Mehrere Gesellschaften in Odoo: Multi-Company einrichten

Eine Datenbank, eine Firma: Das trägt, solange der Betrieb eine einzige Einheit ist. Kommt eine zweite Gesellschaft dazu — eine Vertriebs-GmbH neben der Produktions-GmbH oder eine Gruppe mit je einer Firma in Deutschland, Österreich und der Schweiz —, stellt sich die Frage nach einer zweiten Datenbank. Die Multi-Company-Funktion von Odoo bildet mehrere Unternehmen in derselben Datenbank ab, mit getrennten Büchern und wählbar geteilten Stammdaten.

Was Sie vorab brauchen

• Administratorzugriff auf die Datenbank.
• Eine Skizze der Struktur: Welche Einheiten sind rechtlich selbstständig, welche nur Standorte? Das entscheidet zwischen Unternehmen (Company) und Zweigstelle (Branch).
• Für jedes Unternehmen: Firmenname, Adresse, USt-IdNr., Land und Währung. Das Land bestimmt die Fiskallokalisierung und damit das Kontenpaket.
• Bei Odoo Online: Im Tarif Standard löst das Aktivieren der Mehrfirmenfunktion laut Dokumentation 20.0 automatisch ein Upsell auf den Tarif Custom aus; Datenbanken im Tarif Eine App Gratis sind davon laut derselben Seite ausgenommen, und die Preis-FAQ beantwortet die Frage, ob dieser Tarif eine Mehrfirmenumgebung zulässt, mit ja. Eine andere FAQ-Antwort derselben Preisseite nennt beim Hinzufügen weiterer Unternehmen einen automatischen Wechsel zu Custom, ohne den Tarif Eine App Gratis auszunehmen. Klären Sie die Tariffrage deshalb vorher; in der Tarifübersicht der Preisseite ist „Mehrere Firmen” beim Tarif Custom geführt (Preisseite gelesen am 14. Oktober 2026, Änderungen möglich).
• Eine frische Datenbanksicherung, wenn die Datenbank schon produktiv läuft; wie Sie sie anlegen und testen, steht unter Backup-Strategie.

Schritt für Schritt: mehrere Unternehmen einrichten

Schritt 1: Unternehmen oder Zweigstelle entscheiden

Ein Unternehmen (Company) ist eine eigenständige Einheit mit eigener Buchhaltung und eigenen Einstellungen. Eine Zweigstelle (Branch) ist eine Untergliederung innerhalb eines Unternehmens, etwa ein Regionalbüro oder ein Lagerstandort. Die Dokumentation zu 20.0 ist an dieser Stelle eindeutig: Selbstständige Tochtergesellschaften gehören als weitere Unternehmen in die Datenbank, nicht als Zweigstellen. Ebenso wichtig ist die Reihenfolge: Ein einmal als Mutterunternehmen angelegtes Unternehmen lässt sich später nicht in eine Zweigstelle umwandeln, weil das nach der Dokumentation zu Rechteproblemen führt. Legen Sie deshalb die Obergesellschaft zuerst an und prüfen Sie die Struktur vor dem ersten Datensatz. Das Anlegen einer Zweigstelle aktiviert laut Dokumentation die Mehrfirmenfunktionen.

Schritt 2: Weitere Unternehmen anlegen

Öffnen Sie Einstellungen ‣ Benutzer & Unternehmen ‣ Unternehmen und klicken Sie auf Neu. Tragen Sie Unternehmensname, Adresse, USt-IdNr., Währung, Telefon, E-Mail und Website ein und laden Sie das Logo im Formular hoch. Die Angaben der Gruppe Allgemeine Informationen richten sich nach der Fiskallokalisierung des Unternehmens. Speichern Sie und wiederholen Sie den Schritt für jedes weitere Unternehmen. Beenden können Sie ein Unternehmen später über die Liste: Datensatz markieren, Aktionen ‣ Archivieren, Archivierung bestätigen.

Schritt 3: Land, Lokalisierung und Währung prüfen

Das Land, das Sie beim Anlegen einer Firma wählen, bestimmt, welches Lokalisierungspaket Odoo standardmäßig installiert: Das Paket bringt einen Kontenplan mit, der auf dieses Land abgestimmt ist. Prüfen Sie diese Wahl vor der ersten Buchung, denn nach der Dokumentation lässt sich die Fiskallokalisierung eines Unternehmens nicht mehr ändern, sobald ein Journaleintrag gebucht ist. Jede Firma führt außerdem ihre eigene Währung im Feld Währung. Wie Sie den Kontenrahmen für ein deutsches Unternehmen wählen, steht unter Kontenrahmen SKR03 und SKR04; wie mehrere Unternehmen später zusammengeführt werden, unter Konsolidierung mehrerer Gesellschaften.

