Bewerbermanagement in Odoo: Stellen und Pipeline

Was Sie vorab brauchen

• Die App Personalbeschaffung (Recruitment) ist installiert; laut Editionsvergleich gehört sie zu Community und Enterprise, siehe Odoo Community oder Enterprise; Payroll und Dokumente führt der Vergleich nur in Enterprise. Community nutzen Sie in der eigenen Installation; Odoo.sh setzt ein Enterprise-Abonnement voraus, das das Hosting einschließt.
• Für die Ausschreibung auf der eigenen Website die App Website; ohne sie fehlt die Option Online-Veröffentlichung.
• Ein Konto mit den Rechten Personalvermittler oder Sachbearbeiter; sonst erscheint eine Person nicht im Auswahlfeld Interviewer.
• Bezeichnung, Abteilung, Arbeitsort, Beschäftigungsart der Stelle und die Adresse, an die Bewerbungen gehen.
• Ein Datenschutzhinweis mit der Speicherdauer oder ihren Kriterien (Art. 13 Abs. 2 Buchst. a DSGVO).

Schritt für Schritt: Stelle, Phasen und Bewerbungen

Schritt 1: Stelle anlegen

Öffnen Sie Personalbeschaffung ‣ Bewerbungen ‣ Nach Stellenbezeichnung und klicken Sie Neu. Im Fenster tragen Sie den Namen der Stelle und die Bewerbungs-E-Mail ein: den ersten Teil der Adresse, die Domain aus der Liste. Lebensläufe an diese Adresse legt Odoo selbst als Bewerbung an.

Ergebnis: Die Stellenkarte steht auf dem Dashboard.

Schritt 2: Stelle konfigurieren

Öffnen Sie die Karte über Konfigurieren. Im Reiter Details stehen Personalvermittler, Interviewer, Bewerbungsformular und E-Mail-Alias, ferner Abteilung, Arbeitsort, der Schalter Veröffentlicht, das Ziel, erwartete Kenntnisse, Gehaltsspanne und Vertragsvorlage. Abteilung, Arbeitsort und Beschäftigungsart erscheinen auf der Website.

Die Reiter Zusammenfassung und Bewerbungsinformationen enthalten den Text der Stellenseite: Stellenbeschreibung, Zeit bis zur Antwort und Tage bis zum Angebot. Dort veröffentlichen Sie auch die Speicherdauer für Bewerbungsdaten.

Ergebnis: Die Stellenkarte trägt die Angaben, die Bewerber auf der Website sehen.

Schritt 3: Stelle veröffentlichen

Aktivieren Sie unter Personalbeschaffung ‣ Konfiguration ‣ Einstellungen die Option Online-Veröffentlichung. Dann öffnen Sie die Stellenkarte, klicken auf Stellenseite und setzen den Schalter Veröffentlicht; derselbe Schalter steht im Reiter Details.

Für Jobbörsen wechseln Sie zu Personalbeschaffung ‣ Bewerbungen ‣ Stellenbörsen und hinterlegen die Zugangsdaten unter Konfiguration ‣ Einstellungen. Die Dokumentation zu 20.0 nennt als Jobbörse, auf die Odoo direkt veröffentlichen kann, nur Monster.com; die Links des Reiters Trackers zeigen später die Herkunft der Bewerbungen.

Ergebnis: Auf der Stellenkarte erscheint ein grünes Veröffentlicht-Banner.

Schritt 4: Phasen anpassen

Die Bewerbungen einer Stelle liegen in einem Kanban mit sechs voreingestellten Phasen: Neu, Initial Qualification, Erstes Bewerbungsgespräch, Zweites Bewerbungsgespräch, Vertragsvorschlag und Vertrag unterschrieben (eingeklappt). Jede Phase gehört zunächst zu allen Stellen des Unternehmens; nur über das Feld Stellenspezifisch binden Sie eine Phase an einzelne Stellen.

Eine neue Phase legen Sie über Phase an, geben den Phasentitel ein und klicken Hinzufügen. Eigenschaften ändern Sie über das Einstellungssymbol der Spalte und Bearbeiten: E-Mail-Vorlage (automatischer Versand beim Eintritt), In Kanban eingeklappt, Eingestellte Phase, Stellenspezifisch und Anforderungen. Eine Phase lässt sich nur löschen, wenn keine Bewerber mehr darin stehen; sonst müssen Sie die Karten verschieben, archivieren oder löschen.

Ergebnis: Der Kanban zeigt Ihre Phasen in der Reihenfolge des Auswahlverfahrens.

Schritt 5: Bewerbungen annehmen

Bewerbungen kommen auf drei Wegen in die Datenbank: über das Formular der Stellenseite, über eine Nachricht an den Alias der Stelle und von Hand, etwa bei Papierbewerbungen. Dafür klicken Sie in der gewünschten Phase auf das Plus-Symbol (Schnelles Einfügen) und tragen den Namen ein. Oder Sie öffnen über Neu das Bewerbungsformular; Pflichtfeld ist dort nur der Name.

