Retouren in Odoo abwickeln

Was Sie vorab brauchen

• Die App Lager (Inventory) ist installiert; ohne sie gibt es die Rückgabe über einen Lieferbeleg nicht. Lager und Verkauf sind im Editionsvergleich von Odoo S.A. in Community und Enterprise enthalten.
• Die Lieferung ist validiert, der Lieferbeleg steht also im Status Erledigt. Die Rückgabe beginnt an diesem Beleg.
• Für die Gutschrift brauchen Sie Rechte in der Rechnungsstellung. In der Community-Edition liegen die Belege unter Rechnungsstellung ‣ Kunden ‣ Ausgangsrechnungen (deutsche Oberfläche, Übersetzungen der Module account und sale 20.0); die Dokumentation zu 20.0 nennt diesen Weg Accounting ‣ Customers ‣ Invoices. Nach dem Editionsvergleich von Odoo S.A. ist Rechnungsstellung in beiden Editionen enthalten, die vollständige Buchhaltung nur in Enterprise.
• Sie haben entschieden, welcher Lagerort die Ware aufnehmen soll: der Verkaufsbestand, ein Prüf- oder Sperrlagerort oder die Ausbuchung als Ausschuss.

Wie Odoo eine Retoure abbildet

Eine Kundenretoure ist in Odoo ein zweiter Lagerbeleg, den das System aus dem validierten Lieferbeleg erzeugt. Den Geldfluss korrigiert Odoo mit einem eigenen Beleg, der Gutschrift, weil sich eine bestätigte Rechnung im gebuchten Zustand nicht direkt bearbeiten lässt. Legen Sie die Rechnung erst nach der Retoure an, enthält sie nur die Produkte, die der Kunde behält — das setzt die Abrechnung nach gelieferten Mengen voraus (Abrechnung nach bestellter oder gelieferter Menge in Odoo); ist die bestellte Menge die Rechnungsgrundlage (Abrechnungspolitik Bestellte Mengen), senkt die Retoure nur die Menge Geliefert, und die Rechnung gleichen Sie über eine Gutschrift aus. Die Retoure senkt am Auftrag die Menge Geliefert und damit die noch abzurechnende Menge; einen Rechnungsentwurf, den Sie vor der Retoure angelegt haben, schreibt sie nicht um: Der Entwurf behält die Mengen, mit denen er angelegt wurde, und ist vor dem Bestätigen zu prüfen (Quellcode Verkauf 20.0).

Schritt für Schritt: Retoure, Lagerentscheidung und Gutschrift

Schritt 1: Lieferbeleg öffnen

Öffnen Sie Verkauf ‣ Aufträge ‣ Aufträge, wählen Sie den Auftrag und klicken Sie auf den Smart-Button Lieferung; derselbe Beleg steht unter Lager ‣ Vorgänge ‣ Transfers.

Ergebnis: Der validierte Lieferbeleg zeigt die gelieferten Mengen, und im Kopf steht die Schaltfläche Retoure ausführen (Return). In der Community-Edition 20.0 blendet Odoo die Schaltfläche Validieren am erledigten Beleg aus (Quellcode des Moduls Lager, Branch 20.0).

Schritt 2: Retoure ausführen

Klicken Sie auf Retoure ausführen (Return). Nach der Dokumentation zu 20.0 öffnet Odoo ein Fenster (Reverse Transfer), in dem die Mengen aus der validierten Lieferung vorbelegt sind; Sie passen die Mengen an und bestätigen mit Return, worauf Odoo den Retourenbeleg anlegt.

In der Community-Edition legt die Schaltfläche den Retourenbeleg unmittelbar an und öffnet ihn: Titel Retournierte Sendung, Referenzbeleg Retoure von … Der Beleg führt den Kundenlagerort als Quelle und den Lagerort der Rücknahme als Ziel (Quellcode des Moduls Lager, Branch 20.0). Für Enterprise, Odoo Online und Odoo.sh belegt der öffentliche Community-Quellcode diesen unmittelbaren Ablauf nicht; prüfen Sie dort, welche Oberfläche Ihre Datenbank an der Rückgabe zeigt.

Ergebnis: Odoo hat einen neuen Beleg für die Rücknahme angelegt; in der Community-Edition steht der Entwurf mit allen Positionen der Lieferung bereit.

