Vermietung mit Odoo: Mietartikel, Reservierung, Rückgabe

Was Sie vorab brauchen

• Die App Rental ist installiert. Laut dem Editionsvergleich von Odoo S.A. (gelesen am 14. Oktober 2026) ist Rental eine Enterprise-App; in Odoo Community steht sie damit nicht bereit.
• Sie kennen den aktuellen Versionsstand. Version 20 wurde nach der Seite Release Notes im September 2026 veröffentlicht; die Dokumentationswurzel führt auf die Fassung 20.0. Dieser Artikel beschreibt deren Bezeichnungen und nennt die Felder der Mietverwaltung auf Englisch, weil die Dokumentation zu 20.0 nur auf Englisch vorliegt; Apps wie Verkauf und Lager stehen mit ihrem deutschen Namen.
• Die Apps für den Umfang, den Sie vermieten wollen. Die Dokumentation setzt für physische Mietartikel die Apps Rental, Lager (Inventory) und Verkauf (Sales) voraus, für Räume und Arbeitsplätze zusätzlich Planning. Unterschriften brauchen Sign, Aufgaben Project, den Onlineshop eCommerce. Die App Verkauf ist Voraussetzung dafür, dass Angebots- und Rechnungseinstellungen der Vermietung sichtbar sind.
• Je Mietartikel: Produktart, Zeiteinheit, Grundpreis und Zusatzpreise. Die Produktart entscheidet, ob Odoo Bestand führt: Güter (Goods, mit Bestandsbewegung), physische Dienstleistung (ohne, etwa ein Hotelzimmer) oder Dienstleistung ohne Wareneinsatz (labor, etwa Catering). Für Zusatzpreiszeilen im Reiter Prices muss zusätzlich in der App Verkauf unter Sales ‣ Configuration ‣ Settings im Abschnitt Pricing die Funktion Pricelists aktiviert sein; das Feld Padding Time setzt bei physischen Dienstleistungsprodukten überdies die installierte App Lager voraus.
• Der Schalter für die Lagerbelege. Liefer- und Rückgabescheine zu einer Vermietung entstehen nur, wenn Sie unter Rental ‣ Configuration ‣ Settings im Abschnitt Inventory das Kontrollkästchen Rental Transfers setzen; die App Lager allein genügt dafür nicht. Erst damit legt Odoo den internen Lagerort Customer/Rental an, den Sie nicht verändern dürfen.
• Rechte für die Einstellungen. Die App-Einstellungen ändern Sie mit einem Konto, das die Verwaltungsrechte dafür trägt.

Wie Odoo eine Vermietung abbildet

Ein Mietauftrag durchläuft Stände, die zugleich die Filter des Dashboards sind: Angebot (Quotation), Reserviert (Reserved), Abgeholt (Picked up), Zurückgegeben (Returned) und Abgebrochen (Cancelled). Der Stand steuert, was Sie buchen können: Abholen setzt einen bestätigten Auftrag voraus, und die Rückgabetermine listet das Dashboard für Aufträge im Stand Picked up.

Zwei Entscheidungen legen den Rest des Ablaufs fest. Erstens die Produktart: nur bei Gütern bewegt Odoo Bestand, bei Dienstleistungen bleibt der Bestand unberührt. Zweitens die Zeiteinheit (Periodicity) am Produkt; sie legt fest, in welcher Einheit Grundpreis und Zusatzpreiszeilen rechnen, und ein Produkt trägt zu einem Zeitpunkt nur eine Zeiteinheit.

Stand (Odoo 20.0)	Was ihn auslöst	Was danach möglich ist
Quotation	Neuer Auftrag mit Mietprodukt und Mietzeitraum	Mietzeitraum ändern, Preise neu rechnen, Angebot senden
Reserved	Angebot bestätigt	Pickup buchen, Kaution in Rechnung stellen
Picked up	Pickup validiert	Rückgabe buchen, Zeiten erfassen
Returned	Rückgabe validiert	Endrechnung, Kaution zurückgeben
Cancelled	Status Cancelled am Auftrag	Der Filter Cancelled im Dashboard listet Aufträge mit diesem Stand

Welche Sätze aus einem Mietartikel entstehen, entscheiden die angebundenen Apps: mit Lager und aktiviertem Rental Transfers entstehen Liefer- und Rückgabescheine, mit Sign eine Unterschriftsanfrage, mit Planning Schichten für Personal oder Material, mit Project Aufgaben und mit Zeiterfassung gearbeitete Stunden. Ohne diese Apps bleibt der Mietauftrag selbst bestehen; die Zusatzbelege fehlen.

