs im Sinne des § 1b Abs. 2 und 3 (Abs. 7 Nr. 1 Buchst. a und b); der innergemeinschaftliche Erwerb unterliegt dagegen nicht der Umsatzsteuer, wenn im anderen Mitgliedstaat für die Lieferung an den Erwerber die Differenzbesteuerung angewendet wurde (Abs. 7 Nr. 2)	Auf der Rechnung die Angabe Gebrauchtgegenstände/Sonderregelung und kein gesonderter Steuerausweis (§ 14a Abs. 6 UStG)
Österreich	§ 24 UStG 1994	Wiederverkäufer nach Abs. 1 Z 1; Bemessung nach dem Betrag, um den der Verkaufspreis den Einkaufspreis übersteigt, ohne Umsatzsteuer (Abs. 4 Z 1); Gesamtdifferenz nur bis 220 Euro Einkaufspreis (Abs. 5); Steuersatz nach § 10 Abs. 1 bzw. 4 (Abs. 6); Aufzeichnungen nach Abs. 11. Fassung gültig ab 1. Januar 2025	In der Rechnung der Hinweis Gebrauchtgegenstände/Sonderregelung, kein gesonderter Steuerausweis (Abs. 7)
Schweiz	Art. 28a MWSTG	Abzug einer fiktiven Vorsteuer auf dem bezahlten Betrag, wenn ein individualisierbarer beweglicher Gegenstand im Rahmen der zum Vorsteuerabzug berechtigenden Tätigkeit bezogen und keine Mehrwertsteuer offen überwälzt wurde (Abs. 1 und 2); die Margenbesteuerung nach Art. 24a MWSTG gilt nur für Sammlerstücke wie Kunstgegenstände und Antiquitäten	Für Gegenstände der Margenbesteuerung ist der Abzug fiktiver Vorsteuern ausgeschlossen (Art. 28a Abs. 3)

Ob die Voraussetzung des Wiederverkäufers erfüllt ist, hängt von der Geschäftstätigkeit ab, nicht von der einzelnen Rechnung. Verkaufen Sie gelegentlich einen in Zahlung genommenen Wagen, prüfen Sie das mit Ihrer Steuerberatung, bevor Sie die Differenzbesteuerung anwenden.

Beispielrechnung mit erfundenen Zahlen, alle Beträge brutto: Einkauf 8.000,00 Euro, Verkauf 11.000,00 Euro, Differenz 3.000,00 Euro. Die Steuer beträgt 3.000,00 × 19 ÷ 119 = 478,99 Euro, die Bemessungsgrundlage 2.521,01 Euro. Auf die Bruttodifferenz gerechnete 19 Prozent wären zu hoch.

Odoo rechnet die Steuer einer Zeile aus dem Betrag der Zeile und der Steuerkonfiguration des Produkts und ordnet Bemessungsgrundlage und Steuerbetrag über Steuer-Tags dem Bericht Steuererklärung zu (Dokumentation 20.0, Steuern). Einen Ablauf, der den Einkaufspreis des einzelnen Fahrzeugs heranzieht, beschreibt diese Dokumentation nicht; ob sie eine Buchung ohne diesen Bezug für zulässig oder für nötig erklärt, sagt sie ebenfalls nicht. Was auf der Rechnung steht, entscheidet nicht der interne Steuername: Die Dokumentation 20.0 beschreibt den Steuernamen als Anzeige für Anwender im Backend und trennt davon die Beschriftung auf Rechnungen, die auf dem Rechnungs-PDF und im Kundenportal erscheint, sowie die Steuergruppe im Summenblock der Rechnung. Wie Ihre Instanz die Steuer auf die Differenz abbildet, klären Sie deshalb mit einem begrenzten Prüfauftrag: Legen Sie an einer Kopie der Datenbank einen Ankauf und einen Verkauf mit den echten Beträgen an, prüfen Sie, welche Steuerkonfiguration welche Bemessungsgrundlage erzeugt, und vergleichen Sie das Ergebnis mit dem Beleg, den der Kunde bekommt. Den Buchhaltungsablauf beschreibt Differenzbesteuerung nach § 25a UStG in Odoo. Verkaufspreis, Einkaufspreis und Bemessungsgrundlage je Gegenstand müssen aus Ihren Aufzeichnungen hervorgehen (§ 25a Abs. 6 Satz 1 UStG; Österreich: § 24 Abs. 11 UStG 1994), und wer neben der Differenzbesteuerung nach den allgemeinen Vorschriften abrechnet, führt getrennte Aufzeichnungen (§ 25a Abs. 6 Satz 2 UStG). Eine Gesamtdifferenz über den Zeitraum lässt § 25a Abs. 4 Satz 2 UStG nur bei Gegenständen mit einem Einkaufspreis bis 750 Euro zu; ein Fahrzeug darüber trägt seine eigene Differenz (Abs. 3). Der Vergleich mit dem gewerblichen Gebrauchtwarenhandel steht in Odoo im Gebrauchtwarenhandel.