Schritt 3: Mengen eintragen

Tragen Sie je Position die Menge ein, die zurückkommt. Nach der Dokumentation zu 20.0 sind die Mengen mit den gelieferten Mengen vorbelegt, und Sie passen einzelne Positionen an oder entfernen sie; für eine Teilretoure tragen Sie nur die zurückkommenden Mengen ein und lassen die übrigen Positionen auf null.

In der Community-Edition startet der angelegte Retourenbeleg mit Menge 0: Dort füllt die Schaltfläche Alle retournieren je Position die noch retournierbare Restmenge, also die gelieferte Menge abzüglich der bereits retournierten Mengen, und Leeren (Clear) setzt alle Mengen auf 0 (Quellcode des Moduls Lager, Branch 20.0).

Ergebnis: Die Mengen der Retoure entsprechen dem, was tatsächlich zurückkommt.

Schritt 4: Zielort und weitere Verwendung entscheiden

Der Zielort ist die Lagerentscheidung des Vorgangs. In der Community-Edition kommt er nicht aus der Lieferung, sondern aus der Vorgangsart: Odoo setzt den Standard-Ziellagerort des Retourentyps nur dann ein, wenn dieser Retourentyp ein Typ für Wareneingänge ist (Vorgangscode incoming); bei jedem anderen Retourentyp und wenn kein Retourentyp hinterlegt ist, setzt Odoo den Quelllagerort der ursprünglichen Lieferung ein, also den Lagerort, aus dem die Ware versandt wurde (Quellcode des Moduls Lager, Branch 20.0). Ein neu angelegtes Lagerhaus hinterlegt am Auslieferungstyp den Wareneingangstyp als Retourentyp und am Wareneingangstyp den Auslieferungstyp (Quellcode des Moduls Lagerhaus, Branch 20.0), sodass der Retourentyp einer Lieferung im Standard ein Wareneingangstyp ist. Das Feld heißt Retourentyp und steht am Vorgangstyp (Lager ‣ Konfiguration ‣ Lagerverwaltung ‣ Vorgangsarten, sichtbar für Lageradministratoren). Für Enterprise, Odoo Online und Odoo.sh belegt der Community-Quellcode diese Zuordnung nicht; prüfen Sie den Zielort dort am angelegten Retourenbeleg und den Retourentyp der Vorgangsart.

Im Entwurf ist der Zielort änderbar (Community-Edition); die Felder Quelllagerort und Ziellagerort erscheinen mit aktivierter Einstellung Lagerorte, in der Belegliste heißen die Spalten Von und Nach. Wie die Rücknahme wirkt, zeigt diese Übersicht.

Fall	Zielort im Retourenbeleg	Was danach zu prüfen ist
Ware ist wieder verkäuflich	Lagerort des Lagerhauses, bei einstufigem Wareneingang WH/Stock	Bestand am Zielort und Menge Geliefert am Auftrag
Ware muss geprüft oder gereinigt werden	eigener Prüf- oder Sperrlagerort, zum Beispiel WH/Qualität	Bestand am Sperrlagerort; Freigabe später als Umbuchung
Ware ist unbrauchbar und wird entsorgt	Retoure auf einen Sperrlagerort validieren, danach Ausschuss melden	Ausschussbuchung unter Lager ‣ Vorgänge ‣ Anpassungen ‣ Ausschuss melden

Lagerorte mit eigenem Prüf- oder Sperrbestand legen Sie nach Lagerorte und Lagerplätze einrichten an. Bei Produkten mit Verfolgung steht die Charge oder Seriennummer in den Zeilendetails des Belegs; für eingehende Belege verlangt Odoo sie vor dem Validieren, und die Vorgangsart entscheidet, ob Sie bestehende Nummern wählen oder neue anlegen dürfen (Chargen und Seriennummern in Odoo).

Ergebnis: Der Beleg nennt den Lagerort, der die Ware aufnimmt, und jede Position ist vollständig.

Schritt 5: Retoure validieren

Klicken Sie auf Validieren. Odoo bucht die Ware in den Zielort ein, der Beleg wechselt in den Status Erledigt, und am Auftrag sinkt die Menge Geliefert um die retournierte Menge.

