Go-live-Checkliste für Odoo

Eine Checkliste ersetzt keine Abnahme, aber sie hält fest, was am Stichtag abgeschlossen sein muss, damit der Betrieb ohne Lücken weiterläuft. Die dreißig Punkte unten sind in sechs Bereiche gruppiert und so formuliert, dass ein Verantwortlicher jeden Punkt mit Datum abhaken kann. Produktangaben beruhen auf der Dokumentation von Odoo 20.0, der aktuellen Version nach der Release-Seite.

Wann die Liste fällig ist

Arbeiten Sie die Bereiche in der Reihenfolge ab, sobald der Stichtag feststeht: Organisation zuerst, die Datenbank- und Buchhaltungspunkte, bevor die Produktivdatenbank mit Stammdaten gefüllt wird. Einige Punkte hängen an den Eröffnungssalden und offenen Posten, andere an den Tests, die der Projektplan als Entscheidungstor vor dem Go-live vorsieht.

Die Checkliste: 30 Punkte in sechs Bereichen

Organisation und Freigaben (Punkte 1 bis 5)

1. Legen Sie den Stichtag fest und benennen Sie, wer den Go-live freigibt und wer ihn bei offenen Punkten verschiebt.
2. Verteilen Sie für den Wechseltag Aufgaben: Odoo-Administration, Key User je Fachbereich, eine Anlaufstelle für Fragen der Mitarbeitenden.
3. Legen Sie fest, bis wann im Altsystem gebucht wird und wer danach dort Leserechte braucht.
4. Planen Sie den Zugriff auf das Altsystem über die Aufbewahrungsfristen der Altdaten hinaus; die Fristen je Land stehen in Punkt 15.
5. Halten Sie schriftlich fest, ab welchem Datum Odoo verbindlich ist und das Altsystem keine Buchungen mehr erhält.

Datenbank, Hosting und Apps (Punkte 6 bis 10)

6. Prüfen Sie vor dem letzten Import, dass Edition und Hostingart feststehen: Odoo Online nimmt weder eigene Module noch Module aus dem Apps-Store auf; dafür stehen Odoo.sh und die eigene Installation offen (Hosting-Optionen).
7. Schließen Sie die Apps-Auswahl in einer Testdatenbank ab: Das Installieren oder Entfernen von Apps kann andere Apps beeinflussen und beim Enterprise-Abonnement die Kosten ändern; das Deinstallieren löscht die zugehörigen Datensätze.
8. Prüfen Sie unter Accounting ▸ Configuration ▸ Settings das Feld Package im Abschnitt Fiscal Localization; wechseln lässt sich das Paket nur, solange keine Buchung gebucht (posted) ist.
9. Übernehmen Sie die getestete Konfiguration bewusst in die Produktivdatenbank: Bei Odoo.sh überträgt ein Merge von Staging nach Production nur den Code, nicht die Einstellungen aus der Staging-Datenbank.
10. Prüfen Sie die Upgrade-Bedingungen Ihres Hostings: Bei Odoo Online ist ein Upgrade von Hauptversionen alle zwei Jahre Pflicht, das von Nebenversionen wenige Wochen nach dem Erscheinen der nächsten Version. Eigene Module gibt es dort nicht; bei Odoo.sh und On-Premise lässt sich eine Datenbank mit eigenen Modulen erst aufrüsten, wenn diese in der Zielversion vorliegen.

Buchhaltung und Aufbewahrung (Punkte 11 bis 15)

11. Übernehmen Sie Eröffnungssalden und offene Posten und stimmen Sie die Salden gegen das Altsystem ab.
12. Prüfen Sie je Firma das installierte Lokalisierungspaket: In einer Mehrfirmenumgebung kann jede Firma ein eigenes Fiscal-Localization-Paket nutzen; Zweige folgen der Lokalisierung der Mutterfirma.
13. Prüfen Sie unter Accounting ▸ Configuration ▸ Settings im Bereich Tax Return Periodicity die Felder Periodicity, Deadline und Journal; die Aufgaben des Tax-Returns-Journals im Accounting-Dashboard leiten durch Firmendaten (Set Company Data), Perioden (Set Periods: Opening date, Fiscal Year End) und den Kontenplan (Review Chart of Accounts); die Steuerzuordnung selbst prüfen Sie unter Accounting ▸ Configuration ▸ Taxes an den Tax Grids des jeweiligen Steuersatzes; dazu der Artikel Steuerzuordnung in Deutschland.
14. Setzen Sie die Sperrdaten erst, wenn alle Korrekturen durch sind: Ein gesetztes Lock-Everything-Datum verhindert Änderungen an gebuchten Buchungen bis zu diesem Datum und das Buchen neuer Einträge davor; neue Buchungen mit früherem Datum rückt Odoo auf den Tag nach der Sperre. Das feste Sperrdatum (Hard Lock) ist unumkehrbar.
15. Planen Sie die Aufbewahrung der Altdaten je Land: Deutschland zehn Jahre für Bücher, Aufzeichnungen und Abschlüsse und acht Jahre für Buchungsbelege (§ 147 Abs. 3 AO), Österreich sieben Jahre für Bücher, Aufzeichnungen und die zugehörigen Belege (§ 132 Abs. 1 BAO), Schweiz zehn Jahre ab Ablauf des Geschäftsjahres für Geschäftsbücher und Buchungsbelege (Art. 958f Abs. 1 OR).