Schritt für Schritt: Mietartikel und Mietauftrag

Schritt 1: Mietartikel anlegen

Öffnen Sie Rental ‣ Products ‣ Products und legen Sie über New ein Produkt an. Das Kontrollkästchen Sales ist gesetzt; wählen Sie die Produktart Güter (Goods) oder Dienstleistung (Service). Bei Gütern tragen Sie im Feld Quantity on Hand ein, wie viele Stücke zur Vermietung stehen. Für Räume und Arbeitsplätze legen Sie vorher in Planning Materialien und eine Rolle an und verknüpfen sie über Plan Services am Produkt.

Ergebnis: Das Produkt erscheint in der Rental-Ansicht unter Products; die Kachel nennt Name, Mietpreis und bei Gütern die vorrätige Menge.

Schritt 2: Zeiteinheit und Preise festlegen

Im Reiter General Information tragen Sie den Grundpreis im Feld Sales Price ein; die Zeiteinheit (Periodicity) wählen Sie anschließend im Reiter Sales im Abschnitt Rental. Dieselbe Zeiteinheit gilt für alle weiteren Preiszeilen, die Sie im Reiter Prices über Add a price ergänzen; dieser Reiter erscheint nur, wenn die App Verkauf installiert und unter Sales ‣ Configuration ‣ Settings im Abschnitt Pricing das Kontrollkästchen Pricelists gesetzt ist. Je Preiszeile folgen eine Preisliste, eine Mindestmenge (Min. Quantity) und ein Preis, optional mit Gültigkeit. Die Mindestmenge rechnet die Vermietung anders als Verkauf und Abonnement: Min. Quantity = Menge auf der Auftragsposition × Mietdauer, in der Zeiteinheit des Produkts. Für Räume und Personal ergänzen Sie Padding Time im Reiter Sales; das Feld sperrt das Produkt für die angegebene Zahl von Stunden, erscheint nur bei der Zeiteinheit Stunden und bei physischen Dienstleistungen zusätzlich nur mit installierter App Lager. Die Felder Pickup und Return am Produkt bestimmen die früheste Abhol- und die späteste Rückgabezeit; sie erscheinen bei jeder Zeiteinheit außer Stunden und wirken nur auf Mietaufträge aus dem Onlineshop.

Ergebnis: Das Produkt trägt die Zeiteinheit aus dem Reiter Sales und den Grundpreis aus dem Feld Sales Price; mit aktivierter Funktion Pricelists kommen die Zusatzpreiszeilen hinzu, und die Kachel zeigt den Grundpreis.

Schritt 3: Mietauftrag anlegen und bestätigen

Rental ‣ Orders ‣ Orders, New: Kunden wählen, über Add a product oder Catalog den Mietartikel hinzufügen, dann im Feld Rental period die Mietdauer im Kalender setzen; der Weg zum Angebot ist derselbe wie beim Angebot erstellen. Je Auftrag ist ein Mietzeitraum vorgesehen; für einen zweiten Zeitraum legen Sie einen zweiten Auftrag an. Ändern Sie die Dauer, erscheint das Symbol Update Rental Prices, das Einzelpreise, Beträge und Summe neu rechnet. Solange das Angebot nicht bestätigt ist, bleibt der Mietzeitraum änderbar. Mit Send geht das Angebot an die Kundschaft, mit Confirm wird der Auftrag reserviert.

Ergebnis: Der Auftrag trägt die Marke Booked und steht im Dashboard unter dem Status Reserved.

Schritt 4: Unterschrift und Kaution vorbereiten

Für eine unterschriebene Mietvereinbarung öffnen Sie am Auftrag den Chatter, dort Activity, und wählen Request Signature; die Anfrage setzt die App Sign voraus, und der Link erscheint danach im Chatter. Eine Kaution legen Sie als zweites Produkt der Produktart Dienstleistung an; die Dokumentation empfiehlt, den Namen des Mietartikels im Produktnamen zu führen und das Produkt dort ausdrücklich als Kaution zu bezeichnen (ihr Beispiel lautet Digital Camera Rental Deposit). Dazu kommen die Abrechnungsrichtlinie Based on Delivered Quantity (Manual) und der gewünschte Betrag. Auf den Auftrag kommt die Kautionszeile über ein optionales Produkt, eine Angebotsvorlage oder von Hand. In Rechnung stellen Sie sie mit Delivered 1, also vor oder bei der Abholung.

Ergebnis: Der Auftrag führt Mietartikel und Kaution als getrennte Positionen; die Unterschriftsanfrage hängt am Chatter.