Ergebnis: Der Bestand am Zielort ist höher, und am Auftrag ist die Menge Geliefert um die retournierte Menge kleiner. Ist die Rechnung noch nicht bestätigt und legen Sie sie erst jetzt an, enthält die neue Rechnung nur die beim Kunden verbliebenen Mengen, sofern die Produkte nach gelieferten Mengen abgerechnet werden (Abrechnungspolitik Gelieferte Mengen); einen vor der Retoure angelegten Rechnungsentwurf passt die Retoure nicht automatisch an, prüfen Sie ihn vor dem Bestätigen. Ist Bestellte Mengen die Rechnungsgrundlage, bleibt die retournierte Ware in der Rechnung und Sie gleichen sie über eine Gutschrift aus.

Schritt 6: Gutschrift aus der Rechnung erstellen

Ist die Rechnung schon bestätigt, erstellen Sie die Gutschrift an der Rechnung: Verkauf ‣ Aufträge ‣ Aufträge, Smart-Button Rechnungen, Rechnung öffnen, Schaltfläche Gutschrift; dieselbe Schaltfläche steht an jeder Ausgangsrechnung, in der Community-Edition unter Rechnungsstellung ‣ Kunden ‣ Ausgangsrechnungen (die Dokumentation zu 20.0 schreibt dafür Accounting ‣ Customers ‣ Invoices). Im Fenster Gutschrift füllen Sie Begründung auf Gutschrift angezeigt, Journal und Stornodatum aus und wählen:

Schaltfläche	Ergebnis
Stornieren	Gutschrift im Entwurf mit den Positionen der Rechnung; Sie passen Positionen und Mengen an und bestätigen sie selbst
Stornieren und Rechnung erstellen	Gutschrift wird bestätigt und mit der Rechnung abgestimmt; zusätzlich öffnet Odoo einen neuen Rechnungsentwurf mit den Rechnungsdaten

Eine Gutschrift ohne Rechnung legen Sie unter Kunden ‣ Gutschriften mit Neu an; das Formular gleicht dem einer Rechnung. Die Gutschrift erzeugt eine Stornobuchung, die die Buchungszeilen der Rechnung ausgleicht.

Im gebuchten Zustand lässt sich die Rechnung nicht direkt bearbeiten; die Dokumentation zu 20.0 hält fest, dass validierte oder versandte Rechnungen nicht geändert werden. In der Community-Edition 20.0 bietet Odoo an gebuchten Belegen dennoch die Schaltfläche Auf Entwurf zurücksetzen (Reset to Draft) an; sie fehlt, wenn der Beleg eine unveränderliche Sperre trägt (Quellcode Rechnungsstellung 20.0). Für Enterprise, Odoo Online und Odoo.sh belegt der öffentliche Community-Quellcode diese Schaltfläche nicht. Der dokumentierte Weg für die Korrektur einer bestätigten Rechnung bleibt die Gutschrift.

Ergebnis: Die Gutschrift steht als eigener Beleg mit eigener Nummer neben der Rechnung.

Schritt 7: Haben verrechnen oder Geld zurückzahlen

Odoo zeigt an der Rechnung ausstehendes Haben für diesen Kunden an. Ist Geld geflossen, erfassen Sie die Rückzahlung als Zahlung an der Gutschrift (Schaltfläche Zahlen) oder verrechnen das Haben mit einer offenen Rechnung; die Dokumentation verlangt diesen Schritt, wenn Geld zurückgeht. Nach Stornieren und Rechnung erstellen ist der Ausgleich mit der Rechnung schon erfolgt.

Ergebnis: Der Zahlungsstatus der ursprünglichen Rechnung zeigt den Ausgleich, und am Kunden bleibt kein offenes Haben.

Kundenretouren über das Kundenportal

Für die Rückgabe über das Portal aktivieren Sie als Systemadministrator unter Lager ‣ Konfiguration ‣ Einstellungen im Abschnitt Vorgänge die Option Spontane Retouren zulassen, tragen die Gültigkeitsdauer der Retoure in Tagen nach der Lieferung ein und pflegen über Retourengründe verwalten mindestens einen Retourengrund; ohne Retourengrund lässt sich der Portalvorgang nicht abschließen.

Der Kunde öffnet im Portal Ihre Aufträge, wählt die Bestellung und die Schaltfläche Return, gibt im Fenster Retoure beantragen die Mengen und den Retourengrund an, klickt auf Weiter und lädt das Rücksendeetikett herunter.

