E-Rechnung in Österreich mit Odoo: ebInterface und Bund

Was die E-Rechnungspflicht gegenüber dem Bund verlangt

§ 5 Abs. 1 IKT-Konsolidierungsgesetz (IKTKonG, BGBl. I Nr. 35/2012) beschreibt die e-Rechnung als Rechnung, die in einem elektronischen Format ausgestellt, gesendet, empfangen und verarbeitet wird. Als Rechnung anerkannt ist sie nur, wenn die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit gewährleistet sind, und sie muss zumindest die Rechnungsmerkmale des § 11 Abs. 1 UStG 1994 enthalten.

Die Pflicht trifft die Lieferantenseite: Im Waren- und Dienstleistungsverkehr mit Bundesdienststellen müssen alle Vertragspartnerinnen und Vertragspartner sowie deren sonstige Berechtigte e-Rechnungen ausstellen und übermitteln (§ 5 Abs. 2 IKTKonG). Ausländische Vertragspartner trifft diese Pflicht nach § 5 Abs. 3 IKTKonG nur nach Maßgabe der technischen Möglichkeiten, und § 1 Abs. 4 e-RechV nimmt Bar- und Sofortzahlungen aus, bei denen die schuldbefreiende Wirkung mit dem Zahlungsvorgang eintritt. Die Bundesdienststellen sind im Gegenzug verpflichtet, diese Rechnungen anzunehmen und zu verarbeiten (§ 3 Abs. 2 der e-Rechnungsverordnung, e-RechV). § 5 IKTKonG ist auf Sachverhalte anzuwenden, die sich nach dem 31. Dezember 2013 ereignen (§ 7 Abs. 1 IKTKonG); die e-RechV (BGBl. II Nr. 505/2012), die Datenstrukturen, Übertragungswege und Inhalte der e-Rechnung festlegt, ist seit 1. Jänner 2014 in Kraft (§ 6 e-RechV).

Eine e-Rechnung im Sinn der Verordnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, gesendet, empfangen und verarbeitet wird (§ 2 Abs. 1 e-RechV). Neben den umsatzsteuerrechtlichen Rechnungsbestandteilen muss sie die Lieferantennummer aus der Beauftragung, die Auftragsreferenz, die dort angegebenen Positionsnummern, IBAN und BIC, die Zahlungsbedingungen und eine E-Mail-Adresse der Vertragspartei enthalten (§ 4 Abs. 1 e-RechV). Lieferantennummer und Auftragsreferenz teilt die Bundesdienststelle bereits in der Beauftragung mit (§ 4 Abs. 2 e-RechV).

Für Rechnungen zwischen Unternehmen gilt eine andere Regel. Eine elektronische Rechnung gilt dort nur als Rechnung, wenn der Empfänger dieser Art der Rechnungsausstellung zustimmt; die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit müssen für sieben Jahre gewährleistet sein (§ 11 Abs. 2 UStG 1994, Fassung in Kraft seit 24. Dezember 2025).

Beschlossen ist die Richtlinie (EU) 2025/516 vom 11. März 2025; ihre Vorschriften gelten zu unterschiedlichen Zeitpunkten. Nach Artikel 1 Nummer 2 dürfen die Mitgliedstaaten von in ihrem Gebiet ansässigen Steuerpflichtigen für inländische Umsätze elektronische Rechnungen verlangen; diese Option können sie nach Artikel 6 Absatz 1 seit 14. April 2025 anwenden. Artikel 5 Nummer 5 ersetzt den Artikel 218 der Richtlinie 2006/112/EG mit Wirkung vom 1. Juli 2030 (Artikel 6 Absatz 5): Rechnungen gelten danach als elektronische Rechnungen ausgestellt, und Papier können die Mitgliedstaaten nur noch für Umsätze anerkennen, die nicht den digitalen Meldepflichten des Kapitels 6 unterliegen; diese Meldepflicht nach dem neuen Artikel 262 trifft insbesondere innergemeinschaftliche Lieferungen und Erwerbe sowie Umsätze, bei denen der Empfänger die Steuer nach den Artikeln 194 bis 197 schuldet. Ob Österreich die nationale Option nutzt, geht aus den geöffneten Quellen nicht hervor.

Bund, öffentliche Stellen oder Geschäftskunde: Empfänger und Formate

Die Tabelle stellt gegenüber, wen welche Pflicht trifft, welche Formate zugelassen sind und was Odoo dazu dokumentiert.

