Aufbewahrung in Odoo: Geschäftsbücher in der Schweiz

Was Art. 958f OR und die Geschäftsbücherverordnung verlangen

Die Schweizer Aufbewahrungsfrist ist keine Frist ab Belegdatum. Art. 958f Abs. 1 des Obligationenrechts (OR) zählt zehn Jahre ab dem Ablauf des Geschäftsjahres, und erfasst sind Geschäftsbücher und Buchungsbelege sowie der Geschäftsbericht und der Revisionsbericht. Sie steht seit dem 1. Januar 2013 in Kraft und wird nach Art. 2 Abs. 1 der Übergangsbestimmungen der Änderung vom 23. Dezember 2011 erstmals auf das Geschäftsjahr angewendet, das zwei Jahre später beginnt (2015).

Was ein Buchungsbeleg ist, bestimmt Art. 957a Abs. 3 OR: jede schriftliche Aufzeichnung auf Papier oder in elektronischer Form, die nötig ist, um den gebuchten Vorgang nachzuvollziehen. Für die Buchhaltung gelten die Grundsätze ordnungsmässiger Buchführung, darunter der Belegnachweis für jeden Buchungsvorgang und die Nachprüfbarkeit (Art. 957a Abs. 2 OR).

Geschäftsbücher und Buchungsbelege dürfen auf Papier, elektronisch oder in vergleichbarer Weise aufbewahrt werden, wenn die Übereinstimmung mit den zugrunde liegenden Geschäftsvorfällen und Sachverhalten gewährleistet ist und sie jederzeit wieder lesbar gemacht werden können (Art. 958f Abs. 3 OR). Anderer Art ist die Pflicht für den Geschäftsbericht und den Revisionsbericht: Sie sind schriftlich und unterzeichnet aufzubewahren (Art. 958f Abs. 2 OR).

Gestützt auf Art. 958f Abs. 4 OR gilt die Geschäftsbücherverordnung (GeBüV, SR 221.431; Stand 1. Januar 2013). Bei elektronischer Führung verlangt sie die Grundsätze der ordnungsgemässen Datenverarbeitung (Art. 2 Abs. 2) und verweist für die Ordnungsmässigkeit auf die anerkannten Standards zur Rechnungslegung (Art. 2 Abs. 3). Für mehrwertsteuerpflichtige Betriebe verweist Art. 122 MWSTV bei papierlosen Belegen ausdrücklich auf die Artikel 957 bis 958f OR und die Geschäftsbücherverordnung. Eine Regelung, die wie die deutsche Kassensicherungsverordnung ein bestimmtes Kassensystem vorschreibt, enthalten diese Erlasse nicht.

Für wen die Frist gilt und für wen nicht

Die Buchführungspflicht trifft Einzelunternehmen und Personengesellschaften, die im letzten Geschäftsjahr einen Umsatzerlös von mindestens 500’000 Franken erzielt haben, sowie juristische Personen (Art. 957 Abs. 1 OR). Von den juristischen Personen sind Vereine, die nicht zur Eintragung ins Handelsregister verpflichtet sind, und Stiftungen nach Art. 83b Abs. 2 ZGB ausgenommen; auch sie führen aber Buch über Einnahmen, Ausgaben und Vermögenslage (Art. 957 Abs. 2 OR). Wer unter die Umsatzschwelle fällt, führt ebenfalls nur diese Rechnung; die Grundsätze ordnungsmässiger Buchführung gelten sinngemäss (Art. 957 Abs. 3 OR).

