Schichtabschluss und Kassenabgleich in der Odoo-Kasse

Ein Kassenabschluss ist in Odoo ein eigener Vorgang: Er fasst die Sitzung zusammen und erzeugt beim Schließen die Buchungen. Hat die Kasse eine Bargeld-Zahlungsmethode, kommt die Bargeldzählung hinzu. Die folgenden Schritte gelten für die App Kassensystem in Odoo 19.0 und 20.0; die Menünamen folgen der deutschen Oberfläche, englische Namen stehen in Klammern.

Was Sie vorab brauchen

• Rechte: Eine Ein- oder Auszahlung darf nur ausführen, wer mindestens Basiszugriff auf das Kassensystem hat. Die Dokumentation nennt die einfachen oder erweiterten Zugriffsrechte.
• Je Kasse eine eigene Bargeld-Zahlungsmethode mit eigenem Bargeldjournal; so bleiben Buchungen und Kassenbestand je Kasse eindeutig.
• Ein Erlöskonto und ein Verlustkonto im Bargeldjournal. Fehlen sie, lehnt Odoo im öffentlichen Community-Zweig 19.0 und 20.0 das Öffnen einer neuen Sitzung mit einem Validierungsfehler ab; die Prüfung läuft vor dem Anlegen der Sitzung, nicht beim Abschluss.
• Die Stückelung der Kasse: Unter Kassensystem ‣ Konfiguration ‣ Münzen/Scheine legen Sie fest, welche Münzen und Scheine angenommen werden.
• Gezähltes Bargeld: Bei einer Kasse mit Bargeld-Zahlungsmethode gehört die Bargeldzählung zum Abschluss. Die Dokumentation beschreibt dafür zwei Wege im Abschlussfenster: über das Geld-Symbol tragen Sie die Anzahl je Münze und Schein ein, über das Klon-Symbol übernehmen Sie den erwarteten Barbetrag.

Was Recht und Aufsicht verlangen

Die Tabelle nennt je Land die Pflicht und was sie für den Tagesabschluss bedeutet.

Land	Was gilt	Was das für den Abschluss heißt
Deutschland	Für die Buchführung und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen gilt: Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sind täglich festzuhalten (§ 146 Abs. 1 Satz 2 AO). Die GoBD wiederholen die Pflicht (BMF-Schreiben vom 28. November 2019, Rz. 48).	Ein Abschluss am Ende des Tages sorgt dafür, dass die Buchungen des Tages vorliegen. Die Odoo-Dokumentation rät ausdrücklich dazu, weil dabei die Buchungen erzeugt werden.
Österreich	Soweit nach §§ 124 oder 125 BAO Bücher zu führen sind oder Bücher freiwillig geführt werden, sollen Bareingänge und Barausgänge täglich einzeln festgehalten werden (§ 131 Abs. 1 Z 2 lit. b BAO); nach dem Erlass BMF-AV Nr. 175/2026 (Abschnitt 2.4.17) zählen Bareinlagen und Barentnahmen dazu. Zum Monatsende ist der Monatsbeleg im Datenerfassungsprotokoll zu speichern (§ 8 Abs. 2 RKSV), nach Jahresende der Jahresbeleg auszudrucken, zu prüfen und sieben Jahre aufzubewahren (§ 8 Abs. 3 RKSV; § 132 Abs. 1 BAO); geprüft sein muss er bis 15. Februar des Folgejahres (BMF-AV Nr. 175/2026, Abschnitt 4.5.7).	Der Tagesabschluss liefert die Tageslosung; Monats- und Jahresbeleg kommen zusätzlich dazu. Die RKSV summiert die Barumsätze laufend (§ 8 Abs. 1 RKSV), und als Barumsatz gilt auch die Kartenzahlung (§ 131b Abs. 1 Z 3 BAO).
Schweiz	Die Seite Switzerland der Odoo-Dokumentation (20.0) enthält keinen Abschnitt zum Kassensystem; sie behandelt Zahlungsscheine, MWST-Sätze, ISO 20022 und den XML-Export. Die MWST-Angaben auf dem Kassenzettel prüfen Sie mit Ihrer Treuhand.	Der Abschluss bleibt eine betriebliche Kontrolle des Kassenbestands.

Die Fiskalisierung richten Sie vor dem ersten Abschluss ein; Einzelheiten in Odoo-Kasse und TSE in Deutschland, Registrierkassa in Österreich mit Odoo und Odoo-Kasse in der Schweiz.