Schritt 5: Pickup buchen

Wählen Sie den Auftrag und klicken Sie Pickup. Im Fenster Validate a pickup stehen Produkt, Reserved und Picked-up; bei Gütern mit Nachverfolgung zusätzlich Serial Numbers (Chargen und Seriennummern). Bei Seriennummern wählen Sie die Nummer des ausgegebenen Stücks aus. Mit Validate setzt Odoo die Marke Picked up, füllt die Spalte Delivered und schreibt den Vorgang in den Chatter. Die Dokumentation sieht vor, die Kaution vor oder bei der Abholung in Rechnung zu stellen; den Abholbeleg drucken Sie über Actions ‣ Print ‣ Pickup and Return Receipt.

Ergebnis: Der Auftrag trägt Picked up und die Spalte Delivered ist gefüllt; bei aktiviertem Rental Transfers ist dazu der Lieferbeleg entstanden.

Schritt 6: Rückgabe buchen

Klicken Sie am Auftrag Return und prüfen Sie im Fenster Validate a return die Spalten Produkt, Picked-up und Returned; bei nachverfolgten Gütern zusätzlich Serial Numbers, die mit der Ausgabe übereinstimmen müssen. Mit Validate trägt der Auftrag die Marke Returned und die Spalte Returned füllt sich. Für die Rückgabe der Kaution und die Schlussrechnung gibt die Dokumentation diese Reihenfolge vor: Zuerst öffnen Sie über den Smart-Button Invoices die ursprüngliche Kautionsrechnung und bereiten dazu eine Gutschrift vor; das setzt die App Buchhaltung voraus. Danach setzen Sie am Auftrag in der Kautionszeile den Wert der Spalte Delivered von 1 auf 0; damit gilt die Kaution als zurückgegeben. Erst anschließend erstellen Sie über Create Invoice den Entwurf der Endrechnung für die verbleibenden Kosten. In diesem Entwurf steht die Kautionszeile als negativer Betrag, und im Abschnitt Outstanding Credits liegt die Gutschrift bereit; über Add verrechnen Sie sie. Nach Prüfung der Summen bestätigen Sie die Endrechnung mit Confirm und senden sie mit Send.

Ergebnis: Der Auftrag steht auf Returned, die Kaution ist über die Gutschrift verrechnet und die Endrechnung ist bestätigt; die Rückbuchung ins Lager zeigt der Rückgabeschein bei aktiviertem Rental Transfers.

Verspätete Rückgabe: erkennen und nachtragen

Das Dashboard macht die Verspätung sichtbar. Der Filter Late zeigt Aufträge mit dem Stand Picked up, deren Rückgabedatum in der Vergangenheit liegt; der Smart-Button Today (zugleich Filter und Standardfilter des Dashboards) enthält Abhol- und Rückgabetermine des heutigen Tages einschließlich der überfälligen.

Für die Abrechnung des zusätzlichen Zeitraums schlagen wir redaktionell den Weg über die Rechnung vor: Die Dokumentation beschreibt das Ändern des Mietzeitraums nur für die Zeit vor der Bestätigung, deshalb bleibt für die verlängerte Nutzung eine zusätzliche Position im Rechnungsentwurf. Den Schritt Add a line nennt die Seite zum Anlegen eines Mietauftrags für Beträge, die während der Mietdauer anfallen; sie führt ihn im Abschnitt zu physischen Dienstleistungsprodukten. Tragen Sie eine Position für die verspätete Rückgabe ein, mit Text, Menge und Preis aus Ihrer Mietvereinbarung. Ob und in welcher Höhe Sie eine solche Position ansetzen, regelt Ihr Mietvertrag; ziehen Sie dafür Ihre Rechtsberatung hinzu.

Beispielrechnung: acht Tage Mietdauer

Beispielrechnung mit erfundenen Zahlen. Ein Verleih führt drei Preiszeilen mit der Zeiteinheit Tage:

Preiszeile	Mindestmenge (Tage)	Preis (Euro)
1 Tag	1	100,00 Euro
3 Tage	3	250,00 Euro
1 Woche	7	500,00 Euro

Ein Kunde mietet für acht Tage. Odoo verwendet nur eine Preiszeile und wendet sie so oft an, wie die Dauer es erfordert; Zeilen werden nicht gemischt. Die Einzeltagszeile achtmal ergibt 800,00 Euro, die Dreitagezeile dreimal gebucht 750,00 Euro für neun Tage, die Wochenzeile zweimal 1.000,00 Euro für 14 Tage. Gewählt wird die günstigste Zeile, hier die Dreitagezeile mit 750,00 Euro; der Mietzeitraum im Auftrag bleibt acht Tage.

