Mit dem Odoo-Partner zusammenarbeiten: Rollen und Pflichten

Im Odoo-Projekt treffen drei Verträge aufeinander: Ihr Abonnement mit Odoo S.A., der Partnervertrag zwischen Odoo S.A. und dem Odoo-Partner sowie Ihr Werk- oder Dienstvertrag mit dem Partner. Aufgaben, Fristen und Zuarbeiten folgen aus dem dritten. Die Aufteilung in diesem Artikel gilt in Deutschland, Österreich und der Schweiz gleichermaßen, die Pflichten des Auftraggebers folgen jedoch dem Landesrecht.

Was der Partnervertrag regelt – und was nicht

Der Partnervertrag in der Fassung Version 11 vom 19. Mai 2023 ist ein Vertrag zwischen Odoo S.A. und dem Partner. Er beschreibt die Stufen Learning, Ready, Silver und Gold, die Provisionen, den Zugang zum Enterprise-Quellcode und den Jahresbeitrag (Abschnitte 4 und 5). Für Ihr Projekt enthält er zwei relevante Punkte: Nach Abschnitt 4.5 überträgt Odoo die Wartung abgedeckter Zusatzmodule an den Partner, der damit erster Ansprechpartner des Kunden wird; nach Abschnitt 8.3 sind Odoo und Partner unabhängige Unternehmen, sodass der Partner keine Verpflichtung für Odoo begründen kann.

Was Partner leisten, beschreibt Odoo auf der Seite Become a Partner: Analyse, Konfiguration, Inbetriebnahme, Entwicklung, Anpassung, Schulung und Hosting. Als Zusagen des Partners gegenüber Odoo nennt dieselbe Seite die Zertifizierung, feste Ressourcen für Odoo-Projekte und den ersten Support-Level beim Kunden. Die Einführungsseite von Odoo zählt Analyse der Abläufe, Konfiguration, Schulung und Coaching der Hauptnutzer, Datenimport und Anpassung der Abläufe auf; Entwicklungen rechnet Odoo selbst nach Beratungstagen ab, und nach derselben Seite rechnen Partner ihre Leistungen üblicherweise je Beratungs- oder Entwicklungstag ab.

Ihr Verhältnis zu Odoo S.A. regelt der Enterprise-Abonnementvertrag in der Fassung Version 13 vom 24. September 2026; er gilt für Kunden eines Odoo-Enterprise-Abonnements. Er hält fest, dass Sie den Partner frei wählen und jederzeit wechseln können (Ziffer 2), dass bei einer Zusammenarbeit mit einem Partner dieser der erste Ansprechpartner ist (Ziffer 4.6) und dass Sie das Ergebnis einer Datenbank-Aufrüstung selbst prüfen und validieren müssen (Ziffer 4.3).

Die Verantwortungsmatrix nach Projektphase

Die Matrix ordnet jeder Phase drei Funktionen zu: den Partner für die beauftragten Leistungen, die Key User (Fachanwender, die ihren Bereich prüfen und schulen) und die Geschäftsführung für Entscheidungen und Freigaben. Sie ist eine redaktionelle Zuordnung; verbindlich wird die Aufteilung erst, wenn sie als Anhang Bestandteil Ihrer Vereinbarung mit dem Partner wird. Die Partnerspalte gilt nur für Leistungen, die Sie tatsächlich beauftragt haben.

Phase	Partner (soweit beauftragt)	Key User je Fachbereich	Geschäftsführung
1 Grundsatzentscheidung	Aufwand, Termine und Annahmen schätzen	Bedarf des Fachbereichs schildern	Edition, Hosting, Budget und Auftraggeber festlegen
2 Analyse (Fit-Gap)	Abläufe aufnehmen, Standard abgrenzen, Aufwand für Abweichungen beziffern	Ist-Abläufe zeigen, Ausnahmen und Sonderfälle nennen	Umfang freigeben, Streichungen entscheiden
3 Konfiguration und Anpassung	Testdatenbank aufbauen, Apps konfigurieren, Zusatzcode schreiben und dokumentieren	Vorschläge im Alltag prüfen, Bedenken früh melden	Nachträge mit Aufwand und Termin freigeben
4 Datenübernahme	Importvorlagen liefern, Import ausführen, Ergebnis protokollieren	Stammdaten bereinigen und liefern, Import stichprobenweise prüfen	Datenqualität und Freigabe verantworten
5 Test	Fehler aufnehmen, beheben und den Stand je Fehler melden	Testfälle aus dem Alltag fahren, Fehler mit Beleg beschreiben	Go-live-Freigabe erteilen
6 Schulung	Schulungen durchführen, Unterlagen und Übungen bereitstellen	Kolleginnen und Kollegen einweisen, Fragen sammeln	Zeit für Schulung und Übung freigeben
7 Go-live	Produktivsetzung begleiten, Störungen aufnehmen	erste Anlaufstelle im Fachbereich	Stichtag bestätigen und kommunizieren
8 Stabilisierung	Fehler beheben, Übergabe dokumentieren	Rückfragen beantworten, Änderungswünsche sammeln	Supportweg und Betriebsbudget festlegen