Schritt 4: Benutzer den Unternehmen zuordnen

Ein Benutzer sieht die Firmen, die in seinem Benutzerdatensatz stehen. Öffnen Sie Einstellungen ‣ Benutzer & Unternehmen ‣ Benutzer, wählen Sie den Benutzer und setzen Sie auf der Registerkarte Zugriffsrechte im Abschnitt Rollen die Felder Unternehmen (eine oder mehrere Firmen) und Standardunternehmen (genau eine Firma für die Anmeldung). Die Dokumentation warnt an dieser Stelle: Falsch gesetzte Mehrfirmenrechte führen zu inkonsistentem Verhalten zwischen den Firmen. Welche Rechtegruppen zu welcher Rolle gehören, zeigt Benutzer anlegen und Zugriffsgruppen vergeben.

Schritt 5: Lagerhäuser für weitere Unternehmen anlegen

Odoo legt beim Einrichten der Datenbank nur für die erste Firma ein Lagerhaus an. Für jedes weitere Unternehmen tragen Sie Lagerhäuser selbst ein, wenn dort Ware gehalten oder versandt wird: Lager ‣ Konfiguration ‣ Lagerhäuser ‣ Neu, mit Name, Kurzname, Adresse und Unternehmen. Fehlt das Lagerhaus, fehlen der Firma die Ein- und Ausgangsvorgänge auf der Lager-App; die Einrichtung selbst behandelt Lagerorte und Lagerplätze einrichten.

Schritt 6: Unternehmensauswahl und Datensicht prüfen

Wechseln Sie über die Unternehmensauswahl (company selector) oben rechts im Kopfbereich. In der Liste setzen Sie Häkchen: Die angehakten Firmen bestimmen, welche Datensätze sichtbar sind; das hervorgehobene Unternehmen ist zusätzlich die aktive Firma, in der neue Datensätze entstehen. Odoo prüft die Firmenkonsistenz (multi-company consistency), damit Datensätze nicht über Firmengrenzen hinweg verknüpft werden. Für die Sichtbarkeit auf Datensatzebene, etwa eine Filialleitung, die nur ihre eigene Firma sieht, siehe Datensatzregeln in Odoo.

Geteilt oder getrennt: Partner, Produkte, Konten

Die folgende Tabelle zeigt, was Odoo zwischen den Unternehmen standardmäßig teilt und wie Sie einen Datensatz je Firma trennen. Die Standardspalte beschreibt das Verhalten ohne weitere Einstellung.

Datensatz	Standard in der Datenbank	Je Unternehmen trennen	Wo einstellen
Kontakte	geteilt über alle Firmen	Feld Unternehmen am Kontakt setzen	Kontakte-Formular, Feld Unternehmen
Produkte	geteilt; Verkaufspreis und Referenz gelten für alle Firmen	Feld Unternehmen am Produkt setzen	Produktformular, Feld Unternehmen
Produktkosten	je Unternehmen getrennt	keine weitere Einstellung nötig	Produktformular, Feld Kosten
Konten (Kontenplan)	je Unternehmen ein eigenes Paket aus der Fiskallokalisierung	gemeinsame Konten über die in der Dokumentation beschriebene Funktion Shared Accounts	Buchhaltung ‣ Konfiguration ‣ Kontenplan
Angebote, Rechnungen, Lieferantenrechnungen	je Unternehmen, Feld Unternehmen automatisch vorbelegt	an ein Unternehmen gebunden; sichtbar, sobald dieses Unternehmen in der Unternehmensauswahl angehakt ist	im jeweiligen Belegformular
Lagerhäuser	automatisch nur für die erste Firma	je weiterem Unternehmen manuell anlegen	Lager ‣ Konfiguration ‣ Lagerhäuser
Benutzerzugang	je Benutzer wählbar	Felder Unternehmen und Standardunternehmen	Einstellungen ‣ Benutzer

Ein leeres Feld Unternehmen bedeutet „für alle Firmen sichtbar”. Geteilte Kontakte und Produkte liegen also nicht in einer Firma fest; setzen Sie das Feld, wandert der Datensatz in die gewählten Firmen. Belege und Buchungen sind dagegen an genau eine Firma gebunden: Angebot, Rechnung und Lieferantenrechnung tragen das Feld Unternehmen und erscheinen, sobald diese Firma in der Unternehmensauswahl angehakt ist; die hervorgehobene aktive Firma bestimmt nur, in welcher Firma ein neuer Datensatz entsteht. Für Konten beschreibt die Dokumentation zusätzlich die Funktion Shared Accounts, die ein Konto für mehrere Firmen bereitstellt.