Empfänger	Pflicht und Rechtsgrundlage	Zulässige Formate	Übermittlungsweg	Was Odoo 19.0/20.0 dokumentiert
Bundesdienststellen (Ministerien und nachgeordnete Dienststellen, Parlament, Präsidentschaftskanzlei, Verwaltungs- und Verfassungsgerichtshof, Volksanwaltschaft, Rechnungshof)	Ja, e-Rechnung im Waren- und Dienstleistungsverkehr, inländische Vertragspartner (§ 5 Abs. 2 IKTKonG; § 3 Abs. 1 e-RechV); Bar- und Sofortzahlungen mit schuldbefreiender Wirkung sind ausgenommen (§ 1 Abs. 4 e-RechV)	ebInterface 4.3, 5.0, 6.0 und 6.1; UBL 2.1	USP (Online-Formular, Upload, Webservice; eigene USP-Anmeldung nötig) oder Peppol (Peppol-Zertifikat, keine USP-Anmeldung); über Peppol nur UBL	Peppol BIS 3.0 mit UBL; ebInterface wird nicht genannt
Andere öffentliche Rechnungsempfänger (nicht dem Bund zurechenbar)	Keine gesetzliche Pflicht; die Bundeslösung steht als „Clearing für Dritte“ offen (e-Rechnung.gv.at)	ebInterface 4.3 bis 6.1; UBL 2.1	wie beim Bund	wie beim Bund; Empfänger bestimmt die Auftragsreferenz
Geschäftskunden in Österreich (B2B)	Gesetzlich ist kein Format vorgegeben; eine elektronische Rechnung gilt nur mit Zustimmung des Empfängers und bei gewährleisteter Echtheit, Unversehrtheit und Lesbarkeit als Rechnung (§ 11 Abs. 2 UStG 1994)	Format frei wählbar, etwa UBL oder Peppol BIS 3.0	E-Mail, Kundenportal oder Peppol	Format je Kunde auf dem Reiter Buchhaltung; Peppol-Registrierung laut Dokumentation kostenlos, auch in Community
Ausländische Vertragspartner von Bundesdienststellen	Nur nach Maßgabe der technischen Möglichkeiten; Papierrechnungen bleiben zulässig (§ 5 Abs. 3 IKTKonG); mit inländischer Betriebsstätte wie inländische Vertragspartner	UBL 2.1	Peppol	Peppol BIS 3.0; Österreich ist in der Länderliste der Peppol-Registrierung enthalten

Für den Bund bedeutet das konkret: In den von der E-Rechnungspflicht erfassten Geschäftsfällen ist für inländische Vertragspartner der Papierweg nicht vorgesehen, weil der Bund im Waren- und Dienstleistungsverkehr e-Rechnungen annimmt und verarbeitet. Ausländische Vertragspartner trifft die Pflicht nur nach Maßgabe der technischen Möglichkeiten; für sie akzeptiert der Bund Papierrechnungen weiterhin. Bar- und Sofortzahlungen mit schuldbefreiender Wirkung im Zahlungsvorgang sind von der Verordnung ganz ausgenommen. Lieferantennummer und Auftragsreferenz nennt die Beauftragung; ohne sie lässt sich die Rechnung dem Auftrag nicht zuordnen.

Ob ein Format erfüllt ist, entscheidet die Plattform: e-Rechnung.gv.at veröffentlicht die besonderen Befüllregeln für die öffentliche Verwaltung. Für UBL müssen die Auftragsreferenz in das Feld Invoice/OrderReference/ID und die Lieferantennummer in Invoice/AccountingSupplierParty/Party/PartyIdentification[1]/ID geschrieben werden. Für die Rechnungen der Bundesbeschaffung gelten zusätzliche Felder (etwa die BBG-Partnernummer und die BBG-Geschäftszahl) in eigenen Schemata. ebInterface ist der österreichische XML-Rechnungsstandard, den die Wirtschaftskammer Österreich und AUSTRIAPRO mit der Wirtschaft spezifizieren.

Was Odoo 19.0 und 20.0 für Österreich dokumentieren

Die Österreich-Seite der Lokalisierung nennt in 19.0 und 20.0 dieselben vier Module: Austria - Accounting (l10n_at), Austria - Accounting Reports (l10n_at_reports), Austrian SAF-T Export (l10n_at_saft) und Austria - Security Regulation for Point of Sale (l10n_at_pos). Ein EDI- oder e-Rechnungsmodul steht nicht in dieser Liste. Auf die Seite verweist ein eigener Text „Odoo electronic invoicing in Austria“, der in beiden Versionen gleich lautet. Er nennt als unterstütztes Format XML im UBL-Format und erklärt es für mit e-Rechnung.gv.at kompatibel; außerdem nennt er PDF mit digitaler Signatur, ohne auf die Definition der e-RechV einzugehen. Die e-RechV definiert die e-Rechnung als Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, gesendet, empfangen und verarbeitet wird (§ 2 Abs. 1 e-RechV).