Stammdaten und offene Vorgänge (Punkte 16 bis 20)

16. Importieren Sie die finalen Stammdaten in die Produktivdatenbank und behalten Sie die External IDs der Testläufe bei; Details im Artikel CSV und Excel importieren.
17. Führen Sie jeden Import erst mit der Schaltfläche Test aus; ein Import ist dauerhaft und nicht rückgängig zu machen.
18. Suchen Sie nach jedem Import mit den Filtern created on und last modified die neuen Datensätze und prüfen Sie Stichproben gegen das Altsystem.
19. Entscheiden Sie je Vorgangsart, welche offenen Aufträge und Bestellungen in Odoo mitkommen und welche im Altsystem abgewickelt werden.
20. Zählen Sie die Lagerbestände kurz vor dem Stichtag und importieren Sie die gezählten Mengen; danach entstehen im Altsystem keine Bestandsbewegungen mehr (redaktionelle Empfehlung).

Benutzer, Rechte und Schulung (Punkte 21 bis 25)

21. Legen Sie die Benutzer unter Settings ▸ Users ▸ Manage Users an; das braucht Administratorrechte, und die Einladung geht per E-Mail an die eingetragene Adresse, die der Benutzer bestätigt.
22. Setzen Sie je installierter App die Zugriffsgruppe; Portal-Benutzer erhalten vordefinierte Rechte ohne eigene Auswahl (Benutzer anlegen).
23. Gleichen Sie die Benutzerzahl mit dem Enterprise-Abonnement ab: Bei monatlichem Plan passt sich die Datenbank automatisch an, bei Jahres- oder Mehrjahresplan erscheint ein Ablaufbanner mit Nachtragsangebot; überschreitet die Datenbank die lizenzierte Benutzerzahl, bleiben 30 Tage, bevor sie abläuft.
24. Aktivieren Sie für Administrator-Konten die Zwei-Faktor-Authentifizierung.
25. Schulen Sie Key User und Mitarbeitende vor dem Stichtag; ein Ablaufplan steht im Artikel Key User schulen.

Betrieb, Sicherung und Stichtag (Punkte 26 bis 30)

26. Erstellen Sie unmittelbar vor dem Umschalten eine Sicherung: Bei Odoo Online lädt der Datenbankmanager eine Sicherung herunter, und die Datenbanken werden täglich gesichert (mit Verweis auf das Odoo Cloud Hosting SLA); bei zu großen Datenbanken ist der Download deaktiviert, und der Support bietet Alternativen. Bei Odoo.sh sichert die Plattform die Produktivdatenbank automatisch mit sieben täglichen, vier wöchentlichen und drei monatlichen Sicherungen; der Reiter Backups des Produktivzweigs bietet zusätzlich manuelle Sicherungen und Downloads. Bei eigener Installation sichern Sie selbst (Backup-Strategie).
27. Prüfen Sie bei Odoo.sh SPF und DKIM: Nutzt die Absenderdomäne diese Verfahren, autorisieren Sie Odoo als versendenden Host; andernfalls können ausgehende E-Mails als Spam eingestuft werden.
28. Stecken Sie den Umschalttag fest: letzte Buchungen im Altsystem, Bestände zählen, Daten importieren, Salden prüfen, Freigabe; ein Tagesplan steht im Artikel Stichtag und Parallelbetrieb.
29. Deaktivieren Sie Schnittstellen und geplante Aufgaben des Altsystems, damit nach dem Wechsel keine Vorgänge doppelt entstehen (redaktionelle Empfehlung).
30. Vereinbaren Sie für die ersten Wochen einen täglichen Kurzcheck mit Salden, Lagerbestand und Fehlerliste und benennen Sie, wer Fehler priorisiert (redaktionelle Empfehlung).

So arbeiten Sie mit der Liste

Haken Sie einen Punkt erst ab, wenn sein Ergebnis geprüft ist: Die Salden gelten als übernommen, wenn der Abgleich mit dem Altsystem stimmt, nicht wenn der Import durchgelaufen ist. Tragen Sie Datum und Verantwortlichen ein; die Rollen dazu nennt der Artikel zur internen Verantwortung. Punkte, die ein Verhalten von Odoo beschreiben, lassen sich direkt am System prüfen; die übrigen Punkte sind Organisation und tragen deshalb Datum und Namen besonders deutlich.

Typische Lücken

• Sperrdatum zu früh gesetzt. Korrekturen brauchen danach eine Ausnahme; das Hard-Lock-Datum lässt keine zu. Setzen Sie die Sperren erst, wenn die Prüfungen der Buchhaltung abgeschlossen sind (Punkt 14).
• E-Mails aus der Testdatenbank erwartet. Neutralisierte Datenbanken versenden keine E-Mails; Zahlungsdienstleister und die Banksynchronisierung sind dort deaktiviert. Die Prüfung des E-Mail-Versands gehört in die Produktivdatenbank oder in die Freigabephase unmittelbar davor.
• Konfiguration aus Staging erwartet. Ein Merge überträgt nur Code; Einstellungen aus der Staging-Datenbank müssen in der Produktivdatenbank erneut gemacht werden (Punkt 9).
• Altdaten ohne Zugriffspfad. Wer das Altsystem zum Stichtag abschaltet, ohne den Zugriff für die Aufbewahrungsfristen zu regeln, kann Punkt 15 hinterher nicht erfüllen; Klärung gehört vor dem Stichtag, im Zweifel mit der Steuerberatung.