Schritt für Schritt: Sitzung schließen und Bargeld abstimmen

Schritt 1: Bargeldbewegungen nachtragen

Öffnen Sie im Kassenbildschirm das Menü (Hamburger-Symbol) und wählen Sie Ein-/Auszahlung. Wählen Sie Einzahlung oder Auszahlung, tragen Sie den Betrag ein, geben Sie den Grund an und bestätigen Sie. Diese Bewegungen verändern den erwarteten Bargeldbestand und gehören deshalb vor den Abschluss; nach dem Bestätigen steht der Betrag im erwarteten Bargeld der Sitzung.

Schritt 2: Offene Aufträge klären

In der Gastronomie bricht Odoo den Abschluss ab, solange Aufträge des Tages als Entwurf offen und nicht für später vorgemerkt sind; der Hinweis lautet, dass noch Entwürfe für Aufträge des Tages vorliegen. Das Fenster bietet Aufträge prüfen oder Aufträge stornieren an.

Schritt 3: Den Kassenabschluss öffnen

Wählen Sie im Menü Kasse schließen. Das Fenster Kassenabschluss zeigt die Zahl der Aufträge und den Umsatz der Sitzung sowie die erwarteten Beträge je Zahlungsmethode. Vergleichen Sie sie mit Ihrer Zählung, bevor Sie weiterklicken.

Schritt 4: Münzen und Scheine zählen und eintragen

Für eine Kasse mit Bargeld-Zahlungsmethode beschreibt die Dokumentation das Geld-Symbol als Eingabeweg: Klicken Sie darauf und tragen Sie die Anzahl je Münze und Schein ein; nach dem Bestätigen steht die Summe im Feld Barbetrag. Stattdessen trägt das Klon-Symbol den erwarteten Barbetrag ein; unsere Empfehlung ist, es nur zu nutzen, wenn die Zählung dem erwarteten Betrag entspricht. Im Feld Abschlussnotiz halten Sie fest, warum ein Betrag abweicht.

Schritt 5: Die Differenz prüfen und buchen

Stimmt die Zählung nicht mit dem erwarteten Betrag überein, erscheint das Fenster Zahlungsdifferenz mit dem Hinweis, dass das gezählte Geld nicht der Erwartung entspricht. Mit Trotzdem fortfahren buchen Sie die Abweichung; die Dokumentation schreibt, die Differenz werde in das dafür vorgesehene Journal gebucht. Ist der Schalter Maximale Differenz festlegen gesetzt und übersteigt die Abweichung den im Feld Autorisierte Differenz eingetragenen Betrag, verlangt das Fenster vor dem Abschluss die Freigabe durch eine berechtigte Person (siehe den Abschnitt Die maximale Differenz als Sperre).

So kommt die Differenz nach dem öffentlichen Community-Zweig 19.0 und 20.0 in die Buchhaltung:

Fall	Buchung	Gegenkonto
Gezählt weniger als erwartet	Auszugszeile im Bargeldjournal	Verlustkonto des Bargeldjournals
Gezählt mehr als erwartet	Auszugszeile im Bargeldjournal	Erlöskonto des Bargeldjournals

Nach dem öffentlichen Community-Zweig 19.0 und 20.0 legt Odoo die Differenz als Auszugszeile im Bargeldjournal an: Gegenkonto ist das Verlustkonto, wenn weniger gezählt wurde, und das Erlöskonto, wenn mehr gezählt wurde. Unsere Empfehlung: Legen Sie für Kassendifferenzen ein eigenes Konto an, damit die Abweichungen nicht in den laufenden Erlösen oder Aufwendungen untergehen.

Schritt 6: Den Abschluss bestätigen

Klicken Sie Kasse schließen. Odoo schließt die Sitzung und erzeugt die Buchungen; die Kassenkarte zeigt danach wieder Kasse öffnen. Waren Sie offline, meldet die Kasse, dass bezahlte Aufträge noch nicht mit dem Server synchronisiert sind, und warnt davor, jetzt zu schließen oder neu zu laden. Warten Sie in diesem Fall auf die Verbindung; den Offline-Betrieb beschreibt Odoo-Kasse ohne Internet.

Die maximale Differenz als Sperre

Unter Kassensystem ‣ Konfiguration ‣ Einstellungen steht im Abschnitt Zahlung der Schalter Maximale Differenz festlegen; im Feld Autorisierte Differenz tragen Sie den Betrag ein, bis zu dem ein Abschluss ohne Freigabe zulässig ist. Übersteigt die Abweichung ihn, nennt das Fenster den erlaubten Grenzwert und verlangt die Freigabe durch eine berechtigte Person. Der Schalter verhindert damit nicht die Differenz, sondern ihre stillschweigende Buchung.