Zweites Beispiel: Ein Sportgeschäft gewährt ab vier Nächten 20 Prozent Nachlass und setzt dafür die Mindestmenge 4 in der Preiszeile. Die Mindestmenge zählt Menge mal Dauer, deshalb lösen alle drei Fälle den Nachlass aus: vier Schlafsäcke für eine Nacht, ein Schlafsack für vier Nächte, zwei Schlafsäcke für zwei Nächte.

So prüfen Sie das Ergebnis

1. Öffnen Sie das Dashboard und sehen Sie die Aufträge nach Stand durch: Reserved erwartet das Pickup, Picked up die Rückgabe, Returned die Endrechnung. Der Filter Late muss leer sein, wenn Ihre Ausleihen pünktlich zurückkommen.
2. Prüfen Sie am Auftrag die Marken und die Spalte Delivered. Bei Gütern mit Nachverfolgung muss die Seriennummer der Rückgabe mit der der Ausgabe übereinstimmen.
3. Vergleichen Sie im Reiter Auftragspositionen den Mietzeitraum mit der Summe; nach einer Änderung der Dauer rechnet Update Rental Prices die Preise neu.
4. Kontrollieren Sie mit aktiviertem Rental Transfers die Liefer- und Rückgabescheine und den Lagerort Customer/Rental (Lagerorte einrichten). Die Dokumentation weist darauf hin, diesen Ort nicht zu verändern, weil sonst die Bestandsführung nicht mehr stimmt.
5. Rechnen Sie die Rechnung nach: Endrechnung, Kautionsgutschrift und angewandte Gutschrift stehen getrennt; die Kautionszeile der Endrechnung führt die Gutschrift als negativen Betrag. Die Zahlungswege für Anzahlungen beschreibt Anzahlungs- und Teilrechnungen.

Wenn etwas nicht klappt

Symptom	Ursache nach Dokumentation 20.0	Abhilfe
Für den Mietartikel lässt sich nur die Nachverfolgung By Unique Serial Number nutzen	Für Mietartikel ist ausschließlich die eindeutige Seriennummer vorgesehen; By Lots führt zu einer Fehlermeldung	Tracking auf By Unique Serial Number stellen und die Stücknummern bei Ausgabe und Rückgabe erfassen
Es entstehen keine Liefer- und Rückgabescheine	Das Kontrollkästchen Rental Transfers in den Einstellungen ist nicht gesetzt, oder die App Lager fehlt	Rental Transfers unter Rental ‣ Configuration ‣ Settings im Abschnitt Inventory aktivieren
Der Auftrag gilt nach dem Erfassen von Stunden als abgeholt, obwohl die Ware noch im Haus ist	Bei Dienstleistungsstunden setzt Odoo den Stand Picked up automatisch; die Schaltfläche Pickup bleibt danach sichtbar	Ware mit Pickup ausgeben und die Stunden erst danach erfassen
Die Kaution lässt sich nicht zurückgeben	Die App Buchhaltung für Gutschriften fehlt, oder die Kautionszeile steht noch auf Delivered 1	Buchhaltung installieren, Gutschrift erstellen, Delivered der Kautionszeile auf 0 setzen und die Gutschrift verrechnen
Die Online-Buchung zeigt Zeiten, die Sie nicht anbieten	Die Einstellung Availabilities arbeitet mit Arbeitszeitplänen, und die Felder Pickup und Return wirken nur für Aufträge aus dem Onlineshop	Arbeitszeitplan und Produktzeiten prüfen; ohne Veröffentlichung im Onlineshop greift die Einstellung nicht
Beim Hinzufügen des Mietprodukts fehlt das Feld Rental period	Der Mietzeitraum hängt am Produkt und an der Anbindung der App Verkauf	Produktart und Preise am Produkt prüfen, Verkauf installieren, Produkt neu wählen

Wann Sie Hilfe holen sollten

Holen Sie Unterstützung, wenn mehrere Standorte Mietartikel untereinander austauschen oder wenn Sie Planung, Projekt und Onlineshop zugleich anbinden. Für den Lagerort Customer/Rental und die damit verbundenen Buchungen beschreibt die Dokumentation ausdrücklich, dass er nicht verändert werden darf; solche Eingriffe prüfen Sie in einer Kopie der Datenbank.

Fragen zur Gestaltung von Mietvertrag, Kaution und einer Pauschale für die verspätete Rückgabe gehören zu Ihrer Rechts- und Steuerberatung; Odoo liefert den Ablauf und die Rechnung, nicht die Höhe. Prüfen Sie Ihre Preiszeilen einmal mit einer Testvermietung über den vollständigen Ablauf, bevor Sie die Vermietung im Alltag aufnehmen.