Ein Einzelunternehmen mit 380’000 Franken Umsatz ist damit nicht zur vollständigen Rechnungslegung verpflichtet und muss grundsätzlich keine Bilanz erstellen, sondern eine Rechnung über Einnahmen, Ausgaben und Vermögenslage führen; eine freiwillige vollständige Rechnungslegung mit Bilanz und Erfolgsrechnung bleibt möglich. Die Belege dazu gehören trotzdem in die geordnete Ablage (Art. 5 GeBüV). Ist dasselbe Unternehmen mehrwertsteuerpflichtig, muss es Geschäftsbücher, Belege, Geschäftspapiere und sonstige Aufzeichnungen bis zum Eintritt der absoluten Verjährung aufbewahren (Art. 70 Abs. 2 MWSTG); diese tritt zehn Jahre nach Ablauf der Steuerperiode ein (Art. 42 Abs. 6 MWSTG), und Art. 958f OR bleibt vorbehalten. Die ESTV hält in ihren Fragen und Antworten fest, dass sich die Aufbewahrungsfrist verlängert, solange die absolute Verjährung der Steuerforderung noch nicht eingetreten ist.

Für private Unterlagen ohne Geschäftsbezug begründet Art. 958f OR keine Frist; nach ihrem Ablauf dürfen die Unterlagen vernichtet werden, sofern keine andere Vorschrift sie verlangt.

Aufbewahrungsfristen je Unterlage und ihr Platz in Odoo

Die Tabelle nennt Frist, Grundlage und Ablageort in Odoo 19.0 und 20.0. Die Buchhaltung mit Hauptbuch, Berichten und Prüfpfad und die Dokumente-App ordnet der Editionsvergleich von Odoo der Enterprise-Edition zu; in Community steht die App Rechnungsstellung zur Verfügung.

Unterlage	Frist in der Schweiz	Grundlage	Wo sie in Odoo liegt
Geschäftsbücher: Hauptbuch mit Konten und Journal, Hilfsbücher wie Lohn-, Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung	10 Jahre ab Ablauf des Geschäftsjahres	Art. 958f Abs. 1 OR; Art. 1 Abs. 1 bis 3 GeBüV	Gebuchte Journalbuchungen und Berichte der Buchhaltung; Änderungen zeigt der Prüfpfad (Buchhaltung ‣ Prüfung ‣ Prüfpfad)
Buchungsbelege: Ein- und Ausgangsrechnungen, Bank- und Kassenbelege	10 Jahre ab Ablauf des Geschäftsjahres	Art. 958f Abs. 1 OR; Begriff nach Art. 957a Abs. 3 OR	Anhang am Buchungssatz oder an der Rechnung; mit der Dokumente-App (Documents, Enterprise) zusätzlich in einem Unterordner je Journaltyp, der Journalname als Stichwort
Geschäftsbericht: Bilanz, Erfolgsrechnung und Anhang	10 Jahre ab Ablauf des Geschäftsjahres; schriftlich und unterzeichnet	Art. 958f Abs. 1 und 2 OR; Erstellung innert sechs Monaten und Unterschrift nach Art. 958 Abs. 3 OR	Bilanz und Erfolgsrechnung als PDF aus dem Berichtswesen; die unterzeichnete Fassung als Datei am Abschlussdatensatz oder in der Dokumente-App (Enterprise)
Revisionsbericht	10 Jahre ab Ablauf des Geschäftsjahres; schriftlich und unterzeichnet	Art. 958f Abs. 1 und 2 OR	Er entsteht ausserhalb von Odoo; legen Sie ihn als Datei am Abschlussdatensatz oder in der Dokumente-App (Enterprise) ab
Arbeitsanweisungen zu Organisation, Abläufen und Infrastruktur	gleich lang wie die Geschäftsbücher, die nach ihnen geführt wurden	Art. 4 GeBüV	Als Datei in der Dokumente-App (Enterprise), eine Fassung je Geschäftsjahr
Geschäftspapiere und sonstige Aufzeichnungen mit Bezug zur Mehrwertsteuer	bis zur absoluten Verjährung, also 10 Jahre nach Ablauf der Steuerperiode; Art. 958f OR bleibt vorbehalten	Art. 70 Abs. 2 MWSTG; Art. 42 Abs. 6 MWSTG	Anhang am passenden Datensatz (Partner, Rechnung, Journal) oder in der Dokumente-App (Enterprise)
Geschäftsunterlagen zur Einlageentsteuerung und zum Eigenverbrauch bei unbeweglichen Gegenständen	20 Jahre	Art. 70 Abs. 3 MWSTG	Eigener Ordner in der Dokumente-App (Enterprise) oder Anhang am Liegenschafts- oder Projektdatensatz