Zwei Zeilen tragen das Projekt besonders: In Phase 2 entsteht der Umfang, den Sie später bezahlen, in Phase 5 die Grundlage für die Go-live-Entscheidung. Fehlt dort die Besetzung, verlagert sich die Prüfung in den Produktivbetrieb. Die internen Rollen mit Zeitbudget stehen in Rollen im Odoo-Projekt, der Ablauf mit Entscheidungstoren im Projektplan der Einführung.

Wer die Folgen einer fehlenden Zuarbeit trägt

Ob der Partner einen Erfolg oder nur Arbeit schuldet, entscheidet über die Risikoverteilung. In Deutschland regelt § 631 BGB den Werkvertrag: Der Unternehmer schuldet die Herstellung des versprochenen Werkes, Sie die vereinbarte Vergütung. Beim Dienstvertrag nach § 611 BGB schuldet er die versprochenen Dienste, nicht einen bestimmten Erfolg. Aus dem Werkvertrag folgt Ihre Pflicht, das vertragsgemäße Werk abzunehmen (§ 640 Abs. 1 BGB). Ist für die Herstellung eine Handlung von Ihnen erforderlich und kommen Sie dadurch in Annahmeverzug, kann der Partner nach § 642 Abs. 1 BGB eine angemessene Entschädigung verlangen. Geht das Werk vor der Abnahme infolge eines Mangels des von Ihnen gelieferten Stoffes oder infolge einer von Ihnen für die Ausführung erteilten Anweisung unter, verschlechtert es sich oder wird es unausführbar, kann er nach § 645 Abs. 1 BGB einen der geleisteten Arbeit entsprechenden Teil der Vergütung und Ersatz der in der Vergütung nicht inbegriffenen Auslagen verlangen – jedoch nur, wenn kein Umstand mitgewirkt hat, den er selbst zu vertreten hat; eine weitergehende Haftung wegen Verschuldens bleibt nach § 645 Abs. 2 BGB unberührt. Kündigen können Sie nach § 648 BGB jederzeit bis zur Vollendung; er muss sich anrechnen lassen, was er dadurch erspart.

In Österreich unterscheidet § 1151 ABGB den Dienstvertrag (Dienstleistung auf eine gewisse Zeit) vom Werkvertrag (Herstellung eines Werkes gegen Entgelt). Bleibt eine erforderliche Mitwirkung aus, darf der Unternehmer nach § 1168 Abs. 2 ABGB eine angemessene Nachfrist mit der Erklärung setzen, dass der Vertrag nach fruchtlosem Verstreichen als aufgehoben gilt; das Entgelt ist nach § 1170 ABGB in der Regel nach vollendetem Werk zu entrichten, doch kann der Unternehmer bei abschnittsweiser Verrichtung oder bei Auslagen, die er nicht übernommen hat, schon vorher einen verhältnismäßigen Teil des Entgelts und Ersatz dieser Auslagen fordern. Scheitert das Werk an offenbar untauglichem Stoff oder offenbar unrichtigen Anweisungen von Ihnen, haftet der Unternehmer nach § 1168a ABGB für den Schaden, wenn er Sie nicht gewarnt hat.

In der Schweiz steht der Werkvertrag in Art. 363 OR; Arbeitsleistungen ohne besondere Vertragsart folgen nach Art. 394 Abs. 2 OR den Regeln über den Auftrag. Nach der Ablieferung müssen Sie das Werk prüfen und Mängel unverzüglich anzeigen (Art. 367 Abs. 1 OR); unterlassen Sie die vorgesehene Prüfung und Anzeige, gilt das Werk als genehmigt (Art. 370 Abs. 2 OR). Mängel, die Sie durch Weisungen gegen die ausdrückliche Abmahnung des Unternehmers verursacht haben, lassen Ihre Rechte dahinfallen (Art. 369 OR). Solange das Werk unvollendet ist, können Sie nach Art. 377 OR jederzeit gegen Vergütung der geleisteten Arbeit und volle Schadloshaltung zurücktreten. Verweigern Sie eine Ihnen obliegende Vorbereitungshandlung ohne Rechtfertigungsgrund, ohne die der Unternehmer nicht erfüllen kann, kommen Sie nach Art. 91 OR in Gläubigerverzug; Art. 378 OR greift dagegen nur, wenn die Vollendung des Werkes durch einen bei Ihnen eingetretenen Zufall unmöglich wird, und verlangt für den zusätzlichen Schadenersatz Ihr Verschulden (Art. 378 Abs. 2 OR).