Typische Fehler

• Teile stehen als Serviceposition statt als Lagerprodukt im Auftrag. Dann fehlt die Bestandsbewegung, und die Nachbestellung sieht den Verbrauch nicht (Lager in Odoo).
• Die Zusatzarbeit ist ausgeführt, aber nicht freigegeben. Der Nachweis der Zustimmung fehlt, und der Nachtrag wird zur Verhandlungssache.
• Die Rechnung entsteht vor dem Abschluss der Reparatur. Im Modul repair des Branch 20.0 ist die Schaltfläche dafür erst im Status Done sichtbar, also nach Reparatur beenden.
• Das Fahrzeug steht nur im Auftragstext. Ohne Seriennummer oder Fahrzeugakte gibt es keine Historie über mehrere Besuche (Chargen und Seriennummern).
• Der Gebrauchtwagen wird auf der Rechnung mit dem vollen Verkaufspreis und 19 Prozent Umsatzsteuer abgerechnet. Diese Rechnung weist die Steuer gesondert aus, was § 14a Abs. 6 UStG bei Differenzbesteuerung ausschließt, und sie versteuert den vollen Preis statt der Differenz (§ 25a Abs. 3 UStG).
• Die Steuer wird auf die Bruttodifferenz gerechnet. Die Umsatzsteuer gehört nicht zur Bemessungsgrundlage (§ 25a Abs. 3 UStG); aus Bruttopreisen ist sie mit Differenz × 19 ÷ 119 herauszurechnen (§ 25a Abs. 5, § 12 Abs. 1).
• Termine werden ohne Ressource vergeben. Die Auslastung der Hebebühnen steht dann nirgends (Terminbuchung); die App Termine steht laut Editionsvergleich nur in der Enterprise-Edition zur Verfügung.

So gehen Sie vor

1. Entscheiden Sie den Weg: Reparaturauftrag mit Seriennummer am Produkt oder Fahrzeugakte im Fuhrpark, die Sie am Auftrag referenzieren. Beides parallel zu pflegen kostet Pflegearbeit.
2. Legen Sie Arbeits- und Diagnosepositionen als Serviceprodukte mit Preis und Steuer an, Teile als lagerbewegte Produkte (Angebot in Odoo erstellen).
3. Richten Sie die Terminarten mit Ressourcen ein: eine Ressource je Hebebühne, Dauer nach Arbeitstyp, Mindestvorlauf nach Werkstattablauf. Die App Termine führt der Editionsvergleich nur in der Enterprise-Edition (Termine).
4. Schalten Sie die Online-Signatur ein und legen Sie eine Angebotsvorlage für Zusatzarbeit an, damit die Freigabe in einem Schritt entsteht.
5. Prüfen Sie an einem Musterauftrag die ganze Kette: Annahme mit Kilometerstand, Teil hinzufügen, Reparatur bestätigen, Zusatzarbeit freigeben, Reparatur beenden, Rechnung, Übergabe. Was dabei fehlt, fehlt auch im Echtbetrieb.

Für Betriebe, die zusätzlich Einsatzplanung und Wartungsverträge brauchen, führt Odoo im Handwerksbetrieb die verwandte Kette; die Grenzen der Editionen stehen unter Community oder Enterprise.