Im Community-Quellcode 20.0 legt der Portalantrag selbst keinen Retourenbeleg an: Der Controller für das Rücksendeetikett erzeugt das Etikett und trägt beim Herunterladen einen Eintrag in den Chatter des Auftrags ein. Die Dokumentation zu 20.0 beschreibt nur den Etikettendownload und den anschließenden Ablauf im Backend; für Enterprise, Odoo Online und Odoo.sh ist diese Wirkung dort nicht belegt. Retourenbeleg und Gutschrift entstehen danach nach den Schritten 1 bis 7. Am Retourenbeleg tragen Sie den Retourengrund nach; das Feld erscheint dort nur, solange die Option Spontane Retouren zulassen eingeschaltet ist (Community-Quellcode 20.0). Der Bericht Lager ‣ Berichtswesen ‣ Retouren, den die App Verkauf mitbringt, gruppiert die Rücknahmen nach diesem Grund.

So prüfen Sie das Ergebnis

1. Verkaufsauftrag: Die Menge Geliefert ist um die retournierte Menge kleiner.
2. Retourenbeleg: Status Erledigt, Mengen und Zielort stimmen; der Referenzbeleg nennt die Lieferung.
3. Bestand: Der Bestand am Zielort ist um die retournierte Menge erhöht; bei Ausschuss steht die Ausschussbuchung im Beleg.
4. Rechnung und Gutschrift: Die Gutschrift ist bestätigt, trägt eine eigene Nummer und ist mit der Rechnung abgestimmt oder steht als Haben offen.
5. Bericht: Lager ‣ Berichtswesen ‣ Retouren zeigt mit installierter App Verkauf die Rücknahme mit Datum, Herkunft und Retourengrund.
6. Fakturierung: Legen Sie die Rechnung erst nach der Retoure an, zeigt sie nur dann die beim Kunden verbliebenen Mengen, wenn die Produkte nach gelieferten Mengen abgerechnet werden (Abrechnungspolitik Gelieferte Mengen); bei Bestellte Mengen bleibt die bestellte Menge Rechnungsgrundlage und die Korrektur läuft über eine Gutschrift. Einen vor der Retoure angelegten Rechnungsentwurf passt die Retoure nicht automatisch an; prüfen Sie ihn vor dem Bestätigen.

Wenn etwas nicht klappt

Symptom	Ursache nach Quelle	Abhilfe
Die Schaltfläche Retoure ausführen fehlt	App Lager fehlt, oder der Lieferbeleg ist nicht validiert	App Lager installieren, Lieferung validieren
Die Ware landet am falschen Lagerort	Zielort im Beleg passt nicht, oder am Vorgangstyp der Lieferung ist kein Retourentyp für Wareneingänge hinterlegt, sodass Odoo den Quelllagerort der Lieferung nimmt (Community-Quellcode 20.0)	Zielort im Entwurf ändern und dann validieren; Retourentyp unter Lager ‣ Konfiguration ‣ Lagerverwaltung ‣ Vorgangsarten prüfen
Der Beleg lässt sich nicht validieren	Bei verfolgten Produkten fehlt die Charge oder Seriennummer	Los- oder Seriennummer in den Zeilendetails eintragen und dann validieren
Die Rechnung soll korrigiert werden	Sie ist bestätigt; im gebuchten Zustand lässt sie sich nicht direkt bearbeiten	Gutschrift aus der Rechnung erstellen und bestätigen, siehe Schritt 6; in der Community-Edition 20.0 alternativ Auf Entwurf zurücksetzen, sofern der Beleg nicht unveränderlich gesperrt ist
Im Portal fehlt die Rückgabemöglichkeit	Spontane Retouren zulassen ist aus, die Gültigkeitsdauer ist abgelaufen oder ein Retourengrund fehlt	Einstellungen und Retourengründe unter Lager ‣ Konfiguration ‣ Einstellungen prüfen

Wann Sie Hilfe holen sollten

Holen Sie Ihren Odoo-Partner dazu, wenn mehrere Lagerhäuser betroffen sind, wenn Sie den Retourentyp oder die Routen ändern wollen oder wenn die Rücknahme den Lagerwert berührt (Lagerbewertung in Odoo). Änderungen an Einstellungen und Vorgangsarten prüfen Sie in einer Kopie der Datenbank. Fragen zur steuerlichen Behandlung einer Gutschrift in Deutschland, Österreich oder der Schweiz klären Sie mit Ihrer Steuerberatung; dieser Artikel beschreibt nur den Ablauf in Odoo.