Beispielrechnung: Ein Buchungsbeleg aus einem Geschäftsjahr, das am 31. Dezember 2026 endet, ist bis zum 31. Dezember 2036 aufzubewahren; die Frist beginnt mit dem Ablauf des Geschäftsjahres (Art. 958f Abs. 1 OR). Gehört der Beleg zu den Geschäftsunterlagen zur Einlageentsteuerung und zum Eigenverbrauch bei unbeweglichen Gegenständen, gilt nach Art. 70 Abs. 3 MWSTG eine Frist von 20 Jahren; diese Bestimmung knüpft die Frist an die Art dieser Unterlagen und nennt keinen Fristbeginn.

Wie Odoo die Unveränderbarkeit stützt

Die GeBüV verlangt, dass sich eine Änderung an Geschäftsbüchern und Buchungsbelegen feststellen lässt (Art. 3). Für veränderbare Datenträger nennt sie die Bedingungen: technische Verfahren, welche die Integrität sichern, ein unverfälschbar nachweisbarer Speicherzeitpunkt, dokumentierte Abläufe und aufbewahrte Hilfsinformationen wie Protokolle (Art. 9 Abs. 1 Bst. b). Drei Funktionen der Buchhaltung (Enterprise) stützen das:

1. Sperrdaten. Das Datum unter Buchhaltung ‣ Buchhaltung ‣ Sperrdaten verhindert das Ändern gebuchter Journalbuchungen bis zu diesem Tag und das Buchen neuer Einträge mit früherem Buchungsdatum; das System setzt das Buchungsdatum auf den Tag danach. Ausnahmen sind für Administrierende mit Dauer und Begründung möglich und werden im Chatter des Unternehmensdatensatzes protokolliert. Das feste Sperrdatum (Hard Lock Date) ist unumkehrbar und gilt nur für Buchungen.
2. Prüfpfad. Der Bericht unter Buchhaltung ‣ Prüfung ‣ Prüfpfad (Audit Trail) hält Datum und Uhrzeit, den Benutzer, die Art der Änderung sowie den alten und den neuen Wert fest. Der einschränkende Prüfpfad (Restrictive Audit Trail) verhindert zusätzlich das Löschen überwachter Datensätze; sie lassen sich nur stornieren oder archivieren.
3. Sperren und Versionen. In der Dokumente-App lässt sich eine Datei gegen Änderungen sperren, und zu jeder Datei sind die hochgeladenen Versionen einsehbar.

Was fehlt, ist eine Fristenüberwachung: Nach der geöffneten Dokumentation kennt weder die Buchhaltung noch die Dokumente-App eine Funktion, die nach zehn Jahren löscht. Ob Ihr Aufbau Art. 9 GeBüV erfüllt, beurteilen Sie mit Ihrer Treuhand- oder Revisionsstelle.

Lesbarkeit, Zugriff und Archiv

Die GeBüV verlangt nicht nur Aufbewahrung, sondern Erreichbarkeit: Die Unterlagen müssen bis zum Fristende von einer berechtigten Person innert angemessener Frist eingesehen und geprüft werden können, auf Begehren auch ohne Hilfsmittel lesbar (Art. 6 GeBüV). Archivierte Informationen sind von den aktuellen zu trennen oder so zu kennzeichnen, dass eine Unterscheidung möglich ist; die Verantwortung dafür ist zu dokumentieren (Art. 7 GeBüV). Sie sind zu inventarisieren, vor unbefugtem Zugriff zu schützen und die Zugriffe aufzuzeichnen, wobei diese Aufzeichnungen derselben Aufbewahrungspflicht unterliegen (Art. 8 GeBüV). Mehrwertsteuerpflichtige müssen der Eidgenössischen Steuerverwaltung Zugang zu Buchhaltung und Belegen gewähren (Art. 78 Abs. 1 MWSTG).