So prüfen Sie das Ergebnis

• Sitzungsbericht: Öffnen Sie über das Drei-Punkte-Symbol der Kassenkarte den Abschnitt View und dort Sitzungen (Sessions). Die Liste zeigt unter Geöffnet durch, wer die Sitzung begonnen hat; ein Klick öffnet den Bericht mit der Schaltfläche Aufträge.
• Buchhaltung: Im Abschlussjournal (Closing Journal) stehen die Abschlussbuchungen der Sitzung; für die Differenz nennt die Dokumentation das dafür vorgesehene Differenzjournal. Nach dem öffentlichen Community-Zweig 19.0 und 20.0 legt Odoo die Differenz als Auszugszeile im Bargeldjournal an. In Zweig 20.0 gehört diese Zeile zu einem automatisch an die Sitzung geknüpften Kassenbericht (Cash Statement) des Bargeldjournals, der mit dem Anfangssaldo beginnt; in Zweig 19.0 gibt es diesen Kassenbericht nicht, dort stehen Anfangs- und Endsaldo sowie die Differenz in den Sitzungsfeldern.
• Zählung: Vergleichen Sie Ihren gezählten Barbetrag mit dem Kassenbericht; haben Sie die Stückelung eingetragen, stimmen Sie zusätzlich die Anzahl je Münze und Schein darauf ab. Erwarteter Betrag, gezählter Betrag und Differenz müssen zusammen nachvollziehbar sein. Die Abschlussnotiz erklärt eine Abweichung.

Wenn etwas nicht klappt

Symptom	Ursache	Behebung
Das Kassensystem lässt sich nicht schließen, weil noch Entwürfe für Aufträge des Tages vorliegen	In der Gastronomie sind Tische offen und nicht für später vorgemerkt	Im Fenster Aufträge prüfen oder Aufträge stornieren, danach erneut schließen
Die Kasse meldet, dass bezahlte Aufträge noch nicht mit dem Server synchronisiert sind	Die Kasse war offline	Verbindung herstellen und synchronisieren lassen; schließen oder laden Sie die Seite nicht neu, solange Aufträge ausstehen
Der Abschluss scheitert an einer Differenz über dem Grenzwert	Maximale Differenz festlegen ist aktiv und die Abweichung übersteigt den im Feld Autorisierte Differenz eingetragenen Betrag	Zählung wiederholen und die Freigabe einer berechtigten Person einholen
Beim Öffnen einer neuen Sitzung erscheint „Sie benötigen ein Verlust- und Gewinnkonto in Ihrem Kassenjournal.“	Im Bargeldjournal fehlt eines der beiden Konten; die Prüfung läuft vor dem Anlegen der Sitzung (Community 19.0 und 20.0)	Erlös- und Verlustkonto im Bargeldjournal hinterlegen
Die Differenz landet auf dem laufenden Erlös- oder Aufwandskonto	Das Bargeldjournal nutzt ein Konto, das auch den Betrieb trifft	Ein eigenes Konto für Kassendifferenzen im Bargeldjournal hinterlegen

Wann Sie Hilfe holen sollten

Mehrere Zahlungsmethoden, mehrere Firmen in einer Datenbank und die Fiskalmodule je Land berühren Buchhaltung und Vertrag. Holen Sie Hilfe, wenn Ihr Angebot die Fiskalmodule nicht ausdrücklich nennt, wenn der Monatsbeleg nicht wie erwartet entsteht oder wenn Differenzen über mehrere Schichten in dieselbe Richtung laufen. Die Behandlung von Differenzen klären Sie mit Ihrer Steuerberatung.

Checkliste für den Schichtabschluss

1. Ein- und Auszahlungen des Tages sind erfasst und mit einem Grund versehen.
2. Offene Auftragsentwürfe sind bearbeitet oder storniert.
3. Bei Offline-Betrieb: Alle Aufträge sind mit dem Server synchronisiert, bevor Sie schließen.
4. Die erwarteten Beträge je Zahlungsmethode sind mit Ihrer Zählung abgeglichen.
5. Der Barbetrag ist ermittelt; haben Sie die Stückelung über das Geld-Symbol eingetragen, steht die Anzahl je Münze und Schein im Kassenabschluss.
6. Die Differenz ist geprüft: Im öffentlichen Community-Zweig steht der Fehlbetrag auf dem Verlustkonto, der Überschuss auf dem Erlöskonto des Bargeldjournals.
7. Bei gesetztem Schalter Maximale Differenz festlegen: Übersteigt die Abweichung den im Feld Autorisierte Differenz eingetragenen Betrag, ist die Freigabe einer berechtigten Person eingeholt.
8. Die Abschlussnotiz nennt den Grund einer Abweichung.
9. Sitzungsbericht und Buchungen im Abschlussjournal sind kontrolliert.
10. Österreich: zum Monatsende den Monatsbeleg und nach Jahresende den Jahresbeleg erstellen; die Prüfung erfolgt bis 15. Februar des Folgejahres.