Ein Rechenbeispiel mit erfundenen Zahlen

Beispielrechnung mit erfundenen Zahlen: 25 interne Benutzer, zwei Fachbereiche mit je einem Key User (drei Stunden pro Woche), Projektleitung (zwei Stunden pro Woche), Administration (anderthalb Stunden pro Woche), 20 Wochen, acht Stunden je Personentag.

Phase	Partner (Personentage)	Unternehmen (Personentage)
1 Grundsatzentscheidung	0	2
2 Analyse (Fit-Gap)	6	4
3 Konfiguration und Anpassung	12	3
4 Datenübernahme	6	5
5 Test	4	7
6 Schulung	5	4
7 Go-live	3	3
8 Stabilisierung	4	2
Summe	40	30

Auf vier Partnertage kommen in dieser Rechnung drei Personentage im Unternehmen. Die 30 internen Tage verteilen sich auf die Key User (rund 15), die Projektleitung (rund 5), die Administration (rund 4) und weitere Beteiligte aus den Fachbereichen (rund 6). Prüfen Sie Ihre eigene Aufstellung gegen diese Größenordnung: Liegt der Partneranteil deutlich höher, bleibt für die Prüfung im Fachbereich wenig Zeit; liegt er deutlich tiefer, fehlt Zeit für Test und Schulung. Die Größenordnung ist ein redaktioneller Hinweis und kein Messwert.

Typische Fehler

• Kein Auftraggeber mit Entscheidungsbefugnis. Umfangsfragen landen beim Partner, der sie allein entscheidet; Nachträge entstehen aus Entscheidungen, die niemand bewusst getroffen hat.
• Key User ohne freigegebene Stunden. Die Testfälle aus dem Alltag werden nicht gefahren, und die Fehler zeigen sich erst nach dem Go-live.
• Leistungsverzeichnis ohne Mitwirkungspflichten. Bleibt unklar, welche Zulieferung wann erforderlich ist, fehlt Ihnen im Streitfall der Nachweis, dass Sie Ihrer Mitwirkung nachgekommen sind. In Österreich knüpft § 1168 Abs. 2 ABGB an die ausgebliebene, zur Ausführung des Werkes erforderliche Mitwirkung des Bestellers an; der Unternehmer kann dann eine angemessene Nachfrist mit der Erklärung setzen, dass der Vertrag nach fruchtlosem Verstreichen der Frist als aufgehoben gilt.
• Abnahme nur mündlich. Prüfung und Mängelanzeige gehören in ein Protokoll; in der Schweiz gilt ein Werk ohne Prüfung als genehmigt (Art. 370 Abs. 2 OR), in Deutschland ist die Abnahme nach § 640 Abs. 1 BGB Ihre Pflicht.
• Externe Konten ohne Enddatum. Ein Administratorkonto des Partners, das nach der Übergabe weiterbesteht, bleibt ein Zugang mit Rechten weit über Ihr Projekt hinaus; in Odoo 20.0 ändert nur ein Administrator Zugriffsrechte.
• Zusage des Partners wird nicht bestätigt. Nach Abschnitt 8.3 des Partnervertrags kann der Partner keine Pflicht für Odoo begründen; was Odoo zusagen soll, bestätigt Odoo selbst.

So gehen Sie vor

1. Ordnen Sie jeder Leistung aus Ihrer Anforderungsliste die tragende Funktion zu und lassen Sie die Liste von der Geschäftsführung freigeben; die Matrix oben ist die Vorlage, das Erfassen beschreibt Anforderungen für Odoo sammeln.
2. Schreiben Sie in den Vertrag, was der Partner liefert, was Sie zuliefern und bis wann, und wer die Abnahme erklärt.
3. Benennen Sie je Seite eine Ansprechperson mit Vertretung, halten Sie fest, wer Fehler an Odoo meldet, und melden Sie einen Wechsel des Hauptansprechpartners Odoo S.A. nach Ziffer 6.1 des Enterprise-Abonnementvertrags 30 Tage im Voraus schriftlich; die Fragen dafür stehen in Odoo-Partner auswählen.
4. Führen Sie die Matrix in Odoo: In der App Projekte trägt jede Aufgabe Zuständige (Assignees), zugeordnete Zeit (Allocated Time) und eine Frist (Deadline) nach der Dokumentation 20.0; legen Sie je Phase eine Aufgabenliste an.
5. Legen Sie fest, wer die Rechte im Produktivsystem pflegt; die Dokumentation 20.0 empfiehlt vor Änderungen an Zugriffsrechten fachliche Begleitung. Externe Konten legen Sie personenbezogen an und deaktivieren sie nach der Übergabe (Benutzer und Zugriffsgruppen).
6. Lassen Sie sich vor jedem Meilenstein den Teststand schriftlich geben und prüfen Sie die Abnahmeliste; die Vorbereitung der Key User beschreibt Key User schulen, den Ausstieg Odoo-Partner wechseln.