So prüfen Sie das Ergebnis

• Melden Sie sich als Benutzer mit Zugriff auf beide Firmen an und wechseln Sie über die Unternehmensauswahl: Mit beiden Häkchen führen die Listen von Rechnungen und Buchungen die Datensätze beider Firmen; nehmen Sie ein Häkchen heraus, fällt die Firma aus den Listen.
• Öffnen Sie einen geteilten Kontakt: Das Feld Unternehmen ist leer. Setzen Sie eine Firma und prüfen Sie, dass der Kontakt in der anderen Firma aus der Liste fällt.
• Legen Sie in der zweiten Firma eine Rechnung an: Das Feld Unternehmen ist bereits mit der aktiven Firma vorbelegt.
• Öffnen Sie Buchhaltung ‣ Konfiguration ‣ Kontenplan in beiden Firmen: Jede Firma zeigt ihren eigenen Kontenplan.
• Module aus dem Apps-Store prüfen Sie getrennt: Die Firmenprüfung muss ein Modul selbst mitbringen.

Wenn etwas nicht klappt

Symptom	Ursache	Lösung
Ein Kontakt erscheint in beiden Firmen, obwohl er nur einer gehören soll	Feld Unternehmen am Kontakt ist leer	Feld Unternehmen am Kontakt auf die gewünschte Firma setzen
Ein Benutzer sieht die zweite Firma nicht	Die Firma fehlt im Feld Unternehmen des Benutzers	Einstellungen ‣ Benutzer, Registerkarte Zugriffsrechte, Feld Unternehmen ergänzen
In der zweiten Firma fehlen Ein- und Ausgänge	Für weitere Unternehmen legt Odoo kein Lagerhaus an	Lager ‣ Konfiguration ‣ Lagerhäuser ‣ Neu, Felder Name, Kurzname, Adresse und Unternehmen füllen
Land oder Kontenplan der Firma stimmt nicht	Land beim Anlegen falsch gewählt; sobald ein Journaleintrag gebucht ist, ist die Fiskallokalisierung nicht mehr änderbar	vor dem ersten gebuchten Journaleintrag korrigieren; danach bleibt der Weg über eine neue Firma oder den Odoo-Support
Nach dem Aktivieren der Mehrfirmenfunktion ändert sich der Tarif	Odoo Online: im Tarif Standard löst die Mehrfirmenfunktion ein Upsell auf Custom aus; Datenbanken im Tarif Eine App Gratis sind laut Dokumentation ausgenommen	Tarif vorher prüfen; bei jährlichen oder mehrjährigen Verträgen entsteht ein Upsell-Auftrag mit 30 Tagen Frist, bei monatlicher Abrechnung wechselt das Abonnement automatisch und der neue Satz gilt mit der nächsten Rechnung
Ein Beleg erscheint in der falschen Firma	Der Datensatz wurde in der aktiven Firma angelegt	Unternehmensauswahl oben rechts prüfen: das hervorgehobene Unternehmen ist aktiv

Wann Sie Hilfe holen sollten

• Vor dem ersten Datensatz: Die Wahl zwischen Unternehmen und Zweigstelle lässt sich später nicht zurücknehmen, und die Fiskallokalisierung bindet an das beim Anlegen gewählte Land.
• Wenn getrennte Abschlüsse, eine Konsolidierung oder Lieferungen zwischen Ihren Gesellschaften gefragt sind. Wie Odoo Belege zwischen eigenen Firmen spiegelt, steht unter Intercompany-Buchungen in Odoo.
• Beim Umstieg einer produktiven Datenbank: vorher sichern und den Aufbau in einer Kopie üben.
• Bei der Frage, welche Einheit eigene Bücher führt und wer welche Umsätze erklärt: Das ist keine Produktfrage und gehört zu Ihrer Steuerberatung.