Im Bewerbungsformular der Website ist der Lebenslauf eines der standardmäßigen Pflichtfelder; er hängt danach als Datei am Bewerber. Die Option Lebenslauf-Anzeige zeigt ihn rechts neben der Karte, aber nur bei einem Fenster in voller Breite. Die Lebenslauf-Digitalisierung (OCR) füllt Name, Telefon und E-Mail aus und verbraucht Kredite des Anbieters.

Ergebnis: Die Bewerbung liegt als Karte in der Kanban-Ansicht der Stelle. Beim Schnellen Einfügen liegt sie in der Phase, an der Sie das Plus-Symbol angeklickt haben; Bewerbungen über das Website-Formular oder den Alias der Stelle legt Odoo automatisch an.

Schritt 6: Bewerbungen durch die Phasen führen

Ziehen Sie die Karte in die nächste Spalte oder klicken Sie die Phase in der Statusleiste an; der Status In Bearbeitung, Blockiert oder Bereit für nächste Phase bleibt interne Abstimmung. Eine E-Mail-Vorlage versendet Odoo automatisch, sobald eine Karte in eine Phase mit hinterlegter Vorlage eintritt; voreingestellt sind Vorlagen in Neu und in der Initial Qualification.

Ein Bewerbungsgespräch senden Sie über die Schaltfläche für das Bewerbungsgespräch (Send Interview); dafür muss die App Umfragen installiert sein. Termine hängen an der Schaltfläche Meetings. Für ein Angebot öffnen Sie über Angebot erstellen (Generate Offer) die Seite mit Gehalt, Vertragsdatum und Ablaufdatum; die Dokumentation nennt dafür das Modul Salary Configurator. Sind beide Seiten unterschrieben, wechselt die Bewerbung in die Phase Vertrag unterschrieben; den Mitarbeiterdatensatz legen Sie dort erst mit der Schaltfläche Mitarbeiter anlegen (Create Employee) an und ergänzen das Mitarbeiterformular.

Ergebnis: Die Karte steht in der neuen Phase, und der Chatter zeigt die versandten Mails.

Schritt 7: Absagen, ohne zu löschen

Klicken Sie auf der Bewerberkarte auf Ablehnen und wählen Sie einen Ablehnungsgrund; die zum Grund hinterlegte Vorlage füllt die Absage-E-Mail. Mit dem Schalter E-Mail versenden steuern Sie, ob die Absage hinausgeht; bei Spam schalten Sie ihn aus. Bewerben sich dieselben Personen mehrfach, bündelt Doppelte Bewerbungen ablehnen die Absagen. Eigene Gründe pflegen Sie unter Konfiguration ‣ Ablehnungsgründe.

Nach der Absage bleibt der Datensatz in der Datenbank; nur die Ansicht blendet ihn aus. Suchen Sie ihn über den Filter Abgelehnt. Daten, die Sie für eine mögliche Verteidigung nicht brauchen, löschen Sie sofort; die Karte als Ganze löschen Sie, wenn die Frist für Ansprüche wegen Benachteiligung abgelaufen ist, keine Ansprüche geltend gemacht wurden und kein Verfahren läuft.

Ergebnis: Die Karte trägt das rote Abgelehnt-Banner und ist im Kanban nur über den Filter Abgelehnt zu sehen.

Wie lange Sie Bewerberdaten aufbewahren

Zwei Regeln begrenzen die Speicherung. Nach Art. 5 Abs. 1 Buchst. e DSGVO dürfen personenbezogene Daten nur so lange gespeichert werden, wie es der Zweck erfordert; Art. 17 Abs. 1 Buchst. a DSGVO verlangt die Löschung, wenn sie nicht mehr notwendig sind. In der Schweiz gilt nach Art. 6 Abs. 4 DSG: Personendaten werden vernichtet oder anonymisiert, sobald sie zum Zweck der Bearbeitung nicht mehr erforderlich sind. In Deutschland ist die Verarbeitung zusätzlich an § 26 Abs. 1 BDSG gebunden; Bewerber gelten nach § 26 Abs. 8 BDSG als Beschäftigte. Die Frist, in der ein abgelehnter Bewerber Ansprüche wegen einer Benachteiligung im Bewerbungsverfahren gerichtlich geltend machen muss, unterscheidet sich je Land und Anspruchsgrund:

Land	Frist und Form	Norm	Folge
Deutschland	zwei Monate ab Zugang der Ablehnung für die schriftliche Geltendmachung von Schadensersatz oder Entschädigung, sofern die Tarifvertragsparteien nichts anderes vereinbart haben; danach drei Monate für die Klage auf Entschädigung	§ 15 Abs. 4 AGG; § 61b Abs. 1 ArbGG	Entschädigung bei Nichteinstellung höchstens drei Monatsgehälter, wenn der Bewerber auch ohne Benachteiligung nicht eingestellt worden wäre (§ 15 Abs. 2 AGG)
Österreich	sechs Monate ab Ablehnung der Bewerbung, gerichtliche Geltendmachung; ein Antrag auf Prüfung der Verletzung des Gleichbehandlungsgebotes oder ein amtswegiges Tätigwerden der Kommission hemmt die Frist, im Anwendungsbereich des § 29 Abs. 2 GlBG auch ein Verlangen eines Organs der Gleichbehandlungsanwaltschaft	§ 15 Abs. 1 GlBG (Frauen und Männer), § 29 Abs. 1 GlBG (übrige Gründe); Hemmung nach § 15 Abs. 2 und 3, § 29 Abs. 2 und 3 GlBG; § 15 Abs. 1 in der Fassung in Kraft seit 1. August 2013, § 29 Abs. 1 in der Fassung in Kraft seit 1. August 2008 (§ 63 Abs. 4 und 8 GlBG)	Ersatzanspruch mindestens zwei Monatsentgelte, wenn der Bewerber bei diskriminierungsfreier Auswahl die Stelle erhalten hätte, sonst bis 500 Euro, wenn der Arbeitgeber nachweist, dass der Schaden nur in der verweigerten Berücksichtigung der Bewerbung besteht (§ 12 Abs. 1 Z 1 und 2 GlBG, Fassung in Kraft seit 1. August 2008)
Schweiz	drei Monate ab Mitteilung der Ablehnung der Anstellung für die Klage auf die Entschädigung nach Art. 5 Abs. 2 GlG, sonst Verwirkung; gilt bei Diskriminierung aufgrund des Geschlechts und für Arbeitsverhältnisse nach Obligationenrecht (Art. 2 und 3 GlG)	Art. 8 Abs. 2 und Art. 5 Abs. 2 GlG (Gleichstellung von Frau und Mann); Art. 8 Abs. 1 GlG	Wer eine Diskriminierung geltend macht, kann eine schriftliche Begründung der Ablehnung verlangen (Art. 8 Abs. 1 GlG); die Entschädigung ist bei der Ablehnung einer Anstellung auf höchstens drei Monatslöhne begrenzt, bei der Kündigung eines obligationenrechtlichen Arbeitsverhältnisses und bei sexueller Belästigung auf höchstens sechs Monatslöhne (Art. 5 Abs. 4 GlG); Schadenersatz, Genugtuung und weitergehende vertragliche Ansprüche bleiben vorbehalten (Art. 5 Abs. 5 GlG)

Daraus folgt eine redaktionelle Empfehlung, keine gesetzliche Aufbewahrungsfrist: Daten, die Sie für eine mögliche Verteidigung nicht brauchen, löschen Sie sofort; Art. 17 Abs. 1 Buchst. a DSGVO verlangt die Löschung, sobald sie für den Zweck nicht mehr notwendig sind. Bewerbungen, die nicht zu einer Einstellung geführt haben, löschen Sie als Ganze, wenn die Frist des jeweiligen Landes abgelaufen ist, der Bewerber keine Ansprüche geltend gemacht hat und kein Verfahren läuft. Daten, die allein zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen aufbewahrt werden, nimmt Art. 17 Abs. 3 Buchst. e DSGVO vom Löschrecht des Absatzes 1 aus, und zwar nur, soweit die Verarbeitung dafür erforderlich ist; Art. 17 Abs. 3 nennt daneben weitere Ausnahmen (Buchstaben a bis d), und für einen anderen Zweck brauchen Sie eine eigene Rechtsgrundlage. In Deutschland folgt auf die rechtzeitige schriftliche Geltendmachung eine dreimonatige Frist für die Klage auf Entschädigung (§ 61b Abs. 1 ArbGG); in Österreich hemmen ein Antrag auf Prüfung der Verletzung des Gleichbehandlungsgebotes oder ein amtswegiges Tätigwerden der Kommission die Frist, im Anwendungsbereich des § 29 Abs. 2 GlBG auch ein Verlangen eines Organs der Gleichbehandlungsanwaltschaft, und nach dem Prüfungsergebnis stehen mindestens drei weitere Monate für die Klage offen (§ 15 Abs. 2 und 3, § 29 Abs. 2 und 3 GlBG). Für spätere Stellen brauchen Sie eine Rechtsgrundlage; Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO nennt die Einwilligung, deren Dauer Sie nach Art. 13 Abs. 2 Buchst. a DSGVO mitteilen.