In Odoo trennen Sie aktuellen von archiviertem Bestand über Ordner in der Dokumente-App und über die Journale. Zugriffsrechte vergeben Sie je Benutzergruppe; das Löschen von Datensätzen erlauben Sie nur einzelnen Rollen. Ordner lassen sich als ZIP-Datei herunterladen, Dateiversionen bleiben einsehbar. Die Informationsträger sind regelmässig auf ihre Integrität und Lesbarkeit zu prüfen (Art. 10 Abs. 1 GeBüV), unabhängig davon, ob eine Datenmigration ansteht. Bei einer Übertragung in ein anderes Format oder auf einen anderen Informationsträger müssen Vollständigkeit, Richtigkeit, Verfügbarkeit und Lesbarkeit gewährleistet bleiben, und die Übertragung ist zu protokollieren; das Protokoll ist zusammen mit den Informationen aufzubewahren (Art. 10 Abs. 2 und 3 GeBüV).

Wo die Daten liegen und was Sicherungen leisten

Hochgeladene Belege sind Anhänge und liegen im Dateispeicher der Installation; beim eigenen Server empfiehlt die Dokumentation tägliche Sicherungen von Datenbank und Dateispeicher. In der Hostingregion Europa von Odoo Online und Odoo.sh liegen die Produktionsdatenbanken in Frankreich und Belgien, die Sicherungen in Frankreich, den Niederlanden und Schweden. Nach der Fussnote der Datenschutzerklärung gelten diese ausschliesslich in der EU liegenden Sicherungen für neue Kunden ab Odoo 19.0; andere in der EU gehostete Kunden haben bis zum Abschluss der Umstellung, dort mit dem Ziel viertes Quartal 2026, zusätzlich eine Sicherung in Kanada.

Sicherungen sind keine Aufbewahrung. Odoo.sh hält sieben tägliche, vier wöchentliche und drei monatliche Stände der Produktionsdatenbank, wobei die Monatsstände beim Support liegen. Odoo Online hält nach dem Cloud-Hosting-SLA 14 vollständige Sicherungen für mindestens drei Monate und bietet den Download eines ZIP-Backups an. Nach einer Kündigung bleibt die Datenbank drei Wochen deaktiviert und wird danach zerstört. Für die Aufbewahrung brauchen Sie den Datenbestand selbst, nicht die Sicherung des Anbieters.

Checkliste für Ihren Betrieb

1. Halten Sie je Unterlagenart Frist, Fristbeginn und Ablageort schriftlich fest: Geschäftsjahresende für Geschäftsbücher und Belege, 20 Jahre für Geschäftsunterlagen zur Einlageentsteuerung und zum Eigenverbrauch bei unbeweglichen Gegenständen.
2. Prüfen Sie stichprobenweise, ob an jedem Buchungssatz ein Beleg als Anhang hängt.
3. Setzen Sie nach dem Abschluss das Sperrdatum und lassen Sie den Prüfpfad eingeschaltet; siehe Festschreibung und Sperrdatum.
4. Vergeben Sie Löschrechte nur an einzelne Rollen und prüfen Sie die Buchhaltungsrechte jährlich.
5. Legen Sie die Arbeitsanweisungen nach Art. 4 GeBüV in der Dokumente-App ab und aktualisieren Sie sie jährlich.
6. Testen Sie jährlich den Export: ZIP-Backup der Datenbank und Ordner-Download aus der Dokumente-App, und öffnen Sie einige Dateien zur Kontrolle.
7. Halten Sie die Verfahrensdokumentation aktuell, damit ein System- oder Hosterwechsel die Nachprüfbarkeit nicht zerstört; siehe Verfahrensdokumentation für Odoo.

Die schweizerische Sicht auf die Abrechnung vertiefen MWST-Abrechnung aus Odoo und Odoo für die Schweiz; für deutsche Fristen gilt Aufbewahrung in Odoo: Belege und Fristen in Deutschland.