Der dokumentierte Versandweg ist Peppol. In den Einstellungen unter dem Abschnitt zur elektronischen Rechnungsstellung aktivieren Sie die Registrierung, geben den länderspezifischen Endpunkt-Bezeichner und Ihre Peppol-Adresse an; die Registrierung ist laut Dokumentation kostenlos und auch in Odoo Community möglich. Als Sendeformate nennt die Seite BIS Billing 3.0, XRechnung CIUS und NLCIUS; Österreich steht in der Liste der Länder, die für die Peppol-Registrierung in Odoo zugelassen sind. Das Format legen Sie je Kunde auf dem Reiter Buchhaltung im Abschnitt für Kundenrechnungen fest. Eingehende Belege prüft Odoo mehrmals täglich. Ist der Empfang im Eingangsjournal eingestellt, legt Odoo die Lieferantenrechnungen automatisch als Entwurf an; ist der Empfang in der Dokumentenablage eingestellt, öffnen Sie den Beleg dort und lösen die Erstellung der Lieferantenrechnung selbst aus (in der englischen Oberfläche Create Vendor Bill). Dieser Weg setzt das Modul Documents - Import from Peppol (documents_account_peppol) und die App Dokumente voraus, die die Editionsübersicht nur in Odoo Enterprise führt. Für die Adressierung führt das Buchhaltungsmodul das Peppol-Adressschema 9915 als Austria VOKZ; e-Rechnung.gv.at nennt für den Bund die Teilnehmer-ID 9915:b und übermittelt über Peppol im UBL-Format der Peppol-BIS-3.0-Spezifikation. Wie der Empfang eingehender Rechnungen in Odoo abläuft, beschreibt E-Rechnung empfangen und verarbeiten in Odoo; die Registrierung selbst steht in Peppol mit Odoo.

Zusätzliche Peppol-Felder lassen sich laut Dokumentation nur mit der Studio-App anlegen, die in der Editionsübersicht nur in Odoo Enterprise enthalten ist; die Tabelle nennt dafür unter anderem ein Feld mit dem technischen Namen OrderReference.ID. Ein Feld für die Lieferantennummer ist dort nicht angeführt. Die Abgrenzung zur deutschen E-Rechnung mit XRechnung und ZUGFeRD steht in E-Rechnung senden in Odoo und in E-Rechnung in Deutschland: Pflicht und Odoo-Umsetzung; was die österreichische Lokalisierung sonst abdeckt, in Odoo für Österreich: Was die Lokalisierung abdeckt.

So prüfen Sie eine Rechnung an den Bund

1. Übernehmen Sie Lieferantennummer und Auftragsreferenz aus der Beauftragung in das Rechnungssystem; die Bundesdienststelle muss beide mit der Beauftragung mitteilen (§ 4 Abs. 1 Z 1 und 2 sowie Abs. 2 e-RechV).
2. Bringen Sie nur dann selbst über das USP ein, wenn Sie sich zuvor am Unternehmensserviceportal angemeldet und einem Benutzer dort die Rechte für die e-Rechnung vergeben haben; für Peppol genügt die Authentifizierung über das Peppol-Zertifikat, eine USP-Anmeldung ist dafür nicht nötig, und bei Einbringung durch einen Dritten muss Ihr Betrieb nicht selbst am USP registriert sein.
3. Wählen Sie das Format: ebInterface in einer der Versionen 4.3 bis 6.1 oder UBL 2.1. Wollen Sie über Peppol einbringen, bleibt nur UBL.
4. Testen Sie die Rechnung vor der Einbringung mit dem Test-Upload oder dem Webservice-Test von e-Rechnung.gv.at und vergleichen Sie die Fehlermeldungen mit der Fehlerliste.
5. Bringen Sie die Rechnung ein; über die ordnungsgemäße Einbringung benachrichtigt Sie das Verfahren automatisiert (§ 5 Abs. 3 e-RechV).
6. Bewahren Sie Rechnung und Belege sieben Jahre auf; die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit müssen für diesen Zeitraum gewährleistet bleiben (§ 11 Abs. 2 UStG 1994).

Was offen bleibt

Die Dokumentation belegt keinen ebInterface-Export und kein Feld für die Lieferantennummer. Für eine Lieferung an den Bund heißt das: Entweder Sie erzeugen das ebInterface-XML außerhalb Odoos, etwa mit einem Konvertierungswerkzeug, oder Sie liefern UBL über Peppol und prüfen vorab, ob die Rechnung die Pflichtfelder für den Bund trägt. Namen von Werkzeugen oder Umsetzungspartnern nennt dieser Artikel nicht; die Wirtschaftskammer Österreich stellt ihre Liste der Umsetzungspartner selbst im Internet bereit.

Ebenso wenig dokumentiert ist, ob eine aus Odoo versandte BIS-3.0-Rechnung die österreichischen Befüllregeln (CIUS AT NAT und CIUS AT GOV) erfüllt. Klären Sie das mit einer Testeinbringung, bevor Sie im Echtbetrieb an eine Bundesdienststelle fakturieren. Für Ausnahmen gilt: § 1 Abs. 4 e-RechV nimmt Bar- und Sofortzahlungen aus, bei denen die schuldbefreiende Wirkung mit dem Zahlungsvorgang eintritt; e-Rechnung.gv.at listet weitere Geschäftsfälle ohne e-Rechnung (Stand 31. Oktober 2014), etwa Mieten mit periodischen Zahlungsverpflichtungen und Versicherungsverträge. Ein Bußgeld für den Verstoß gegen § 5 Abs. 2 IKTKonG haben wir in den geöffneten Quellen (IKTKonG, e-RechV, e-Rechnung.gv.at) nicht gefunden; die unmittelbare Folge ist, dass der Bund in den von der Pflicht erfassten Geschäftsfällen von inländischen Vertragsparteien keine Papierrechnung annimmt.