So gehen Sie in Odoo vor:

1. Erfassen Sie bei der Absage Datum und Grund; die Frist für Ansprüche wegen Benachteiligung beginnt mit dem Zugang der Ablehnung (in Österreich mit der Ablehnung der Bewerbung, in der Schweiz mit der Mitteilung der Ablehnung).
2. Halten Sie fest, wann die Frist endet, und ob der Bewerber Ansprüche geltend gemacht hat.
3. Löschen Sie Daten, die Sie für die Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen nicht brauchen, schon vorher; Art. 17 Abs. 1 Buchst. a DSGVO verlangt die Löschung, sobald sie für den Zweck nicht mehr notwendig sind. Was allein der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen dient und dafür erforderlich ist, nimmt Art. 17 Abs. 3 Buchst. e DSGVO vom Löschrecht aus; Sie können es bis zum Ablauf der Frist behalten. Die ganze Bewerberkarte löschen Sie, wenn die Frist abgelaufen ist, keine Ansprüche geltend gemacht wurden und kein Verfahren mehr offen ist. Prüfen Sie danach den Bewerbungsordner der Dokumenten-App (nur Enterprise): Der Lebenslauf liegt dort zusätzlich zur Datei am Bewerber.
4. Halten Sie die Löschung fest; Art. 5 Abs. 2 DSGVO verlangt den Nachweis.
5. Bei Odoo Online und Odoo.sh behält Odoo laut Datenschutzerklärung eine Kopie in den Sicherungen, auch nachdem die Daten aus dem Produktivsystem gelöscht sind. In der Region Europa liegen Produktion und Sicherungen in Frankreich und Belgien beziehungsweise in Frankreich, den Niederlanden und Schweden; für neue Kunden ab Odoo 19.0 ohne Kanada, andere EU-gehostete Kunden haben bis zum Abschluss der Umstellung zusätzlich eine Sicherung in Kanada. Die Sicherungsorte sind nicht wählbar.

So prüfen Sie das Ergebnis

1. Auf dem Dashboard tragen die Karten der veröffentlichten Stellen das grüne Veröffentlicht-Banner.
2. Senden Sie von einer fremden Adresse eine Bewerbung an den Alias der Stelle; die Karte muss in der Kanban-Ansicht der Stelle erscheinen. Kommt nichts an, prüfen Sie den E-Mail-Alias am Stellendatensatz.
3. Verschieben Sie die Testkarte in eine Phase mit Vorlage; die automatische Mail steht im Chatter.
4. Lehnen Sie die Testkarte ab, suchen Sie sie über den Filter Abgelehnt und löschen Sie sie. Sehen Sie danach im Bewerbungsordner der Dokumenten-App nach, ob Unterlagen liegen geblieben sind.

Wenn etwas nicht klappt

Symptom	Ursache nach Dokumentation 20.0	Abhilfe
Der Schalter Veröffentlicht fehlt	App Website nicht installiert oder Option Online-Veröffentlichung nicht aktiviert	Option aktivieren, App Website installieren
Aus einer E-Mail entsteht keine Bewerbung	Am Stellendatensatz fehlt der E-Mail-Alias oder die Adresse ist falsch	E-Mail-Alias am Stellendatensatz eintragen
Die Phase lässt sich nicht löschen	Es stehen noch Bewerber in der Phase	Karten verschieben, archivieren oder löschen, dann die Phase löschen
Das Bewerbungsgespräch lässt sich nicht senden	Am Bewerber fehlt die E-Mail-Adresse, oder die App Umfragen ist nicht installiert	Adresse ergänzen; die Umfragen-App installiert Odoo beim Aktivieren der Option
Angebot erstellen fehlt	Modul Salary Configurator nicht installiert	Modul installieren

Wann Sie Hilfe holen sollten

Wollen Sie Bewerbungen über die Frist für Ansprüche wegen Benachteiligung hinaus behalten, lassen Sie Einwilligungstext und Datenschutzhinweis prüfen; das ist der Punkt, an dem aus einer Bewerbung ein Datenbestand ohne Zweck wird. Rahmen sind § 26 BDSG in Deutschland, Art. 6 DSG in der Schweiz und in Österreich die DSGVO. Ausschreibungstexte gehören vor der Veröffentlichung geprüft: Nach § 11 AGG darf ein Arbeitsplatz nicht unter Verstoß gegen das Benachteiligungsverbot des § 7 Abs. 1 AGG ausgeschrieben werden.

Bei Odoo Online oder Odoo.sh klären Sie Auftragsverarbeitung und Sicherungsorte mit dem Anbieter, bei eigener Installation liegen Sicherungen und Löschkonzept bei Ihnen. Wie Unterlagen abgelegt werden, steht in Dokumente ablegen mit Odoo; die Beschäftigtendaten behandelt Mitarbeiterdaten in Odoo und der Datenschutz, die Hostingfragen Odoo-Hosting und DSGVO.